Prowadzenie organizacji pozarządowej wiąże się nie tylko z realizacją szczytnych celów, ale także z przestrzeganiem licznych przepisów prawa. Zarówno stowarzyszenia, jak i fundacje podlegają określonym ustawom regulującym ich działalność. Kadra zarządzająca NGO (zarząd, rady, komisje) musi znać swoje obowiązki prawne i być świadoma ryzyk – od wymogów rejestracyjnych i sprawozdawczych, przez prawo pracy i ochronę danych osobowych, po odpowiedzialność prawną za zobowiązania organizacji. W tym poradniku omawiamy najważniejsze aspekty prawa w NGO: co wynika z ustawy Prawo o stowarzyszeniach i ustawy o fundacjach, jakie obowiązki nakłada ustawa o pożytku publicznym i wolontariacie (dla OPP), jak stosować RODO w organizacji, jak poprawnie zawierać umowy (darowizny, sponsoring) oraz za co może odpowiadać członek zarządu. Dzięki temu Twoja organizacja uniknie kosztownych błędów prawnych i będzie działać w sposób przejrzysty oraz bezpieczny.
Podstawy prawne działania stowarzyszeń i fundacji
Stowarzyszenia i fundacje to dwie główne formy prawne NGO w Polsce, każda regulowana odrębną ustawą. Prawo o stowarzyszeniach (ustawa z 1989 r. z późn. zm.) określa zasady zakładania i funkcjonowania stowarzyszeń. Stowarzyszenie to dobrowolne zrzeszenie minimum 7 osób, mające demokratyczną strukturę – najwyższą władzą jest walne zebranie członków, które wybiera zarząd i komisję rewizyjną. Statut stowarzyszenia szczegółowo określa jego cele, teren działania, członkostwo, organy i sposób reprezentacji. Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) i od tej pory musi przestrzegać wymogów prawnych: m.in. prowadzić dokumentację członkowską, księgowość, składać odpowiednie sprawozdania. Istnieją też uproszczone stowarzyszenia zwykłe (min. 3 osoby, rejestracja w starostwie), ale one nie mają osobowości prawnej i podlegają ograniczeniom (nie mogą np. przyjmować darowizn nieruchomości ani powoływać oddziałów).
Fundacje regulowane są ustawą o fundacjach (1984 r.). Fundację może ustanowić jedna lub więcej osób (fizycznych lub prawnych), przeznaczając na ten cel majątek (tzw. fundusz założycielski). Fundacja działa na podstawie statutu nadanego przez fundatora i kieruje nią zarząd (fundator może być w zarządzie). W odróżnieniu od stowarzyszenia, fundacja nie ma członków – jest własnością idei fundatora, realizuje określone cele społeczne wskazane w statucie. Fundacja także rejestrowana jest w KRS i musi przestrzegać przepisów (np. sporządzać sprawozdanie z działalności i wysyłać do odpowiedniego ministra nadzorującego). Statut jest kluczowym dokumentem i powinien zawierać m.in.: nazwę i siedzibę fundacji, cele i zasady działania, składniki majątkowe funduszu, skład i sposób powoływania zarządu (oraz ew. rady fundacji), reprezentację. W praktyce oznacza to, że fundacja ma nieco bardziej scentralizowaną strukturę – decyzje strategiczne często należą do fundatora lub rady fundacji (jeśli powołana).
Zasada zgodności ze statutem: Zarówno stowarzyszenie, jak i fundacja muszą ściśle działać zgodnie ze swoim statutem. Statut to wewnętrzna „konstytucja” organizacji – określa jej cele, obszary działania i uprawnienia organów. Działania wykraczające poza cele statutowe są niedopuszczalne. Na przykład, jeśli w statucie stowarzyszenia zapisano, że celem jest promocja sportu, to nie może ono nagle realizować projektu z zakresu ochrony zabytków – musiałoby najpierw zmienić statut. Podobnie, prowadzenie działalności odpłatnej lub gospodarczej wymaga umocowania w statucie – jeśli statut nie przewiduje odpłatnej działalności pożytku publicznego lub działalności gospodarczej, organizacja nie ma prawa ich prowadzić. Dlatego tak ważne jest, by wszelkie nowe inicjatywy i formy aktywności mieściły się w zapisach statutowych, albo by w porę dokonać zmiany statutu uchwałą (zmiana statutu wymaga zgłoszenia do KRS).
Rejestracja i aktualizacja danych: Obowiązkiem prawnym NGO jest zgłaszanie do KRS wszelkich zmian istotnych danych – np. zmiany adresu siedziby, zmiany członków zarządu, zmian statutu itp. Trzeba tego dokonywać na bieżąco (zwykle w ciągu 7 dni od zdarzenia) na formularzach KRS wraz z załącznikami (np. protokołem z wyboru zarządu). Niedopełnienie obowiązku aktualizacji może skutkować np. grzywną sądową lub problemami z wiarygodnością organizacji. Warto pamiętać, że aktualny odpis KRS to swego rodzaju „dowód osobisty” NGO – pokazuje kto jest w zarządzie i ma prawo reprezentacji. Często przy podpisywaniu umów grantowych, odbieraniu listów poleconych czy zakładaniu konta bankowego będziemy musieli okazać aktualny odpis KRS!
Ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (obowiązki OPP)
Drugą kluczową regulacją jest ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (UDPP, 2003 r.). Dotyczy ona wszystkich NGO prowadzących tzw. działalność pożytku publicznego (czyli realizujących cele społeczne wymienione w art. 4 ustawy, np. edukacja, kultura, zdrowie, pomoc społeczna, prawa człowieka, ekologia itp.), a w szczególności reguluje status organizacji pożytku publicznego (OPP) oraz kwestie wolontariatu.
Status OPP: Organizacja pozarządowa (stowarzyszenie, fundacja) może ubiegać się o przyznanie statusu pożytku publicznego, jeśli prowadzi działalność społecznie użyteczną i spełnia ustawowe wymogi. Najważniejsze z nich to: co najmniej 2 lata działalności, sporządzanie sprawozdań finansowych i merytorycznych, posiadanie odpowiedniego statutu (z zapisem o nieprowadzeniu działań sprzecznych z zasadami OPP), ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (jako organu kontroli wewnętrznej), ograniczenia co do wynagradzania członków zarządu (tylko w ramach stosunku pracy, brak nadmiernych wynagrodzeń). O status OPP składa się wniosek do KRS wraz z opinią właściwego ministra. Po uzyskaniu statusu organizacja zyskuje pewne przywileje, m.in. prawo do otrzymywania 1% (obecnie 1,5%) podatku dochodowego od osób fizycznych, zwolnienia podatkowe (opisane wcześniej), możliwość korzystania z darmowego czasu antenowego w mediach publicznych na kampanie społeczne, zwolnienie z niektórych opłat. Jednak staje się też bardziej przejrzysta – sprawozdania OPP są publikowane w internecie.
Uwaga: status OPP można także stracić, jeśli organizacja nie dopełnia obowiązków (np. nie złoży sprawozdania OPP w terminie lub złamie warunki ustawowe).
Wolontariat: Ustawa o pożytku publicznym reguluje również wolontariuszy. Wolontariusz to osoba, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na rzecz organizacji (lub instytucji publicznej) w zakresie jej celów pożytku publicznego. Każda NGO może korzystać z pomocy wolontariuszy, ale musi przestrzegać pewnych zasad: z wolontariuszem zawiera się porozumienie o współpracy (nieodpłatne, cywilnoprawne) – ustnie lub na piśmie, przy czym jeśli współpraca trwa dłużej niż 30 dni, wymagana jest forma pisemna (dla krótszych okresów zaleca się pisemną dla jasności). Organizacja musi zapewnić wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz w razie dłuższej współpracy powyżej 30 dni – ubezpieczyć go od następstw nieszczęśliwych wypadków (NW) na swój koszt. Wolontariusz może otrzymywać zwrot poniesionych kosztów (np. dojazdów, wyżywienia) – jeśli obie strony tak ustalą. Ważne: wolontariusz nie jest pracownikiem – nie stosuje się tu Kodeksu pracy, ale też nie można traktować wolontariatu jako obejścia przepisów. Przykładowo, osoba nie może być wolontariuszem na rzecz firmy komercyjnej – wolontariat jest możliwy tylko na rzecz NGO, administracji lub innych podmiotów realizujących cele społecznie użyteczne (https://fakty.ngo.pl) i nie może zastępować etatowego pracownika w firmie nastawionej na zysk. W NGO wolontariusze są ogromną wartością dodaną, ale organizacja powinna zadbać o formalności – podpisywać porozumienia, prowadzić ewidencję wolontariuszy oraz pamiętać o ich ubezpieczeniu i bezpieczeństwie.
Współpraca z administracją: Ustawa o pożytku publicznym reguluje też zasady zlecania zadań publicznych NGO (konkursy ofert, dotacje) oraz np. wymóg tworzenia programów współpracy samorządów z NGO. Dla pojedynczej organizacji ważne jest, by znać procedury konkursowe, obowiązek stosowania środków publicznych zgodnie z umową, rozliczenia dotacji itd. (to częściowo pokrywa się z tematem rozliczania dotacji – patrz poprzedni poradnik księgowy).
Ochrona danych osobowych (RODO) w NGO
RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) obowiązuje od 25 maja 2018 r. i dotyczy każdego podmiotu przetwarzającego dane osobowe, w tym organizacji pozarządowych. Prawie każda NGO zbiera dane osobowe – chociażby dane swoich członków, wolontariuszy, darczyńców, beneficjentów projektów czy uczestników wydarzeń. W związku z tym musi stosować się do RODO i wynikających z niego obowiązków (https://poradnik.ngo.pl/ochrona-danych-osobowych-w-ngo-rodo-w-organizacji-pozarzadowej-w-10-krokach).
Podstawowe zasady RODO, które NGO powinna wdrożyć to m.in.:
- Zasada legalności – przetwarzaj dane tylko, jeśli masz odpowiednią podstawę prawną (np. zgodę osoby, umowę, obowiązek prawny lub tzw. uzasadniony interes). Nie zbieraj danych „na zapas” bez celu.
- Zasada celowości i minimalizacji – zbieraj tylko te dane, które są potrzebne do osiągnięcia konkretnego celu związanego z działalnością organizacji, i trzymaj je nie dłużej niż to konieczne.
- Obowiązek informacyjny – musisz poinformować osoby, których dane zbierasz, kto jest administratorem danych (Twoja organizacja), w jakim celu i na jakiej podstawie je przetwarza, jak długo, komu udostępnia, oraz o prawach tych osób (prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu, skargi do UODO). Takie informacje zwykle przekazuje się w formie polityki prywatności czy klauzuli informacyjnej na formularzach zapisu.
- Zabezpieczenie danych – organizacja musi zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa, by chronić dane przed wyciekiem czy dostępem osób nieuprawnionych. To oznacza np. trzymanie dokumentów z danymi pod kluczem, hasła do komputerów, szyfrowanie plików zawierających wrażliwe informacje, używanie antywirusa, regularne kopie zapasowe itd.
- Rejestrowanie czynności – RODO wymaga, by większość organizacji prowadziła rejestr czynności przetwarzania – dokument, w którym opisuje się, jakie kategorie danych są przetwarzane, w jakich systemach, w jakim celu, komu przekazywane itd. Małe organizacje (poniżej 250 pracowników) mają pewne uproszczenia, ale jeśli przetwarzanie nie jest sporadyczne lub obejmuje dane wrażliwe, to również muszą mieć rejestr.
- Powierzenie przetwarzania – jeżeli NGO korzysta z usług np. zewnętrznego biura księgowego, firmy hostingowej, narzędzi online do newslettera – to często wiąże się to z powierzaniem danych osobowych tym podmiotom. Trzeba wtedy zawrzeć umowy powierzenia przetwarzania danych z tymi podmiotami (w praktyce np. akceptacja regulaminu z zapisami RODO, bądź osobna umowa).
- Ewentualny Inspektor Ochrony Danych (IOD) – większość małych NGO nie ma obowiązku powoływać IOD, chyba że przetwarzają na dużą skalę szczególne kategorie danych (np. zdrowotne) lub dane dotyczące wyroków, albo są monitorowane osoby na dużą skalę. Raczej rzadko w zwykłej fundacji czy klubie sportowym. Jeśli nie ma IOD, obowiązki leżą na zarządzie/administratorze danych.
RODO nie narzuca konkretnych środków – stosuje zasadę podejścia opartego na ryzyku. Organizacja powinna sama przeprowadzić analizę ryzyka: zastanowić się, jakie dane ma (np. lista uczestników z adresem e-mail, telefonem; baza darczyńców z adresami; dane wrażliwe np. o stanie zdrowia podopiecznych?), co grozi tym danym (np. wyciek maili, kradzież laptopa z bazą danych), jakie byłyby konsekwencje dla osób, gdyby te dane wyciekły. Na tej podstawie trzeba dobrać zabezpieczenia i procedury. Zasada rozliczalności wymaga, by NGO mogła wykazać, że przestrzega RODO – np. pokazać, że ma politykę ochrony danych, że szkoliła wolontariuszy z przetwarzania danych, że ma rejestr czynności, umowy powierzenia, spełnia obowiązek informacyjny itp..
Konsekwencje nieprzestrzegania RODO mogą być poważne: kary finansowe nakładane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, sięgające nawet miliona złotych lub więcej (do 20 mln euro w skrajnych przypadkach, ale dla małego NGO raczej symboliczne, choć dotkliwe). Ponadto, utrata zaufania, jeśli np. wyciekną dane darczyńców czy beneficjentów. Dlatego warto poświęcić czas na wdrożenie RODO w swojej organizacji. Można skorzystać z dostępnych poradników (np. darmowy poradnik RODO dla NGO wydany przez organizacje branżowe) lub szkoleń. Kluczowe jest, by każdy w organizacji rozumiał wagę ochrony danych – np. nie wysyłał maili do wielu osób ujawniając adresy (pole „UDW” jest przyjacielem), dbał o hasła i nie zbierał danych ponad miarę.
Zatrudnienie w NGO a prawo pracy (pracownicy, umowy cywilne, wolontariat)
Organizacja pozarządowa może być również pracodawcą – zatrudniać pracowników na umowę o pracę, zlecać zadania na podstawie umów cywilnoprawnych czy korzystać z wolontariuszy. Prawo pracy w NGO działa tak samo, jak w każdym innym zakładzie pracy, choć specyfika NGO często polega na większej roli wolontariatu i projektowych form zatrudnienia.
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę: Jeśli NGO zatrudnia nawet jedną osobę na etat (lub część etatu), staje się pracodawcą w rozumieniu Kodeksu pracy. Musi wtedy dopełnić wszystkich obowiązków z tym związanych: podpisać pisemną umowę o pracę (określając stanowisko, wynagrodzenie co najmniej minimalne, czas pracy itd.), zgłosić pracownika do ZUS (najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy), opłacać co miesiąc składki ZUS i zaliczki na podatek PIT od wynagrodzeń, prowadzić akta osobowe pracownika, zapewnić szkolenie BHP, przestrzegać przepisów o czasie pracy, udzielać urlopów itp. NGO jako pracodawca nie różni się niczym od firmy – podlega kontrolom PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) czy ZUS. Warto mieć na uwadze, że organizacje często nie mają rozbudowanych kadr, więc kwestie HR spadają na zarząd lub księgową – niemniej nie można ich zaniedbywać. Minimalne wynagrodzenie w Polsce rośnie (2025 r. – sprawdź aktualną kwotę, bo rząd ogłasza ją co rok), a pracownikowi przysługują wszystkie prawa pracownicze (płatny urlop 20/26 dni rocznie, urlopy macierzyńskie/ojcowskie, chorobowe płatne zasiłkiem, ewentualnie dodatkowe uprawnienia jak fundusz socjalny dla >50 pracowników itp., choć większość NGO jest mała). Często NGO zatrudniają pracowników na czas trwania projektu – trzeba wtedy pamiętać o limitach umów na czas określony (maks 3 umowy na czas określony pod rząd, łączny czas do 33 miesięcy). Po przekroczeniu tych limitów kolejna umowa staje się bezterminowa z mocy prawa.
Umowy cywilnoprawne (zlecenia, o dzieło): W trzecim sektorze popularne jest zatrudnianie współpracowników na umowy cywilne, zwłaszcza umowę zlecenie (np. koordynator projektu na zlecenie, prowadzący warsztaty na zlecenie) lub rzadziej umowę o dzieło (np. stworzenie raportu, strony internetowej – konkretnego dzieła). Umowy cywilne nie podlegają Kodeksowi pracy – regulują je Kodeks cywilny i ustawy podatkowe/ZUS. Dają większą elastyczność, ale uwaga: od kilku lat państwo uszczelnia system i większość umów zleceń podlega składkom ZUS (wyjątkiem są zleceniobiorcy uczniowie/studenci <26 lat – za nich nie płaci się składek). Zleceniobiorca musi otrzymać co najmniej minimalną stawkę godzinową (ustalaną co rok, w 2024 r. to 23,50 zł brutto/godz., w 2025 będzie więcej). Trzeba prowadzić ewidencję godzin pracy zleceniobiorcy i wypłacać wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu. Dla organizacji umowy zlecenia oznaczają obowiązki płatnika: obliczyć i odprowadzić składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, zdrowotne – chorobowe jest dobrowolne, jeśli zleceniobiorca się zgłosi) oraz zaliczkę na PIT (chyba że to mała kwota do 200 zł brutto – wtedy podatek ryczałt 12%). Umowa o dzieło jest mniej obciążona – nie ma ZUS w ogóle (ale uwaga: od 2021 r. umowy o dzieło trzeba zgłaszać do ZUS w celach ewidencyjnych), podatek 12% płaci się od wynagrodzenia (z 20% kosztem uzyskania standardowo). Jednak dzieło musi mieć rezultat (skończony, sprawdzalny) i nie może polegać na wykonywaniu obowiązków pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez zamawiającego – bo to już są cechy stosunku pracy. Ryzyko: Nadużywanie umów cywilnych zamiast umowy o pracę (tzw. „śmieciówki” zamiast etatu) może skutkować roszczeniem zleceniobiorcy o ustalenie stosunku pracy. Inspekcja pracy lub sąd patrzy na realia współpracy – jeśli ktoś pracuje jak etatowiec (stały harmonogram, podporządkowany przełożonemu, w siedzibie organizacji, przez dłuższy czas), może zostać uznany za pracownika bez względu na nazwę umowy. NGO powinno więc zawierać umowy adekwatne do charakteru pracy. Zaletą umów cywilnych jest ich elastyczność – łatwiej zakończyć współpracę, brak urlopów, mniejsze koszty przy studentach – ale nie wolno nimi „łatwić życia” łamiąc prawo.
Wolontariusze: O wolontariacie już wspomniano wyżej – tutaj warto podkreślić, że wolontariusz to nie pracownik ani zleceniobiorca, więc nie otrzymuje wynagrodzenia. Nie nawiązuje się z nim stosunku pracy, a porozumienie wolontariackie. Mimo braku wynagrodzenia, wolontariusz ma pewne prawa: np. prawo do informacji o ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa przy świadczeniu pracy, prawo do bezpiecznych warunków, identyfikatora jeśli działa oficjalnie, a także prawo do otrzymania zaświadczenia lub opinii o wykonywanej pracy wolontariackiej (na prośbę). Organizacja może – i często powinna – pokrywać wolontariuszowi koszty jego działalności (np. zwrot kosztów podróży, diety). Taki zwrot kosztów nie jest traktowany jako wynagrodzenie i nie rodzi obowiązków podatkowych, o ile jest wydatkowany faktycznie na koszty wolontariusza.
Podsumowując kwestię kadr: NGO musi stosować prawo pracy tak samo jak inne podmioty, gdy zatrudnia ludzi. Pamiętaj o umowach na piśmie, ZUS, PIT, BHP. Jeśli korzystasz z umów cywilnych – dopilnuj minimalnej stawki i składek. Nie zapominaj o ubezpieczeniu wolontariuszy przy dłuższych akcjach. Dobra dokumentacja (listy płac, rachunki do umów, lista obecności wolontariuszy) chroni organizację przed sporami. W razie wątpliwości, można zgłosić się do PIP po bezpłatną poradę lub skorzystać z poradników online (https://poradnik.ngo.pl/organizacja-pracodawca). Zadbaj też o przyjazną atmosferę pracy – NGO często oferują mniej konkurencyjne płace niż sektor prywatny, ale mogą nadrabiać misją i etyką pracy.
Zawieranie umów darowizny i sponsorskich w NGO
Organizacje pozarządowe zawierają liczne umowy – od umów z wolontariuszami, przez kontrakty z wykonawcami, po umowy darowizny czy sponsoringu z partnerami i donorami. Warto znać różnice i wymogi prawne tych dokumentów.
Umowa darowizny: Darowizna to przekazanie przez darczyńcę określonego dobra (pieniędzy, rzeczy) obdarowanemu nieodpłatnie, kosztem majątku darczyńcy. Kodeks cywilny (art. 888) definiuje darowiznę jako umowę, w której darczyńca zobowiązuje się do takiego nieodpłatnego świadczenia. Darowizna może być dokonana w formie dowolnej, lecz dla celów dowodowych zwykle sporządza się umowę darowizny na piśmie, zwłaszcza przy większych kwotach lub darach rzeczowych. Dla przeniesienia własności nieruchomości wymagana jest forma aktu notarialnego. Ważne: darowizna nie może zakładać świadczenia wzajemnego ze strony obdarowanego, bo wtedy przestaje być darowizną, a staje się transakcją (np. sponsoringiem). NGO często pozyskują darowizny finansowe – wówczas umowa może być prosta, określając kwotę, cel (opcjonalnie) i oświadczenie darczyńcy, że przekazuje nieodpłatnie. Darowizny na cele statutowe NGO są zwolnione z podatku dochodowego po stronie organizacji (jak opisano wyżej) oraz dają ulgi podatkowe darczyńcom – osoby fizyczne mogą odliczyć darowizny na organizacje realizujące cele pożytku publicznego do wysokości 6% swojego dochodu rocznie, a firmy do 10% dochodu (podstawa prawna: art. 26 ust.1 pkt 9 ustawy o PIT). Aby darczyńca mógł skorzystać z ulgi, powinien zachować dowód wpłaty lub umowę darowizny i upewnić się, że obdarowana organizacja rzeczywiście prowadzi działalność w sferze pożytku publicznego (status OPP nie jest konieczny do ulgi – wystarczy, że cele organizacji są z art. 4 UDPP).
Umowa sponsoringu (umowa sponsorska): Sponsoring polega na tym, że sponsor przekazuje organizacji środki (pieniądze, rzecz, usługi) w zamian za określone świadczenie – najczęściej promocję marki sponsora, logo na materiałach, podziękowanie publiczne, status partnera wydarzenia itp. Z prawnego punktu widzenia jest to umowa nienazwana, ale zbliżona do umowy o świadczenie usług reklamowych. W przeciwieństwie do darowizny, jest to odpłatna transakcja: organizacja świadczy usługę reklamową/sponsorską, więc musi wystawić fakturę (jeśli jest czynnym podatnikiem VAT – z VAT 23%, jeśli zwolniona podmiotowo z VAT to fakturę zwolnioną lub rachunek) lub przynajmniej zawrzeć umowę określającą wartość świadczeń. Przychód ze sponsoringu traktowany jest jak przychód odpłatny – może być zaliczony do odpłatnej działalności pożytku publicznego (jeśli świadczenie sponsorskie mieści się w celach statutowych i jest oferowane w ramach działalności odpłatnej) albo do działalności gospodarczej organizacji (jeśli ma charakter komercyjny). W każdym razie nie jest to darowizna, więc nie korzysta z zwolnień podatkowych jak darowizny – chyba że dochód z tego sponsorowania zostanie przeznaczony na cele statutowe objęte zwolnieniem CIT (co zwykle ma miejsce). Sporządzając umowę sponsorską, należy precyzyjnie opisać, co sponsor daje (np. kwotę X zł płatną do dnia Y, lub sprzęt/produkty o określonej wartości) i co organizacja daje w zamian (np. zamieszczenie logo sponsora na plakatach, podziękowania w mediach społecznościowych, baner na wydarzeniu, prawo do tytułu „Sponsor Główny”). Trzeba też określić czas trwania świadczeń (np. promocja w trakcie trwania projektu/wydarzenia), kwestie odpowiedzialności (np. co jeśli wydarzenie się nie odbędzie – zwrot środków?). Dobrze jest unikać ogólników – obie strony muszą mieć jasność co do wzajemnych oczekiwań.
Inne umowy cywilne
NGO zawierają też standardowe umowy: najmu (np. biura), kupna sprzętu, zlecenia usług (IT, księgowość), umowy o partnerstwie z innymi NGO itp. Każdą umowę należy czytać uważnie i upewnić się, że osoby podpisujące mają do tego umocowanie zgodnie ze statutem (np. dwóch członków zarządu łącznie, albo prezes samodzielnie – zależy od zapisów KRS). Reprezentacja NGO przy zawieraniu umów jest kluczowa – jeżeli umowę podpiszą osoby nieuprawnione, może to rodzić nieważność lub problemy z egzekucją. Standardowo w KRS organizacji widnieje sposób reprezentacji, np. „do składania oświadczeń woli wymagane są podpisy dwóch członków zarządu, w tym prezesa”. Należy tego przestrzegać. W razie wątpliwości co do zapisów umowy, warto skonsultować je z prawnikiem – czasem wśród członków NGO jest ktoś o kompetencjach prawniczych, a w razie potrzeby istnieją centra wsparcia NGO oferujące porady prawne.
Odpowiedzialność zarządu i ryzyka prawne
Członkowie zarządu NGO pełnią funkcje kierownicze zaufania publicznego – mają prawo podejmować decyzje w imieniu organizacji, ale też spoczywa na nich odpowiedzialność za te decyzje. W prawie wyróżniamy różne rodzaje odpowiedzialności: cywilną, administracyjną i karną:
- Odpowiedzialność cywilna – dotyczy szkód wyrządzonych na zasadach kodeksu cywilnego. Np. jeśli organizacja nie wykona umowy (np. nie zrealizuje projektu sponsorowanego) i sponsor poniesie stratę, może żądać odszkodowania. Co do zasady, to organizacja jako osoba prawna odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania (długi) i szkody.
- Odpowiedzialność administracyjna – dotyczy sankcji nakładanych przez urzędy, np. kara od skarbówki za niezłożenie CIT-8, kara od UODO za naruszenie RODO, grzywna od PIP za rażące naruszenia praw pracownika. Te kary kierowane są do organizacji (osoby prawnej), ale w praktyce mogą obciążać członków zarządu, jeśli organizacja nie ma środków – np. urząd skarbowy może dochodzić zaległych podatków od osób trzecich.
- Odpowiedzialność karna – członkowie zarządu mogą ponosić osobistą odpowiedzialność karną za przestępstwa popełnione przy prowadzeniu organizacji. Np. jeśli ktoś sprzeniewierzył majątek fundacji (przestępstwo przywłaszczenia), poświadczył nieprawdę w dokumentach (fałszerstwo), naraził Skarb Państwa na uszczuplenie podatku (karne skarbowe) – może odpowiadać z Kodeksu karnego lub Kodeksu karnego skarbowego indywidualnie.
Szczególnym przypadkiem jest odpowiedzialność za długi organizacji. Zgodnie z art. 38 Kodeksu cywilnego, osoba prawna (NGO) działa przez swoje organy (zarząd), ale to ona odpowiada za zobowiązania. Jednak, jeśli organizacja popadnie w długi, a nie ma majątku, to pojawia się pytanie o odpowiedzialność zarządu. Prawo o stowarzyszeniach i ustawa o fundacjach wprost tego nie regulują, więc stosujemy ogólne zasady. Przyjmuje się, że członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie swoim majątkiem za długi NGO, jeżeli wbrew obowiązkowi nie zgłosili w porę upadłości lub dopuścili się rażącego zaniedbania. W stowarzyszeniach nie ma formalnej upadłości, ale analogicznie – jeżeli zarząd zaciąga długi wiedząc, że stowarzyszenie nie ma szans ich spłacić, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności przez wierzycieli na drodze cywilnej (deliktowej). Co ważne, w praktyce organy skarbowe mogą dochodzić np. nieopłaconych podatków czy składek ZUS od członków zarządu, powołując się na ordynację podatkową (odpowiedzialność osób trzecich). Zresztą w poradnikach dla NGO często przestrzega się: „Za długi organizacji powstałe np. wskutek niepłacenia podatków, stowarzyszenie lub fundacja odpowiada swoim majątkiem, a jeśli go nie ma – własnym majątkiem odpowiada solidarnie zarząd”. Innymi słowy, nie można chować się za osobowość prawną, lekceważąc zobowiązania, bo finalnie np. urząd skarbowy upomni się o zaległy CIT czy VAT u prezesa i skarbnika.
Odpowiedzialność za naruszenia prawa pracy – członkowie zarządu (jako reprezentanci pracodawcy) mogą podlegać np. karze grzywny do 30 tys. zł za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (np. niepłacenie na czas wynagrodzeń, brak BHP). To odpowiedzialność osobista kierującego.
Odpowiedzialność karna skarbowa – np. za nieprowadzenie ksiąg, niezłożenie sprawozdania finansowego do KAS, niewpłacenie podatku – grożą grzywny nakładane na konkretną osobę odpowiedzialną (zwykle skarbnika lub prezesa).
Aby zminimalizować ryzyka, NGO powinny: przestrzegać wszystkich terminów i obowiązków (prowadzić checklistę obowiązków rocznych jak CIT, sprawozdanie, zebranie walne itp.), dbać o dokumentację, kontrolę wewnętrzną (stąd rola komisji rewizyjnej w stowarzyszeniu – by patrzyła zarządowi na ręce), transparentność finansową i zgodność działań ze statutem. Ubezpieczenie OC członków zarządu (tzw. D&O) to opcja – dostępne raczej dla większych NGO, chroni przed skutkami roszczeń cywilnych.
W razie sporu wewnętrznego (np. członkowie zarządu działają na szkodę organizacji), prawo daje możliwości odwołania takich osób przez walne zebranie lub fundatora, a nawet wystąpienia na drogę sądową o naprawienie szkody wyrządzonej organizacji.
Najważniejsze, by osoby kierujące NGO miały świadomość odpowiedzialności, jaka na nich spoczywa – nie mogą tłumaczyć się nieznajomością prawa. Działając rozsądnie i uczciwie, ryzyko można zminimalizować, a prowadzenie organizacji będzie bezpieczne i zgodne z przepisami.
Źródła:
- https://poradnik.ngo.pl/jakie-sa-podstawy-prowadzenia-stowarzyszenia-lub-fundacji
- https://poradnik.ngo.pl/odpowiedzialnosc-w-organizacji-pozarzadowej
- https://poradnik.ngo.pl/ochrona-danych-osobowych-w-ngo-rodo-w-organizacji-pozarzadowej-w-10-krokach
- https://poradnik.ngo.pl/umowy-z-pracownikami-wspolpracownikami-wolontariuszami
