Zarejestrowanie fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) to oficjalny moment, w którym organizacja uzyskuje osobowość prawną i może legalnie działać. Dla wielu fundatorów (i zarządów) to jednak dopiero początek drogi – w pierwszych miesiącach po uzyskaniu wpisu trzeba zająć się szeregiem zadań, które pozwolą skutecznie rozwinąć fundację i przygotować ją do realizacji celów statutowych. W niniejszym artykule omawiamy krok po kroku, co warto zrobić w pierwszym półroczu, by nadać organizacji stabilne fundamenty.
1. Uporządkowanie spraw formalno-prawnych
a) Uzyskanie NIP, REGON i konta bankowego
- NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej)
- Jeśli fundacja nie złożyła wniosku o nadanie NIP w trakcie rejestracji w KRS, należy to zrobić w urzędzie skarbowym lub on-line (jeżeli przepisy pozwalają).
- REGON (numer statystyczny)
- Zgłoszenie w Głównym Urzędzie Statystycznym – możliwe jest to również automatycznie po wpisie w KRS (System Jednego Okienka).
- Konto bankowe
- Ułatwia przyjmowanie darowizn, dotacji i opłacanie bieżących kosztów. Najlepiej wybrać rachunek dedykowany NGO (z preferencyjnymi opłatami).
b) Rejestracja VAT i ustalenie form rozliczeń (jeśli potrzebne)
Jeśli fundacja planuje prowadzić działalność gospodarczą, może zaistnieć konieczność rejestracji jako czynny podatnik VAT. Warto to omówić z księgowym lub doradcą podatkowym, by ocenić, czy przekroczone zostaną limity zwolnienia podmiotowego (obroty poniżej 200 tys. zł rocznie).
2. Budowa zespołu – zarząd, wolontariusze, pracownicy
a) Zarząd fundacji
- Wybór lub wzmocnienie zarządu: Gdy fundacja formalnie ruszyła, trzeba ustalić podział zadań – kto odpowiada za finanse, kto za projekty, kto za kontakty z mediami.
- Spotkania organizacyjne: W pierwszych 6 miesiącach warto zwołać zarząd kilkukrotnie, by wypracować strategię działania i ustalić priorytety (m.in. wniosek o dotacje, poszukiwanie sponsorów).
b) Rekrutacja wolontariuszy i pracowników
- Wolontariat: Przydatne szczególnie w fundacjach o ograniczonych środkach finansowych. Warto przygotować porozumienia wolontariackie i opisać zasady (co wolontariusz robi, jakie ma ubezpieczenie itp.).
- Pracownicy etatowi lub zleceni: W niektórych przypadkach, gdy fundacja ma perspektywę grantów lub sponsorów, opłaca się zatrudnić koordynatora projektów, specjalistę ds. marketingu czy księgowości.
3. Planowanie finansowe i poszukiwanie środków
a) Działalność odpłatna i gospodarcza
- Działalność statutowa odpłatna: Możliwość pobierania opłat za usługi zgodne ze statutem (np. warsztaty edukacyjne). Taka forma nie wymaga wpisu do rejestru przedsiębiorców w KRS, ale należy przestrzegać limitów i zasad wskazanych w ustawie o pożytku publicznym (jeśli dotyczy).
- Działalność gospodarcza: Jeśli fundacja ma w statucie zapisy o działalności gospodarczej (z określonymi PKD), można założyć wpis w rejestrze przedsiębiorców. Wówczas dochody z działalności gospodarczej trafiają na cele statutowe.
b) Dotacje i granty
- Samorządowe: Lokalna gmina, powiat czy województwo często ogłaszają konkursy dla NGO (na kulturę, sport, pomoc społeczną).
- Ministerialne: Resorty takie jak Ministerstwo Kultury, Ministerstwo Sportu, Narodowe Centrum Kultury – warto śledzić ogłoszenia i terminy.
- Fundusze europejskie: Projekty Erasmus+, EFS+, Regionalne Programy Operacyjne – wymagają doświadczenia w pisaniu wniosków, ale dają spore możliwości finansowania.
c) Crowdfunding, darowizny i patroni
- Darowizny: Wystarczy opublikować numer konta na stronie fundacji. Warto prowadzić akcje informacyjne, wyjaśniać cele zbiórki.
- Crowdfunding: Platformy takie jak Patronite, Zrzutka.pl – jeśli fundacja ma społeczność zainteresowaną jej działalnością, to dobry kierunek na początek.
- Współpraca z biznesem: Poszukiwanie sponsorów i partnerów może przynieść stałe finansowanie (w zamian za promocję w mediach społecznościowych, logotypy na materiałach).
4. Marketing i budowanie wizerunku
a) Strona internetowa i media społecznościowe
- Własna strona WWW: Zadbaj o przejrzysty layout, krótki opis misji, opis zespołu i projekty w realizacji.
- Profile w mediach społecznościowych: Facebook, Instagram, LinkedIn – regularne aktualizacje, zdjęcia z realizowanych działań, informacje o postępach.
- Publikacja sprawozdań (finansowych i merytorycznych): Wzmacnia zaufanie darczyńców i partnerów.
b) Budowanie sieci kontaktów i PR
- Kontakty z lokalną prasą i radiem: Wydarzenia organizowane przez fundację mogą zainteresować media, co pomaga w promocji.
- Wspólne inicjatywy z innymi NGO: Partnerstwa przy festiwalach, kiermaszach lub akcjach charytatywnych zwiększają rozpoznawalność i poszerzają grono sympatyków.
5. Organizacja pracy i dokumentacji – podstawy transparentności
a) Księgowość
- Pierwsze miesiące to czas na wybór formy rozliczeń (pełna księgowość czy uproszczona ewidencja przychodów i kosztów), ustalenie stałej współpracy z biurem rachunkowym lub wolontariuszem/księgowym wewnętrznym.
b) System obiegu dokumentów
- Protokółowanie decyzji zarządu: Protokoły z posiedzeń, uchwały i ewentualne głosowania e-mailowe.
- Bieżąca archiwizacja faktur: Każdy wydatek musi być zgodny z celami statutowymi i odpowiednio ewidencjonowany.
c) Roczne sprawozdanie finansowe
- Nawet w pierwszym roku (jeśli jest krótszy niż pełne 12 miesięcy) istnieje obowiązek przygotowania sprawozdania finansowego – można złożyć deklarację „zerową” w CIT-8, jeśli nie było przychodów.
6. Współpraca z beneficjentami i wolontariuszami
Choć formalności są ważne, nie można zapominać, że fundacja powstała, by realizować misję społeczną. W pierwszym półroczu warto:
- Zrobić badanie potrzeb – Kim są beneficjenci (dzieci, młodzież, seniorzy)? Jak fundacja może najlepiej im pomóc?
- Zrekrutować wolontariuszy – Jednorazowe spotkania rekrutacyjne, kampanie w mediach społecznościowych i stworzenie wolontariuszom przyjaznych warunków (umowy wolontariackie, ubezpieczenie).
- Zainicjować małe projekty – Warsztat, spotkanie, wydarzenie – by pokazać lokalnej społeczności, że fundacja istnieje i działa realnie.
7. Podsumowanie – jak skutecznie rozwinąć fundację w pierwszym półroczu?
Pierwsze pół roku po rejestracji w KRS to czas intensywnego porządkowania spraw formalnych (NIP, REGON, konto bankowe, rejestracja VAT w razie potrzeby), opracowania planu finansowania (dotacje, sponsorzy, działalność gospodarcza) oraz budowania marki w środowisku lokalnym i wśród potencjalnych darczyńców. Równolegle warto już uruchomić pierwsze projekty – nawet małe wydarzenia czy akcje wolontariackie, by zademonstrować, że fundacja rzeczywiście działa dla osiągnięcia celów statutowych.
Dobrze funkcjonująca organizacja to równowaga między poprawnością formalną (księgowość, sprawozdawczość) a realizacją społecznej misji. Dzięki konsekwentnym działaniom w tych obszarach, fundacja może już w pierwszych miesiącach wyróżnić się na tle innych NGO, zyskując zaufanie partnerów i rozmach do dalszego rozwoju w kolejnych latach.