1. Sprawy organizacyjne i rejestrowe (statut, KRS, władze)
Pierwszy obszar, w którym organizacja pozarządowa często potrzebuje wsparcia prawnika, to prawo ustrojowe NGO – czyli wszystko, co dotyczy zakładania fundacji czy stowarzyszenia, zmian statutu, rejestracji i obowiązków wobec Krajowego Rejestru Sądowego. Zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia działają na podstawie swoich statutów, których zapisy muszą być zgodne z przepisami ustaw (Prawo o stowarzyszeniach, Ustawa o fundacjach). Prawnik pomoże nam napisać lub skorygować statut, tak by zawierał wszystkie wymagane elementy i był praktyczny. Ważne jest też przestrzeganie procedur przy wprowadzaniu zmian – np. zmiana statutu fundacji wymaga zgody odpowiedniego organu fundacji i musi zostać zgłoszona do KRS. Doradca prawny przypilnuje terminów i dokumentów do KRS – bo do rejestru należy zgłaszać wiele istotnych zmian: m.in. nowe władze (zmianę zarządu), adres siedziby, zmiany statutu, założenie działalności gospodarczej czy uzyskanie statusu OPP. Nie wszystkie wewnętrzne decyzje NGO muszą trafić do KRS, ale wiele tak – prawnik pomoże odróżnić jedno od drugiego. Regularna obsługa prawna w tym obszarze zapewnia, że nasza organizacja działa legalnie i przejrzyście. Zaniedbanie formalności rejestrowych może skutkować grzywnami, a w skrajnych wypadkach nawet rozwiązaniem stowarzyszenia przez sąd. Warto też wspomnieć, że pomoc prawnika jest nieoceniona przy zakładaniu organizacji – przeprowadzi nas przez proces rejestracji krok po kroku, sprawdzi wniosek do KRS (tak by nie został zwrócony z powodu braków formalnych) i doradzi w kwestiach takich jak wybór formy prawnej (stowarzyszenie vs fundacja). Dzięki temu unikniemy błędów przy starcie, które mogłyby opóźnić rozpoczęcie działalności.
2. Prawo finansowe i podatkowe w stowarzyszeniach, fundacjach i innych organizacjach pozarządowych.
Drugi kluczowy obszar to wszelkie kwestie związane z podatkami, rachunkowością i finansami organizacji. Choć NGO nie działa dla zysku, podlega obowiązkom podatkowym jak każdy podmiot. Dobra wiadomość jest taka, że organizacje pozarządowe korzystają z wielu zwolnień podatkowych – głównie w podatku dochodowym CIT. Zasadniczo dochody statutowe fundacji i stowarzyszeń (czyli przeznaczone na cele pożytku publicznego) są zwolnione z CIT, co oznacza, że większość działań NGO nie rodzi obowiązku płacenia podatku dochodowego od osób prawnych. Ale uwaga: zwolnienie nie działa automatycznie – organizacja musi spełnić warunki określone w ustawie (m.in. wydatkować dochód na cele statutowe i właściwie go wykazać w zeznaniu rocznym CIT-8). Prawnik znający prawo podatkowe NGO pomoże zinterpretować art. 17 ustawy o CIT i upewnić się, że korzystamy ze zwolnień prawidłowo. Doradzi też, co w sytuacji, gdy NGO prowadzi działalność gospodarczą – ta część dochodów nie podlega zwolnieniu i trzeba odprowadzić podatek, chyba że całość zysku przeznaczamy na cele statutowe (wtedy możemy korzystać z ulg przewidzianych dla OPP itp.). Ponadto, organizacje bywają podatnikami innych podatków: np. VAT (gdy sprzedają towary/usługi powyżej limitu zwolnienia), podatku od nieruchomości (jeśli posiadają budynek czy lokal). Kancelaria prawna pomoże ocenić, czy musimy zarejestrować się do VAT, czy możemy korzystać ze zwolnień (działalność nieodpłatna nie jest w ogóle opodatkowana VAT). Doradzi też w sprawach typu opodatkowanie dochodów z 1% (od 2023 r. 1,5%), opodatkowanie darowizn (co do zasady darowizny na rzecz NGO nie są opodatkowane po stronie organizacji, ale prawnik dopilnuje by np. darowizny rzeczowe były prawidłowo udokumentowane i wycenione). Kolejna ważna rzecz: sprawozdawczość finansowa. Co roku musimy sporządzić sprawozdanie finansowe i wysłać je do KRS oraz – jeśli mamy status OPP – do Narodowego Instytutu Wolności. Pomoc prawna przydaje się, by upewnić się, że robimy to zgodnie z aktualnymi przepisami (które ostatnio wprowadziły elektroniczne składanie dokumentów do KRS). Reasumując, prawo finansowe NGO jest dość złożone, a stawki kar za błędy (np. niezłożenie sprawozdania) wysokie. Prawnik lub doradca podatkowy dbający o nasz sektor pomoże uniknąć tych pułapek i zoptymalizować nasze rozliczenia zgodnie z prawem (np. podpowie, jak skorzystać z przysługujących zwolnień maksymalnie). To chroni nas zarówno przed sankcjami, jak i przed utratą środków, które legalnie moglibyśmy zatrzymać na działalność statutową.
3. Zatrudnienie, wolontariat i prawo pracy w NGO. Trzecim kluczowym obszarem jest prawo pracy oraz regulacje dotyczące wolontariatu.
Organizacje pozarządowe często angażują ludzi zarówno odpłatnie (pracownicy, zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł), jak i nieodpłatnie (wolontariusze). W obu przypadkach istnieją szczególne przepisy, których musimy przestrzegać. Jeśli NGO staje się pracodawcą – zatrudnia choćby jedną osobę na umowę o pracę – wchodzi w pełen reżim Kodeksu pracy i przepisów okołopracowniczych (ZUS, ubezpieczenia, BHP, PPK itp.). Pomoc prawnika przy zatrudnianiu pracowników jest bezcenna: doradzi, jak poprawnie sporządzić umowę o pracę lub cywilnoprawną, żeby uwzględnić specyfikę organizacji (np. elastyczny czas pracy w projektach), a jednocześnie spełnić wymagania prawa. Upewni się, że stosujemy prawidłowe stawki (co najmniej pensja minimalna – także na część etatu proporcjonalnie), odprowadzamy składki i podatki za pracownika, prowadzimy akta osobowe zgodnie z przepisami. Błędy pracodawcy NGO mogą skutkować karami od inspekcji pracy czy ZUS, więc lepiej ich uniknąć z pomocą doradcy. Wolontariusze natomiast są uregulowani w ustawie o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Każda organizacja może korzystać z wolontariatu, ale musi spełnić kilka obowiązków: zawrzeć porozumienie (umowę) z wolontariuszem, jeśli współpraca trwa ponad 30 dni – pisemne (a nawet przy krótszej rekomendowane jest pisemne! W porozumieniu określamy zakres zadań, czas, prawa i obowiązki obu stronfundacjarc.org.pl. Organizacja musi poinformować wolontariusza o ryzyku i zapewnić bezpieczne warunki BHP – wolontariusz ma prawo do tych samych standardów bezpieczeństwa i higieny jak pracownik. Jeśli wysyłamy go w delegację, pokrywamy koszty podróży i diet tak jak pracownikowi. Na żądanie wystawiamy zaświadczenie i opinię o jego pracy. Co ważne, wolontariatu nie wolno wykorzystywać do prowadzenia działalności gospodarczej NGO – wolontariusze mogą pomagać tylko w sferze działalności pożytku publicznego (niezarobkowej). Prawnik przypilnuje, aby nasze porozumienia z wolontariuszami były zgodne z ustawą i żebyśmy przypadkiem nie naruszyli zakazów (np. nie “zatrudniali” wolontariuszy do czynności komercyjnych, co mogłoby zostać uznane za pracę na czarno). Dodatkowo doradca podpowie, jakie świadczenia możemy wolontariuszom dawać – np. ubezpieczenie od nieszczęśliwych wypadków (NW) jest obowiązkowe, gdy wolontariat trwa dłużej niż 30 dni. Może pomóc przygotować regulamin wolontariatu w organizacji. W kontekście prawa pracy w NGO pojawiają się też kwestie specyficzne, jak np. umowy cywilnoprawne z członkami zarządu (czy członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie – o ile statut na to zezwala, tak, ale lepiej skonsultować formę zatrudnienia, by uniknąć konfliktu interesów), czy też koordynatorzy projektów zatrudniani na kontraktach – prawnicy pomagają takie umowy dostosować tak, by nie zostały uznane za stosunek pracy, jeśli wolimy formę zlecenia/dzieła. Słowem, obszar kadr i wolontariatu to pole minowe, gdzie warto mieć wsparcie prawne, by działać fair wobec ludzi i zgodnie z przepisami.
4. Ochrona danych osobowych (RODO) i inne regulacje compliance.
Czwartym istotnym obszarem pomocy prawnej dla NGO jest zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych oraz innymi regulacjami ogólnego prawa, które dotyczą organizacji. RODO dotyczy również fundacji i stowarzyszeń – każda organizacja przetwarzająca dane osób fizycznych (a praktycznie każda to robi: dane członków, wolontariuszy, beneficjentów, darczyńców) musi przestrzegać zasad ochrony danych. Wbrew mitom, NGO nie są zwolnione z RODO – muszą np. informować osoby o przetwarzaniu ich danych, zapewnić odpowiednie zabezpieczenia, prowadzić (w określonych przypadkach) rejestr czynności przetwarzania. Niestety, wiele organizacji ma z tym problem – tu prawnik-specjalista od RODO może nie tylko opracować nam politykę prywatności i wymagane dokumenty (np. klauzule informacyjne, zgody na przetwarzanie danych, umowy powierzenia jeśli korzystamy z zewnętrznych usług typu newsletter), ale też doradzić w specyficznych sytuacjach. Np. jeśli prowadzimy działania z dziećmi – trzeba spełnić dodatkowe wymagania przy zbieraniu zgód rodziców. Jeśli zbieramy dane wrażliwe (np. o zdrowiu, przekonaniach – co może się zdarzyć w organizacjach pomocowych lub religijnych) – prawnik wskaże podstawy prawne takiego przetwarzania i dodatkowe zabezpieczenia. Istotne jest również to, że RODO wymaga od NGO wdrożenia wewnętrznych procedur – prawnicy pomagają opracować np. politykę ochrony danych w stowarzyszeniu, reguły nadawania dostępów do danych, procedury reagowania na naruszenia (wycieki). W razie kontroli UODO dobrze mieć na to papiery. Kary za naruszenia RODO mogą być dotkliwe (teoretycznie nawet do 20 mln euro, choć w praktyce dla małych podmiotów znacznie mniejsze, to jednak już kilka polskich NGO dostało decyzje z karami). Lepiej zainwestować w prewencję – tu pomoc wyspecjalizowanego prawnika jest nieoceniona. Compliance w NGO to nie tylko RODO. Dochodzą np. wymogi przeciwpożarowe i BHP (jeśli mamy biuro, organizujemy wydarzenia – musimy przestrzegać przepisów bezpieczeństwa i ewakuacji, zwłaszcza gdy zatrudniamy pracowników albo gromadzimy ludzi na eventach). Organizacje, które pracują z dziećmi i młodzieżą, wprowadzają polityki ochrony małoletnich – prawnik pomoże to ująć zgodnie z prawem. Kolejna kwestia: prawo autorskie – NGO często korzystają z materiałów (muzyka na wydarzeniach, zdjęcia w publikacjach). Porada prawna zapewni, że nie naruszymy czyichś praw majątkowych (np. korzystając z utworów w dozwolonym użytku albo na licencjach Creative Commons) oraz że zadbamy o przeniesienie praw, gdy nasi wolontariusze tworzą jakieś treści dla organizacji. Znajomość przepisów ogólnych (kodeks cywilny, prawo konsumenckie, prawo telekomunikacyjne przy wysyłce mailingów itd.) również bywa potrzebna i tu też prawnicy wspierają NGO. Reasumując, obszar prawny compliance jest szeroki, ale w skrócie chodzi o to, by organizacja działała zgodnie z prawem powszechnie obowiązującym, tak jak firma czy inna instytucja. Pomoc prawna uchroni nas przed nieświadomym łamaniem przepisów, które często “dopadają” NGO dopiero, gdy pojawi się problem (np. skarga na naruszenie danych, roszczenie z tytułu praw autorskich czy wypadek na wydarzeniu). Lepiej zapobiegać takim sytuacjom poprzez konsultacje z prawnikiem i wdrożenie wymaganych polityk.
5. Umowy, dotacje i relacje z otoczeniem – prawo kontraktów i fundraisingu.
Piąty obszar, niezwykle istotny dla większości organizacji, to wszelkie umowy i aspekty prawne pozyskiwania funduszy oraz współpracy z innymi podmiotami. NGO zawierają mnóstwo umów: z grantodawcami (umowa dotacji/udzielenia grantu), z partnerami projektu, z darczyńcami (np. umowa darowizny większej kwoty), z wykonawcami usług, z najemcami (jeśli wynajmujemy lokal), itd. Pomoc prawna przy analizie i tworzeniu umów chroni nasze interesy. Przykładowo, umowy dotacyjne – często skomplikowane, z wieloma załącznikami – prawnik pomoże zrozumieć, jakie mamy zobowiązania (terminy, rezultaty, kwalifikowalność wydatków) i co grozi za ich niedochowanie. Upewni się, że zapisy umowy są zgodne z przepisami (np. ustawy o finansach publicznych, jeśli to dotacja rządowa) i doradzi, jak negocjować ewentualnie korzystniejsze warunki. Umowy sponsorskie czy darowizny również warto konsultować, zwłaszcza gdy darczyńca stawia warunki (np. ekspozycja logo – prawnika sprawdzi, czy nie rodzi to obowiązków podatkowych, bo odpłatne świadczenie reklamowe to już nie darowizna). Kolejny temat to zbiórki publiczne – prowadzenie kwest ulicznych czy internetowych jest obwarowane prawnie. Ustawa o zbiórkach publicznych wymaga zgłoszenia zbiórki do portalu Ministerstwa i rozliczenia jej po zakończeniu. Prawnik pomoże przeprowadzić legalnie zbiórkę, doradzi czy dana akcja podlega pod definicję zbiórki publicznej (np. crowdfunding internetowy nie jest zbiórką publiczną w rozumieniu ustawy, co oszczędza formalności). Jeśli jednak robimy klasyczną kwestę na ulicy – prawnik przypilnuje zgłoszenia, regulaminu zbiórki, a potem sprawozdania. Unikniemy w ten sposób kary grzywny, która grozi za prowadzenie zbiórki bez wymaganego zgłoszenia. Inny przykład: organizujemy loterię fantową lub konkurs z nagrodami – to podpada pod ustawę o grach losowych, trzeba zgłosić lub uzyskać zezwolenie zależnie od skali. Tutaj również wsparcie prawne jest cenne, by nieświadomie nie złamać prawa hazardowego. Współpraca z administracją publiczną (np. realizacja zadania publicznego na zlecenie gminy) ma swoją specyfikę – podpisujemy umowę o powierzenie zadania, musimy stosować ustawę o pożytku publicznym. Prawnik objaśni nam zapisy takiej umowy, np. dotyczące kontroli wykorzystania dotacji, zwrotu środków, odpowiedzialności za niewykonanie zadania. Z kolei w relacjach z biznesem – np. negocjując umowę z firmą na realizację wspólnego projektu – prawnik zadba, by interes NGO (często słabszego partnera) był zabezpieczony. Wreszcie, gdy coś idzie nie tak i dochodzi do sporu, pomoc prawna staje się nieodzowna. Może się zdarzyć, że dostawca usługi źle wykonał zlecenie dla fundacji i trzeba dochodzić odszkodowania, albo że to organizacja jest niesłusznie posądzana o naruszenie (np. ktoś twierdzi, że naruszyliśmy jego dobre imię w kampanii). Adwokat lub radca prawny wesprze nas wtedy w mediacji lub w sądzie, reprezentując NGO. Choć nikt nie zakłada na starcie konfliktów prawnych, dobrze mieć możliwość skorzystania z prawnika, który zna naszą działalność i wartości, gdy zajdzie taka potrzeba. Podsumowując, piąty obszar obejmuje wszystko, co dotyczy zawierania umów i legalnego prowadzenia działań merytorycznych oraz fundraisingowych. To bardzo rozległa dziedzina, dlatego prawnicy specjalizujący się w obsłudze NGO często na bieżąco opiniują każdą ważniejszą umowę czy regulamin akcji, zanim organizacja je podpisze lub ogłosi. Dzięki temu działamy pewnie i profesjonalnie.
Pomoc prawna dla NGO nie jest luksusem, a często koniecznością.
Prawo staje się coraz bardziej skomplikowane – od finansów, przez RODO, po zatrudnienie – i trudno oczekiwać, by społecznicy znali wszystkie niuanse. Inwestycja w porady prawne zwraca się w postaci świętego spokoju i bezpieczeństwa organizacji. Dobrze jest mieć zaprzyjaźnionego prawnika lub korzystać z ofert centrów wsparcia NGO (wiele z nich oferuje bezpłatne poradnictwo prawne). W razie wątpliwości – nie wahajmy się pytać. Dzięki temu nasza organizacja będzie działać zgodnie z literą prawa, co przełoży się na jej dobrą reputację i możliwość skupienia się na faktycznej misji, zamiast gaszenia prawnych pożarów.
Główne źródła:
Poradnik.ngo.pl – obowiązki zgłaszania zmian do KRSporadnik.ngo.pl;
Portal NGO – zwolnienie z CIT dla działalności statutowejportalngo.pl;
Fundacja RC – obowiązki wobec wolontariuszy (ustawa o wolontariacie)fundacjarc.org.plfundacjarc.org.pl; Inspektorzyodo.pl – RODO w stowarzyszeniach (konieczność wdrożenia procedur ochrony danych)inspektorzyodo.plinspektorzyodo.pl;
Kancelaria RPMS – zasady zbiórek publicznych (wymóg zgłoszenia i sankcje za brak zgłoszenia)rpms.pl.
