Prowadzenie rzetelnej księgowości w organizacji pozarządowej (fundacji, stowarzyszeniu) to jedno z podstawowych zadań skarbnika. Nawet NGO, które nie nastawiają się na zysk, muszą spełniać określone wymogi rachunkowe i podatkowe – podobnie jak firmy. W tym kompendium wyjaśniamy ABC księgowości w NGO: od form prowadzenia ksiąg (pełna księgowość vs uproszczona ewidencja) przez obowiązki sprawozdawcze, po rozliczanie dotacji i kluczowe podatki (CIT, VAT, podatek od nieruchomości) oraz dostępne zwolnienia podatkowe dla organizacji. Dzięki temu poradnikowi początkujący skarbnik dowie się, jak dbać o finanse organizacji zgodnie z prawem i najlepszymi praktykami.
Pełna księgowość a uproszczona ewidencja w NGO
Większość większych NGO prowadzi pełną księgowość zgodnie z ustawą o rachunkowości. Oznacza to obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych (dzienników, kont, ewidencji dokumentów), sporządzania rocznego sprawozdania finansowego (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa) oraz przestrzegania zasad pamięci i ciągłości zapisów. Pełna księgowość daje szczegółowy obraz finansów organizacji, ale jest dość skomplikowana i wymaga wiedzy księgowej lub zatrudnienia księgowego.
Małe stowarzyszenia i fundacje mogą jednak skorzystać z uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów (UEPiK), jeśli spełniają określone warunki. UEPiK to specjalna uproszczona forma księgowości dostępna od 2015 roku dla niewielkich NGO, uregulowana nie ustawą o rachunkowości, ale ustawą o działalności pożytku publicznego (art. 10a) oraz odpowiednim rozporządzeniem (https://poradnik.ngo.pl/co-to-jest-uproszczona-ewidencja-przychodow-i-kosztow/). Organizacja korzystająca z UEPiK jest zwolniona z obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego oraz stosowania skomplikowanych zasad rachunkowości, co znacznie upraszcza życie księgowe. Warunkami są m.in.: brak działalności gospodarczej, brak statusu OPP (organizacji pożytku publicznego), przychody wyłącznie ze źródeł statutowych (np. darowizny, składki, dotacje) oraz niewielka skala finansowa – do końca 2024 limit przychodów uprawniający do UEPiK wynosił 100 000 zł rocznie, a od 2025 roku podniesiono go aż do 1 000 000 zł (miliona zł). Aby przejść na UEPiK, organizacja musi podjąć uchwałę (np. przez walne zebranie członków) i zgłosić ten fakt w urzędzie skarbowym do końca pierwszego miesiąca roku podatkoweg. Uwaga: nawet korzystając z uproszczonej ewidencji, NGO wciąż musi zbierać dane do rozliczenia podatku CIT i złożyć deklarację CIT-8 (zwolnienie z pełnej księgowości nie zwalnia z rozliczeń podatkowych). Ponadto UEPiK nie zawsze ułatwia życie przy realizacji projektów grantowych – darczyńcy często wymagają wyodrębnienia kosztów projektów, co przy uproszczonej ewidencji bywa trudniejsze.
Kiedy wybrać UEPiK? Uproszczona księgowość jest dobrym rozwiązaniem na start dla małych organizacji działających w ograniczonym zakresie finansowym – zmniejsza koszty i formalności. Jeśli jednak NGO planuje rozwój, pozyskiwanie większych grantów lub odpłatną działalność, warto rozważyć przejście na pełną księgowość, która lepiej odda skomplikowane operacje finansowe. Pamiętaj też, że decyzja o UEPiK nie jest automatyczna – organizacja musi sama ją podjąć i zgłosić, inaczej domyślnie obowiązuje pełna księgowość.
Obowiązki sprawozdawcze finansowe NGO
Każda organizacja pozarządowa musi raz do roku sporządzić i zatwierdzić sprawozdanie finansowe. W skład sprawozdania wchodzą: bilans, rachunek wyników (lub rachunek zysków i strat) oraz informacja dodatkowa opisująca politykę rachunkowości i objaśnienia pozycji (https://grantowo.pl/sprawozdanie-i-inne-obowiazki-ngo/). Termin sporządzenia sprawozdania to do 31 marca (jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym). Następnie sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez odpowiedni organ wskazany w statucie – np. walne zebranie członków stowarzyszenia lub zarząd fundacji – do 30 czerwca każdego roku. Po zatwierdzeniu dokument należy przekazać do odpowiednich instytucji: jeżeli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, wysyła sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (drogą elektroniczną, w ciągu 15 dni od zatwierdzenia). Jeśli zaś NGO prowadzi działalność gospodarczą, musi złożyć sprawozdanie również do KRS (sądu rejestrowego). Wyjątek: organizacje na UEPiK – jak wspomniano – nie sporządzają sprawozdania finansowego w ogóle, wystarczy im roczne rozliczenie CIT-8.
Oprócz sprawozdania finansowego, fundacje mają też ustawowy obowiązek sporządzać coroczne sprawozdanie merytoryczne z działalności (opisowe) i wysyłać je do właściwego ministra nadzorującego fundację. Stowarzyszenia nie mają takiego wymogu ustawowego, ale w praktyce wiele z nich również przygotowuje raporty roczne, by podsumować działalność i zwiększyć transparentność. Jeśli organizacja ma status OPP (pożytku publicznego), dochodzi dodatkowo obowiązek zamieszczenia sprawozdania finansowego i merytorycznego w internetowej bazie sprawozdań OPP (portal NIW – Narodowego Instytutu Wolności) – zwalnia to fundację OPP z wysyłania sprawozdania do ministra. Warto opublikować sprawozdanie finansowe i merytoryczne na stronie internetowej NGO, aby pokazać darczyńcom i interesariuszom przejrzystość finansów (https://grantowo.pl/sprawozdanie-i-inne-obowiazki-ngo/).
Rozliczanie dotacji i projektów
Dotacje to często główne źródło finansowania działań NGO, ale wiążą się z rygorystycznym rozliczaniem. Każdy grantodawca (np. urząd, fundacja grantowa) określa w umowie dotacyjnej zasady wydatkowania środków oraz wymagania sprawozdawcze. Skarbnik musi dopilnować, by wydatki z dotacji były ponoszone zgodnie z kosztorysem i terminami projektu, a wszystkie faktury i rachunki były właściwie opisane i zaksięgowane. Dobrą praktyką jest prowadzenie odrębnej ewidencji projektu – np. przy pełnej księgowości poprzez wyodrębnienie kosztów projektu na osobnych kontach analitycznych, tak aby łatwo sporządzić raport finansowy dla darczyńcy. Często wymaga się również osobnego subkonta bankowego dla projektu lub przynajmniej oznaczania przelewów tytułem projektu.
Po zakończeniu realizacji zadania publicznego lub projektu finansowanego z grantu, NGO musi przygotować sprawozdanie końcowe – zazwyczaj składające się z części finansowej (rozliczenie wydatków, tabelaryczne zestawienie kosztów) oraz części merytorycznej (opis zrealizowanych działań i osiągniętych rezultatów). Należy ściśle przestrzegać terminów złożenia sprawozdań określonych w umowie dotacji – opóźnienie lub błędy mogą skutkować koniecznością zwrotu części środków. Rozliczając dotację, pamiętaj: niektóre koszty mogą być niekwalifikowalne (nie podlegają finansowaniu) – np. wydatki niezgodne z umową lub poniesione poza czasem trwania projektu. Wszystkie faktury powinny być opisane (na odwrocie) przez co najmniej podanie numeru umowy dotacyjnej, nazwy projektu, pozycji kosztorysu, której dotyczą, oraz źródła finansowania. W przypadku wątpliwości co do kwalifikowalności wydatku lepiej skonsultować się z grantodawcą przed jego poniesieniem.
Kontrola i archiwizacja: Dokumenty finansowe projektów (dowody księgowe, umowy, potwierdzenia płatności) należy przechowywać przez wskazany okres – zwykle 5 lat lub dłużej, zgodnie z wymogami dotacji. Projekty mogą zostać skontrolowane zarówno przez donatora, jak i organy skarbowe, więc porządek w papierach jest kluczowy. Dobrą praktyką jest przygotowanie segregatora (lub cyfrowej chmury) zawierającego kompletną dokumentację każdego projektu – ułatwi to tworzenie sprawozdań i ewentualną kontrolę.
Podatek dochodowy (CIT) w organizacji pozarządowej
Organizacje pozarządowe są podmiotami prawnymi i formalnie podlegają podatkowi CIT (podatkowi dochodowemu od osób prawnych), chociaż w wielu przypadkach korzystają ze zwolnień i faktycznie nie płacą podatku. Każda NGO ma obowiązek złożyć roczną deklarację CIT-8 do urzędu skarbowego – do końca marca za rok poprzedni – nawet jeśli nie osiągnęła żadnych dochodów podlegających opodatkowaniu (składa się wtedy deklarację zerową). Zeznanie CIT-8 składa się elektronicznie, podpisane kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej (np. członka zarządu zgłoszonego na UPL-1). Niezłożenie CIT-8 w terminie może skutkować karą, ale jeśli zdarzy się opóźnienie, warto złożyć brakującą deklarację wraz z tzw. czynnym żalem.
Czy NGO płaci CIT? Zasadniczo dochody organizacji wykorzystywane na jej cele statutowe (społecznie użyteczne) mogą korzystać ze zwolnienia z CIT na mocy art. 17 ust.1 pkt 4 ustawy o CIT. Oznacza to, że jeśli stowarzyszenie czy fundacja prowadzi działalność w sferze pożytku publicznego (np. oświata, kultura, pomoc społeczna, sport, ekologia) i przeznacza dochód na taką działalność statutową, to ten dochód jest wolny od podatku dochodowego. Dodatkowo same niektóre źródła przychodów NGO są zwolnione z CIT z mocy ustawy – np. składki członkowskie (art. 17 ust.1 pkt 40 CIT) oraz dotacje z budżetu państwa lub samorządu (art. 17 ust.1 pkt 47 CIT) są zwolnione niezależnie od przeznaczenia. Również darowizny otrzymane na cele statutowe oraz przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego mogą być zwolnione jako dochody przeznaczone na działalność statutową (w ramach wspomnianego art. 17 ust.1 pkt 4)l. W praktyce więc większość typowych przychodów NGO (składki, dotacje, darowizny, 1% podatku, wpływy z nieodpłatnej i odpłatnej działalności statutowej) nie podlega opodatkowaniu CIT, o ile organizacja wydaje je na realizację swoich celów statutowych. Uwaga: zwolnienie nie działa automatycznie – organizacja musi wykazać w załączniku CIT-8/O kwoty dochodu zwolnionego i podstawę prawną zwolnienia (np. ile dochodu przeznaczono na cele oświatowe lub kulturalne)poradnik.ngo.plporadnik.ngo.pl. Niewykorzystane w danym roku środki statutowe też pozostają zwolnione, ale trzeba je wykazać i pamiętać o wydaniu w przyszłości na cele statutowe.
Kiedy NGO płaci CIT? Opodatkowaniu 19% (lub 9% jeśli przychody do 2 mln euro) podlegać będzie ta część dochodu, która nie jest przeznaczona na cele statutowe objęte zwolnieniem lub została wydatkowana niezgodnie ze statutem. Przykładowo, jeśli fundacja poniesie koszt, który nie mieści się w jej celach zapisanych w statucie, to dochód uzyskany na pokrycie tego kosztu traci zwolnienie podatkowe i od takiej kwoty należałoby zapłacić podatek dochodowy! Opodatkowane będą też dochody z działalności typowo komercyjnej nieprzeznaczone na cele pożytku publicznego. Wreszcie, odsetki od zaległości podatkowych lub składek ZUS nie są kosztem uzyskania przychodu i jeśli NGO musi je zapłacić, to odpowiednio ta kwota dochodu nie korzysta ze zwolnienia.
Podsumowując CIT: Co roku do 31 marca złóż CIT-8 (z załącznikami CIT-8/O, ewentualnie CIT-D jeśli otrzymano darowizny) (https://poradnik.ngo.pl/cit8-obowiazkiem-kazdej-organizacji-pozarzadowej). Prawdopodobnie wykażesz zero podatku do zapłaty, ale musisz prawidłowo wykazać dochody zwolnione. Pamiętaj o archiwizacji kopii zeznania i UPO (urzędowego potwierdzenia odbioru) przez minimum 5 lat. Dla bezpieczeństwa upewnij się też, że statut twojej organizacji obejmuje wszystkie dziedziny, w jakich faktycznie działacie – bo tylko na takie cele możesz korzystać ze zwolnienia CIT.
Podatek VAT w organizacji pozarządowej
VAT (podatek od towarów i usług) obowiązuje organizacje na takich samych zasadach jak firmy, ale wiele NGO w praktyce pozostaje poza VAT ze względu na charakter swojej działalności. Jeśli organizacja nie prowadzi sprzedaży towarów lub usług (działa głównie w oparciu o darowizny, składki, dotacje), to nie ma czynności opodatkowanych VAT i nie musi się rejestrować jako podatnik VAT. Nawet gdy organizacja prowadzi odpłatną działalność pożytku publicznego (czyli sprzedaje usługi lub towary w ramach swojej misji, np. bilety na wydarzenie kulturalne), może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT – jeśli jej roczne przychody ze sprzedaży nie przekraczają limitu (obecnie 200 000 zł netto rocznie, stan na 2025 r.). W praktyce wiele małych stowarzyszeń i fundacji nie przekracza tej kwoty, więc pozostaje nievatowcami.
Warto zaznaczyć, że darowizny, dotacje, składki członkowskie nie podlegają VAT, bo nie wiążą się ze świadczeniem wzajemnym – są jednostronnym przysporzeniem dla organizacji. Zatem finansowanie NGO z takich źródeł nie powoduje powstania obowiązku podatku VAT. Uwaga jednak na umowy sponsorskie: jeżeli sponsor daje środki w zamian za określone świadczenie (np. reklamę logo), to jest to już odpłatna usługa reklamowa, a nie darowizna. Taka czynność podlega VAT (chyba że NGO jest zwolniona podmiotowo lub przedmiotowo). Należy więc odpowiednio dokumentować umowy – rozróżniać darowizny (bez świadczeń zwrotnych) od sponsoringu (świadczenie za świadczenie).
Jeśli organizacja zdecyduje się zostać czynnym podatnikiem VAT (lub przekroczy limit zwolnienia), musi zarejestrować się na formularzu VAT-R, prowadzić rejestry sprzedaży i zakupów, składać deklaracje JPK_V7 co miesiąc/kwartał i oczywiście rozliczać podatek. Bycie vatowcem ma sens, gdy NGO prowadzi znaczącą działalność odpłatną lub gospodarczą i ponosi dużo kosztów z VAT (wtedy może odliczać VAT naliczony). Większość typowych NGO wybiera jednak pozostanie poza VAT ze względu na ograniczoną skalę odpłatnej działalności oraz dodatkową biurokrację związaną z VAT.
W kontekście VAT warto wspomnieć o pewnych zwolnieniach dla OPP: Przepisy przewidują zwolnienie z VAT dla nieodpłatnej pomocy charytatywnej w formie darowizn żywności – żywność przekazana przez sklepy czy producentów na rzecz OPP z przeznaczeniem na cele charytatywne jest zwolniona z VAT (pod pewnymi warunkami dokumentacyjnymi). Ponadto, gdy OPP sprzedaje rzeczy otrzymane wcześniej jako darowizny (np. na charytatywnych aukcjach, kiermaszach) lub rzeczy kupione za pieniądze zebrane publicznie, taka sprzedaż może korzystać ze zwolnienia z VAT – oczywiście znów po spełnieniu wymogów (identyfikacja darczyńców powyżej pewnej kwoty, posiadanie faktur zakupu itp.). Zwolnienia te mają na celu wspieranie organizacji pożytku publicznego w działalności dobroczynnej.
Podsumowując VAT: Jeśli Twoja organizacja nie sprzedaje towarów/usług powyżej limitu 200 tys. zł, możesz korzystać ze zwolnienia i nie rejestrować się do VAT. W razie wątpliwości co do konkretnej aktywności (np. płatne szkolenie, sprzedaż gadżetów) – skonsultuj z księgowym, czy to już podlega VAT. Gdy NGO jest zwolniona z VAT, na wystawianych rachunkach/fakturach umieszcza adnotację „zwolniony podmiotowo z VAT”. Pamiętaj też, że nawet zwolniona organizacja musi płacić VAT od ewentualnego importu usług czy zakupów zagranicznych powyżej pewnych kwot (mechanizm odwrotnego obciążenia), ale to rzadsze przypadki.
Podatek od nieruchomości i inne podatki lokalne
Jeśli organizacja pozarządowa jest właścicielem lub posiadaczem nieruchomości (np. ma lokal, biuro, budynek, działkę), co do zasady ciąży na niej podatek od nieruchomości – taki sam jak na innych podmiotach. Stawki ustala gmina i zależą od powierzchni oraz przeznaczenia nieruchomości. Dobra wiadomość dla organizacji o statusie OPP: organizacje pożytku publicznego są zwolnione z podatku od nieruchomości w części, w której nieruchomość jest zajęta na nieodpłatną działalność pożytku publicznego. Oznacza to, że jeśli np. stowarzyszenie OPP bezpłatnie udostępnia biuro na prowadzenie swojej działalności statutowej (porady, zajęcia dla podopiecznych), to nie płaci za ten metraż podatku od nieruchomości. Jeżeli natomiast część budynku jest wykorzystywana na działalność odpłatną (np. odpłatne szkolenia) – podatek może być naliczony według obniżonych maksymalnych stawek specjalnie przewidzianych dla OPP (np. w 2025 r. maksymalnie 6,88 zł/m² dla budynków). Organizacje niemające statusu OPP mogą ewentualnie występować do gminy o ulgę lub zwolnienie lokalne, ale to zależy od decyzji radnych (nie ma ogólnej ulgi ustawowej poza OPP).
Inne podatki lokalne mogące dotyczyć NGO to np. podatek od środków transportowych (gdy organizacja ma samochód ciężarowy lub autobus – zwykle jednak NGO tego nie mają) czy podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC). PCC może wystąpić np. gdy fundacja pożycza od kogoś pieniądze na procent lub kupuje nieruchomość. Ustawa zwalnia OPP z PCC, jeśli dana czynność cywilnoprawna dotyczy ich nieodpłatnej działalności pożytku publicznego. Przykład: jeśli OPP otrzymuje darowiznę nieruchomości na cele statutowe, powinna być zwolniona z PCC od tej umowy darowizny. Natomiast gdyby organizacja prowadziła działalność gospodarczą i np. kupowała samochód – zapłaci PCC chyba że skorzysta z ogólnych wyłączeń (przy zakupie od firmy jest VAT zamiast PCC).
Zwolnienia i ulgi podatkowe dla organizacji pozarządowych
Podsumujmy najważniejsze zwolnienia podatkowe dla NGO przewidziane w polskim prawie (poza zwolnieniami w CIT i VAT omówionymi wyżej):
- Zwolnienia w CIT: Jak wspomniano, art. 17 ustawy o CIT zwalnia większość dochodów przeznaczonych na cele statutowe pożytku publicznego. Dodatkowo organizacje OPP mają prawo do szerszego zwolnienia – ich dochody przeznaczone na jakiekolwiek cele statutowe (pożytku publicznego) są zwolnione z CIT, z wyjątkiem dochodów z działalności gospodarczej. Czyli OPP mogą korzystać zarówno ze zwolnień „zwykłych” (art. 17 pkt 4) jak i specjalnego zwolnienia dla OPP (art. 17 pkt 6), co praktycznie oznacza, że dopóki OPP wydaje pieniądze na swoją działalność pożytku publicznego, nie płaci CIT.
- Podatek od nieruchomości: Pełne zwolnienie dla OPP na nieruchomości używane do działalności nieodpłatnej pożytku, oraz obniżone stawki dla działalności odpłatnej OPP. Inne NGO – brak ustawowego zwolnienia, ale można szukać lokalnych uchwał zwalniających organizacje z tego podatku.
- Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC): Zwolnienie dla OPP pod warunkiem, że dana czynność (np. umowa) dotyczy ich działalności nieodpłatnej pożytku publicznego. Np. jeśli OPP podpisuje umowę nieodpłatnego użyczenia sprzętu, nie zapłaci PCC.
- Opłata skarbowa: OPP nie płacą opłat skarbowych przy załatwianiu spraw urzędowych związanych z ich nieodpłatną działalnością (np. gdy składają wniosek o jakieś zezwolenie, zaświadczenie potrzebne do działań społecznych).
- Opłaty sądowe: Organizacje OPP są zwolnione z opłat sądowych, np. za wpisy do KRS, oprócz spraw dotyczących ich działalności gospodarczej (czyli jeśli fundacja prowadzi biznes, to za wpis zmian dot. biznesu zapłaci). Dla NGO niemających statusu OPP takie zwolnienie nie przysługuje i np. zmiana wpisu w KRS kosztuje 150 zł.
Podsumowując, organizacje pozarządowe nie są całkowicie zwolnione z podatków (to częsty mit), ale prawo przewiduje liczne ulgi i zwolnienia zależne od charakteru działalności i statusu OPP (https://poradnik.ngo.pl/jakie-podatki-dotycza-organizacji-pozarzadowych). Zadaniem skarbnika jest znać te preferencje i z nich korzystać – np. terminowo składać CIT-8 by wykazać zwolnione dochody, pilnować by wydatki były zgodne ze statutem, czy też zgłaszać w gminie posiadane nieruchomości do zwolnienia jako OPP. Dobre prowadzenie księgowości i podatków pozwoli organizacji uniknąć problemów prawnych, a przede wszystkim zachować więcej środków na działalność statutową dzięki przysługującym zwolnieniom.
Źródła zewnętrzne warte polecenia:
