Organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia, kluby sportowe) muszą regularnie spełniać określone wymogi prawne, a dodatkowo warto przestrzegać rekomendowanych standardów postępowania, by zapewnić wiarygodność, przejrzystość i profesjonalizm. Poniższy artykuł w sposób kompleksowy omawia kluczowe, cykliczne obowiązki NGO, uwzględniając obowiązki prawne wynikające z ustaw i przepisów oraz zalecane praktyki (standardy) rekomendowane przez ekspertów.
1. Coroczne sprawozdanie finansowe
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Sporządzenie sprawozdania finansowego
Organizacja (fundacja, stowarzyszenie) przygotowuje coroczne sprawozdanie finansowe, na które składają się: bilans, rachunek zysków i strat (lub rachunek wyników) oraz informacja dodatkowa. Termin: do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku obrotowego (zazwyczaj 31 marca, jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym). - Podpisy i zatwierdzenie
Dokument podpisują wszyscy członkowie zarządu oraz osoba odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania (np. księgowy). Zatwierdzenie sprawozdania należy do organu określonego w statucie (np. walne zgromadzenie członków w stowarzyszeniu lub zarząd/fundator w fundacji), co powinno nastąpić do końca 6. miesiąca po roku obrotowym (zwykle 30 czerwca). - Złożenie sprawozdania
Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej: przekazują sprawozdanie do szefa KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Organizacje prowadzące działalność gospodarczą: obowiązek przekazania sprawozdania do KRS. Uwaga: nie dotyczy organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów.
b) Rekomendowane standardy
- Jawność i dostępność: Warto opublikować sprawozdanie (np. w formacie PDF) na stronie internetowej NGO, udostępniając je partnerom, darczyńcom i społeczności.
- Wyjaśnienia w informacji dodatkowej: Oprócz wymogów ustawowych dobrze ująć rozliczenie projektów, wytłumaczenie kluczowych zmian w finansach, wielkość zatrudnienia czy strukturę przychodów i kosztów.
- Rozbicie na działalność statutową nieodpłatną, odpłatną i gospodarczą: Pomaga przejrzyście ukazać, skąd pochodzą środki i na co są przeznaczane.
- Sprawozdanie finansowe + merytoryczne: Sprawozdanie finansowe w połączeniu ze sprawozdaniem merytorycznym (raportem rocznym) daje pełen obraz kondycji organizacji.
2. Fundacje: coroczne sprawozdanie z działalności
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Sprawozdanie z działalności fundacji
Tworzone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji! Wysyłane do ministra nadzorującego fundację (wskazanego w statucie). - Wyjątek dla OPP
Fundacje posiadające status OPP (organizacji pożytku publicznego) mogą być zwolnione z tego obowiązku, jeśli zamieściły sprawozdanie OPP w bazie sprawozdań ministerialnych.
b) Rekomendowane standardy
- Termin sporządzenia: Najlepiej do końca roku następującego po roku sprawozdawczym (choć przepisy mogą określać inny termin).
- Przekazanie sprawozdania: Dobrą praktyką jest dostarczenie go także radzie fundacji (jeśli istnieje) i kluczowym partnerom.
- Upublicznienie: Umieszczenie sprawozdania na stronie WWW fundacji zwiększa zaufanie i pokazuje transparentność.
3. Coroczna deklaracja podatkowa CIT
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- CIT-8
- Organizacja do końca 3. miesiąca po zakończeniu roku obrotowego (zazwyczaj do 31 marca) składa deklarację CIT-8 w urzędzie skarbowym, nawet jeśli nie miała żadnych przychodów (tzw. deklaracja zerowa).
- W zależności od sytuacji może być konieczne dołączenie załączników (CIT-8/O, CIT-D).
- Podpis i upoważnienie
- Deklaracja musi być podpisana przez osobę upoważnioną (zgłoszoną na formularzu UPL-1).
b) Rekomendowane standardy
- Archiwizacja dokumentów: Kopia CIT-8 i potwierdzenie złożenia powinny być przechowywane minimum 5 lat.
- TermiNowość: Nawet przy braku przychodów, NGO składa „zerowe” CIT-8. Korekta i „czynny żal” może pomóc naprawić błąd lub spóźnienie.
4. Posiedzenia organów organizacji
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Zwoływanie posiedzeń (zarządu, rady fundacji, komisji rewizyjnej, walnego zgromadzenia) zgodnie ze statutem.
- Zawiadamianie członków o terminie i miejscu spotkań w sposób określony w statucie.
- Protokół i uchwały: Decyzje organów przyjmowane są w formie uchwał, protokoły powinny być przechowywane w dokumentacji organizacji.
b) Rekomendowane standardy
- Lista obecności: Pomaga w potwierdzeniu prawomocności decyzji.
- Regularność spotkań: Zachowanie częstotliwości posiedzeń (np. zarząd co kwartał) zapewnia lepszą koordynację projektów.
5. Sprawozdanie zarządu z działań organizacji
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Jeśli statut wymaga, by zarząd sporządzał coroczne sprawozdanie i przedstawiał je np. radzie fundacji lub walnemu zgromadzeniu stowarzyszenia, należy to zrobić w terminach określonych w statucie.
b) Rekomendowane standardy
- Sprawozdanie pisemne: Powinno być zwięzłe, a jednocześnie dawać pełen obraz działań (co zrealizowano, z jakimi wynikami).
- Podstawa do raportu rocznego: Może stanowić merytoryczną część obok sprawozdania finansowego, publikowanego np. na stronie NGO, by zachować przejrzystość wobec darczyńców.
6. Sprawozdanie do GUS
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Uczestnictwo w badaniach GUS: Jeśli GUS prowadzi badanie dotyczące organizacji społecznych (formularz SOF-1) lub wysyła prośbę o wypełnienie ankiety, NGO ma obowiązek terminowo przekazać dane.
b) Rekomendowane standardy
- Rzetelność informacji: Dokładne podanie liczby członków, wolontariuszy, przychodów z dotacji etc.
- Obowiązek sporadyczny: Badania GUS nie odbywają się co roku dla każdej NGO, ale jeśli trafimy do próby badawczej, musimy współpracować.
7. Księgowe i finansowe zamknięcie roku (obrotowego)
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Kontrola kasy: Jeśli NGO prowadzi kasę gotówkową, dokonuje inwentaryzacji gotówki, sprawdzając zgodność z raportami kasowymi.
- Weryfikacja sald bankowych: Stan konta powinien pokrywać się z księgami rachunkowymi.
- Rozliczenie należności i zobowiązań: Sprawdzenie, czy są jeszcze długi wobec urzędu skarbowego, ZUS lub niedopłaty/płatności od innych podmiotów.
b) Rekomendowane standardy
- Zwracanie uwagi na końcówkę roku: Wiele projektów (szczególnie dotacyjnych) wymaga, by do końca grudnia rozliczyć kluczowe koszty.
- Sprawdzenie stanu zobowiązań: Warto mieć pewność, że NGO nie ma zaległych płatności podatkowych czy niewykorzystanych zaliczek.
8. Inwentaryzacja
a) Obowiązki wynikające z przepisów prawnych
- Gotówka, konto bankowe: Co najmniej raz w roku dokonuje się inwentaryzacji środków pieniężnych i sald.
- Wyposażenie: Spis z natury raz na dwa lata (np. sprzęt komputerowy, meble).
- Majątek trwały: Raz na cztery lata (np. nieruchomości, maszyny).
b) Rekomendowane standardy
- Spis wolontariuszy, pracowników (rozliczenie zaliczek na koszty delegacji) to dobra praktyka, ułatwia kontrolę i zapobiega nadużyciom.
- Dokumentacja spisu: Opisy, numery inwentarzowe, daty i podpisy komisji inwentaryzacyjnej.
9. Podsumowanie obowiązków w organizacjach pozarządowych!
Każda organizacja pozarządowa (stowarzyszenie, fundacja) powinna terminowo wypełniać obowiązki prawne oraz stosować się do rekomendowanych standardów, aby:
- Zapewnić transparentność wobec członków, darczyńców i grantodawców,
- Uniknąć kar i sankcji za opóźnienia w składaniu sprawozdań finansowych czy deklaracji podatkowych,
- Zwiększyć wiarygodność i budować stabilną reputację w sektorze NGO i w oczach instytucji publicznych.
Dbałość o coroczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności fundacji, deklarację CIT-8, przeprowadzanie regularnych posiedzeń organów czy inwentaryzację majątku to nie tylko formalność, ale i potwierdzenie, że organizacja zarządza środkami w sposób rzetelny i profesjonalny. W efekcie takie postępowanie przekłada się na łatwiejsze zdobywanie grantów, utrzymywanie dobrych relacji z partnerami oraz sukcesywne rozwijanie misji społecznej.