Czy fundacja musi mieć księgowego?
Najkrótsza odpowiedź
Fundacja musi prowadzić księgowość, ale nie zawsze musi zatrudniać księgowego na etat. Może korzystać z biura rachunkowego, księgowego zewnętrznego albo prowadzić księgowość samodzielnie, jeśli ma odpowiednie kompetencje. Zarząd nadal odpowiada za finanse organizacji.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że organizacja pozarządowa musi zdecydować, którą formę księgowania przyjmie: pełną księgowość albo uproszczoną ewidencję, jeśli spełnia warunki.
Dlaczego księgowość jest ważna?
Fundacja przyjmuje darowizny, dotacje, faktury, wynagrodzenia, składki, opłaty albo środki projektowe. Każdy pieniądz musi być ujęty w dokumentacji.
Księgowość jest szczególnie ważna przy grantach, bo trzeba umieć pokazać:
- ile środków otrzymano,
- ile wydano,
- na jakie koszty,
- z jakiego źródła,
- w ramach której pozycji budżetu,
- czy koszt był kwalifikowalny,
- czy został zapłacony w terminie.
Czy mała fundacja może działać bez biura rachunkowego?
Teoretycznie może, ale praktycznie jest to ryzykowne. Nawet mała fundacja ma obowiązki: dokumenty księgowe, CIT, sprawozdania, umowy, darowizny, KSeF, rozliczenia projektów. Jeśli zarząd nie ma kompetencji księgowych, lepiej skorzystać z pomocy specjalisty.
Co powinien rozumieć zarząd?
Zarząd nie musi księgować sam, ale powinien rozumieć:
| Obszar | Minimum wiedzy |
| budżet | ile mamy środków |
| dotacje | które koszty są projektowe |
| faktury | kto je opisuje |
| CIT | kiedy składamy |
| sprawozdanie | kto przygotowuje |
| KSeF | kto odbiera faktury |
| rachunek bankowy | kto zatwierdza przelewy |
Księgowy a koordynator projektu
Księgowy nie zastąpi koordynatora. Księgowy zaksięguje dokument, ale to koordynator wie, czy faktura dotyczy warsztatów, materiałów, promocji czy ewaluacji.
Najlepszy model to współpraca:
- koordynator opisuje merytorycznie,
- księgowy księguje i weryfikuje,
- zarząd zatwierdza i nadzoruje.
Przeczytaj również w bazie wiedzy Grantowo.pl
Jeśli porządkujesz finanse fundacji albo przygotowujesz organizację do dotacji, sprawdź także:
- Księgowość, podatki i obowiązki NGO – CIT-8, sprawozdanie finansowe, KSeF, VAT i dokumenty księgowe: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/ksiegowosc-podatki-obowiazki-ngo/
- Księgowość dla organizacji pozarządowej – poradnik krok po kroku – podstawy prowadzenia księgowości NGO: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-organizacji-pozarzadowej-poradnik-krok-po-kroku/
- Księgowość dla stowarzyszenia lub fundacji – tłumaczymy, jak to zrobić – praktyczny poradnik finansowy: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-stowarzyszenia-lub-fundacji-tlumaczymy-jak-to-zrobic/
- Co grozi za brak sprawozdania finansowego fundacji? – ryzyka formalne i organizacyjne: https://grantowo.pl/co-grozi-za-brak-sprawozdania-finansowego-fundacji/
- Czy fundacja i stowarzyszenie muszą składać sprawozdania? – podstawowe obowiązki sprawozdawcze NGO: https://grantowo.pl/czy-fundacja-i-stowarzyszenie-musza-skladac-sprawozdania/
- Sprawozdanie i inne obowiązki NGO – roczny kalendarz formalny organizacji: https://grantowo.pl/sprawozdanie-i-inne-obowiazki-ngo/
Grantowo.pl pomaga organizacjom nie tylko znaleźć granty, ale też przygotować się do ich zdobycia, realizacji i rozliczenia.
Szukasz grantów dla fundacji?
Sprawdź aktualny katalog naborów: https://grantowo.pl/
Baza wiedzy Grantowo.pl: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
Popularne pytania
Czy fundacja bez przychodów musi prowadzić księgowość?
Tak, organizacja musi prowadzić ewidencję finansów nawet przy małej aktywności.
Czy księgowy odpowiada za błędy?
Księgowy może ponosić odpowiedzialność umowną, ale zarząd odpowiada za organizację.
Czy księgowość można finansować z dotacji?
Często tak, jeśli regulamin dopuszcza koszty obsługi projektu.
Czy fundacja może prowadzić uproszczoną ewidencję?
Tylko jeśli spełnia warunki przewidziane dla takiej formy.
Kiedy koniecznie skorzystać z księgowego?
Przy dotacjach, działalności odpłatnej, wynagrodzeniach, VAT, KSeF albo większej liczbie dokumentów.
