Sprawozdanie i inne obowiązki NGO

Organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia, kluby sportowe) muszą regularnie spełniać określone wymogi prawne, a dodatkowo warto przestrzegać rekomendowanych standardów postępowania, by zapewnić wiarygodność, przejrzystość i profesjonalizm. Poniższy artykuł w sposób kompleksowy omawia kluczowe, cykliczne obowiązki NGO, uwzględniając obowiązki prawne wynikające z ustaw i przepisów oraz zalecane praktyki (standardy) rekomendowane przez ekspertów.

1. Coroczne sprawozdanie finansowe

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  1. Sporządzenie sprawozdania finansowego
    Organizacja (fundacja, stowarzyszenie) przygotowuje coroczne sprawozdanie finansowe, na które składają się: bilans, rachunek zysków i strat (lub rachunek wyników) oraz informacja dodatkowa. Termin: do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku obrotowego (zazwyczaj 31 marca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).
  2. Podpisy i zatwierdzenie
    Dokument podpisują wszyscy członkowie zarządu oraz osoba odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania (np. księgowy). Zatwierdzenie sprawozdania należy do organu określonego w statucie (np. walne zgromadzenie członków w stowarzyszeniu lub zarząd/fundator w fundacji), co powinno nastąpić do końca 6. miesiąca po roku obrotowym (zwykle 30 czerwca).
  3. Złożenie sprawozdania
    Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej: przekazują sprawozdanie do szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą: obowiązek przekazania sprawozdania do KRS. Uwaga: nie dotyczy organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.

b) Rekomendowane standardy

  • Jawność i dostępność: Warto opublikować sprawozdanie (np. w formacie PDF) na stronie internetowej NGO, udostępniając je partnerom, darczyńcom i społeczności.
  • Wyjaśnienia w informacji dodatkowej: Oprócz wymogów ustawowych dobrze ująć rozliczenie projektów, wytłumaczenie kluczowych zmian w finansach, wielkość zatrudnienia czy strukturę przychodów i kosztów.
  • Rozbicie na działalność statutową nieodpłatną, odpłatną i gospodarczą: Pomaga przejrzyście ukazać, skąd pochodzą środki i na co są przeznaczane.
  • Sprawozdanie finansowe + merytoryczne: Sprawozdanie finansowe w połączeniu ze sprawozdaniem merytorycznym (raportem rocznym) daje pełen obraz kondycji organizacji.

2. Fundacje: coroczne sprawozdanie z działalności

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  1. Sprawozdanie z działalności fundacji
    Tworzone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji! Wysyłane do ministra nadzorującego fundację (wskazanego w statucie).
  2. Wyjątek dla OPP
    Fundacje posiadające status OPP (organizacji pożytku publicznego) mogą być zwolnione z tego obowiązku, jeśli zamieściły sprawozdanie OPP w bazie sprawozdań ministerialnych.

b) Rekomendowane standardy

  • Termin sporządzenia: Najlepiej do końca roku następującego po roku sprawozdawczym (choć przepisy mogą określać inny termin).
  • Przekazanie sprawozdania: Dobrą praktyką jest dostarczenie go także radzie fundacji (jeśli istnieje) i kluczowym partnerom.
  • Upublicznienie: Umieszczenie sprawozdania na stronie WWW fundacji zwiększa zaufanie i pokazuje transparentność.

3. Coroczna deklaracja podatkowa CIT

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  1. CIT-8
    • Organizacja do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku obrotowego (zazwyczaj do 31 marca) składa deklarację CIT-8 w urzędzie skarbowym, nawet jeśli nie miała żadnych przychodów (tzw. deklaracja zerowa).
    • W zależności od sytuacji może być konieczne dołączenie załączników (CIT-8/O, CIT-D).
  2. Podpis i upoważnienie
    • Deklaracja musi być podpisana przez osobę upoważnioną (zgłoszoną na formularzu UPL-1).

b) Rekomendowane standardy

  • Archiwizacja dokumentów: Kopia CIT-8 i potwierdzenie złożenia powinny być przechowywane minimum 5 lat.
  • TermiNowość: Nawet przy braku przychodów, NGO składa „zerowe” CIT-8. Korekta i „czynny żal” może pomóc naprawić błąd lub spóźnienie.

4. Posiedzenia organów organizacji

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  • Zwoływanie posiedzeń (zarządu, rady fundacji, komisji rewizyjnej, walnego zgromadzenia) zgodnie ze statutem.
  • Zawiadamianie członków o terminie i miejscu spotkań w sposób określony w statucie.
  • Protokół i uchwały: Decyzje organów przyjmowane są w formie uchwał, protokoły powinny być przechowywane w dokumentacji organizacji.

b) Rekomendowane standardy

  • Lista obecności: Pomaga w potwierdzeniu prawomocności decyzji.
  • Regularność spotkań: Zachowanie częstotliwości posiedzeń (np. zarząd co kwartał) zapewnia lepszą koordynację projektów.

5. Sprawozdanie zarządu z działań organizacji

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  • Jeśli statut wymaga, by zarząd sporządzał coroczne sprawozdanie i przedstawiał je np. radzie fundacji lub walnemu zgromadzeniu stowarzyszenia, należy to zrobić w terminach określonych w statucie.

b) Rekomendowane standardy

  • Sprawozdanie pisemne: Powinno być zwięzłe, a jednocześnie dawać pełen obraz działań (co zrealizowano, z jakimi wynikami).
  • Podstawa do raportu rocznego: Może stanowić merytoryczną część obok sprawozdania finansowego, publikowanego np. na stronie NGO, by zachować przejrzystość wobec darczyńców.

6. Sprawozdanie do GUS

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  • Uczestnictwo w badaniach GUS: Jeśli GUS prowadzi badanie dotyczące organizacji społecznych (formularz SOF-1) lub wysyła prośbę o wypełnienie ankiety, NGO ma obowiązek terminowo przekazać dane.

b) Rekomendowane standardy

  • Rzetelność informacji: Dokładne podanie liczby członków, wolontariuszy, przychodów z dotacji etc.
  • Obowiązek sporadyczny: Badania GUS nie odbywają się co roku dla każdej NGO, ale jeśli trafimy do próby badawczej, musimy współpracować.

7. Księgowe i finansowe zamknięcie roku (obrotowego)

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  1. Kontrola kasy: Jeśli NGO prowadzi kasę gotówkową, dokonuje inwentaryzacji gotówki, sprawdzając zgodność z raportami kasowymi.
  2. Weryfikacja sald bankowych: Stan konta powinien pokrywać się z księgami rachunkowymi.
  3. Rozliczenie należności i zobowiązań: Sprawdzenie, czy są jeszcze długi wobec urzędu skarbowego, ZUS lub niedopłaty/płatności od innych podmiotów.

b) Rekomendowane standardy

  • Zwracanie uwagi na końcówkę roku: Wiele projektów (szczególnie dotacyjnych) wymaga, by do końca grudnia rozliczyć kluczowe koszty.
  • Sprawdzenie stanu zobowiązań: Warto mieć pewność, że NGO nie ma zaległych płatności podatkowych czy niewykorzystanych zaliczek.

8. Inwentaryzacja

a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych

  • Gotówka, konto bankowe: Co najmniej raz w roku dokonuje się inwentaryzacji środków pieniężnych i sald.
  • Wyposażenie: Spis z natury raz na dwa lata (np. sprzęt komputerowy, meble).
  • Majątek trwały: Raz na cztery lata (np. nieruchomości, maszyny).

b) Rekomendowane standardy

  • Spis wolontariuszy, pracowników (rozliczenie zaliczek na koszty delegacji) to dobra praktyka, ułatwia kontrolę i zapobiega nadużyciom.
  • Dokumentacja spisu: Opisy, numery inwentarzowe, daty i podpisy komisji inwentaryzacyjnej.

9. Podsumowanie obowiązków w organizacjach pozarządowych!

Każda organizacja pozarządowa (stowarzyszenie, fundacja) powinna terminowo wypełniać obowiązki prawne oraz stosować się do rekomendowanych standardów, aby:

  1. Zapewnić transparentność wobec członków, darczyńców i grantodawców,
  2. Uniknąć kar i sankcji za opóźnienia w składaniu sprawozdań finansowych czy deklaracji podatkowych,
  3. Zwiększyć wiarygodność i budować stabilną reputację w sektorze NGO i w oczach instytucji publicznych.

Dbałość o coroczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności fundacji, deklarację CIT-8, przeprowadzanie regularnych posiedzeń organów czy inwentaryzację majątku to nie tylko formalność, ale i potwierdzenie, że organizacja zarządza środkami w sposób rzetelny i profesjonalny. W efekcie takie postępowanie przekłada się na łatwiejsze zdobywanie grantów, utrzymywanie dobrych relacji z partnerami oraz sukcesywne rozwijanie misji społecznej.

Skip to content
Verified by MonsterInsights