Rozliczenie dotacji NGO – jak prowadzić dokumentację projektu od pierwszego dnia?
Rozliczenie dotacji zaczyna się w dniu startu projektu. Jeśli organizacja czeka z dokumentacją do końca, zwykle jest już za późno. Brakuje list obecności, zdjęć, zgód, opisów faktur, potwierdzeń płatności, screenów z promocji i dowodów rezultatów.
Dobrze prowadzona dokumentacja chroni organizację, zarząd, zespół i środki publiczne.
Dokumentacja formalna
Na początku projektu przygotuj folder zawierający:
- umowę dotacyjną,
- wniosek,
- budżet,
- harmonogram,
- aneksy,
- korespondencję z grantodawcą,
- decyzje zarządu,
- pełnomocnictwa,
- procedury zakupowe,
- wytyczne promocji.
Dokumentacja finansowa
Każdy wydatek powinien mieć:
| Dokument | Po co? |
| faktura/rachunek | potwierdza zakup |
| umowa | określa zakres usługi |
| protokół odbioru | potwierdza wykonanie |
| opis faktury | wiąże koszt z projektem |
| potwierdzenie przelewu | potwierdza płatność |
| rozeznanie rynku | potwierdza racjonalność ceny |
| ewidencja sprzętu | potwierdza majątek |
Nie wystarczy mieć faktury. Trzeba jeszcze pokazać, że koszt był potrzebny, kwalifikowalny i związany z projektem.
Przeczytaj również w bazie wiedzy Grantowo.pl
Jeśli przygotowujesz organizację do pozyskiwania środków, sprawdź także powiązane poradniki:
- Granty i dotacje dla NGO – jak szukać naborów, wybierać konkursy i przygotować organizację do aplikowania.
- Wniosek o dotację – jak opisać problem, cele, działania, rezultaty i wskaźniki.
- Budżet i rozliczenie dotacji – jak planować koszty, wkład własny, faktury i sprawozdanie.
- Zakładanie i prowadzenie NGO – statut, KRS, zarząd, dokumenty i pierwsze obowiązki.
- Księgowość, podatki i obowiązki NGO – CIT-8, sprawozdanie finansowe, KSeF, VAT i dokumenty księgowe.
- Finansowanie NGO poza grantami – darowizny, fundraising, sponsoring, działalność odpłatna i 1,5% podatku.
- Wolontariat, zespół i bezpieczeństwo – wolontariusze, zatrudnianie, standardy ochrony małoletnich i praca z uczestnikami.
- Promocja, SEO i cyfrowa wiarygodność NGO – strona internetowa, raport roczny, newsletter i widoczność organizacji.
Grantowo.pl pomaga organizacjom nie tylko znaleźć granty, ale też przygotować się do ich zdobycia, realizacji i rozliczenia.
Dokumentacja uczestników
Jeśli projekt obejmuje uczestników, zbieraj:
- formularze rekrutacyjne,
- zgody na udział,
- klauzule RODO,
- zgody na wizerunek,
- listy obecności,
- ankiety,
- testy przed i po,
- potwierdzenia odbioru materiałów,
- zaświadczenia.
Przy dzieciach i młodzieży konieczne są zgody rodziców lub opiekunów oraz standardy bezpieczeństwa.
Dokumentacja merytoryczna
Grantodawca powinien zobaczyć, że projekt faktycznie się odbył. Zbieraj:
- programy zajęć,
- scenariusze,
- prezentacje,
- materiały edukacyjne,
- zdjęcia,
- nagrania,
- raporty cząstkowe,
- notatki koordynatora,
- publikacje,
- linki do rezultatów.
Dokumentacja promocji
Promocja często jest obowiązkiem umownym. Archiwizuj:
- plakaty,
- grafiki,
- posty,
- screeny,
- linki,
- informacje prasowe,
- zdjęcia oznakowania,
- wydruki strony,
- statystyki zasięgu.
Sprawozdanie końcowe
Sprawozdanie powinno być łatwe do napisania, jeśli dokumenty były zbierane na bieżąco. Dobre sprawozdanie zawiera:
- opis zrealizowanych działań,
- osiągnięte rezultaty,
- wskaźniki,
- wyjaśnienie zmian,
- rozliczenie kosztów,
- informację o wkładzie własnym,
- załączniki,
- wnioski na przyszłość.
Popularne pytania
Czy listy obecności są konieczne?
Jeśli projekt obejmuje uczestników, listy obecności są jednym z najważniejszych dowodów realizacji.
Czy zdjęcia wystarczą do rozliczenia?
Nie. Zdjęcia pomagają, ale nie zastępują dokumentów finansowych, list obecności i rezultatów.
Czy można poprawiać dokumenty po projekcie?
Można uzupełniać braki, ale nie należy tworzyć dokumentacji fikcyjnie ani chaotycznie po czasie.
Czy każdy koszt musi mieć opis?
W projekcie grantowym każdy koszt finansowany z dotacji powinien być opisany i powiązany z budżetem.
Co zrobić, jeśli działanie się zmieniło?
Trzeba sprawdzić umowę i poinformować grantodawcę, jeśli zmiana wymaga zgody lub aneksu.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
