Prowadzenie organizacji pozarządowej (fundacji czy stowarzyszenia) to nie tylko realizowanie szczytnych celów społecznych, ale także konieczność przestrzegania wielu przepisów prawa. Zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia podlegają konkretnym ustawom regulującym ich działalność i muszą działać zgodnie z prawem – od wymogów rejestracyjnych, przez obowiązki sprawozdawcze, po przepisy podatkowe i ochronę danych osobowych)(grantowo.pl). Poniżej przedstawiamy najważniejsze obowiązki prawne i obszary, na które powinna zwracać uwagę każda organizacja pozarządowa w Polsce, aby działać bezpiecznie i zgodnie z przepisami.
1. Podstawa prawna działania – ustawa o fundacjach i Prawo o stowarzyszeniach
Działalność NGO opiera się na dwóch głównych aktach prawnych. Fundacje działają w oparciu o Ustawę o fundacjach z 1984 r., która określa m.in. że fundację może ustanowić osoba fizyczna lub prawna, przeznaczając na ten cel określony majątek (fundusz założycielski)(grantowo.pl). Fundacja nie ma członków; jest powoływana przez fundatora w celu realizacji wskazanych celów społecznie użytecznych, a kieruje nią zarząd (fundator może, ale nie musi być w zarządzie). Z kolei stowarzyszenia regulowane są Prawem o stowarzyszeniach z 1989 r. – stowarzyszenie to dobrowolne zrzeszenie co najmniej 7 osób, o demokratycznej strukturze, gdzie najwyższą władzą jest walne zebranie członków wybierające zarząd i organ kontroli (komisję rewizyjną)(grantowo.pl). Stowarzyszenie uzyskuje osobowość prawną w momencie wpisu do KRS i od tego czasu ma obowiązek m.in. prowadzić dokumentację członkowską, księgowość oraz składać przewidziane prawem sprawozdania(grantowo.pl). Inną, uproszczoną formą jest stowarzyszenie zwykłe (min. 3 osoby, rejestracja w starostwie), ale ono – z uwagi na brak osobowości prawnej – ma poważne ograniczenia w działalności (np. brak możliwości prowadzenia działalności gospodarczej czy przyjmowania niektórych darowizn)(grantowo.pl). Podsumowując: każda NGO musi działać w ramach odpowiedniej ustawy – fundacja zgodnie z ustawą o fundacjach, a stowarzyszenie zgodnie z prawem o stowarzyszeniach – oraz realizować cele i zadania opisane w swoim statucie.
2. Działanie zgodnie ze statutem
Statut organizacji pozarządowej to jej najważniejszy wewnętrzny akt – określa cele działania, struktury i kompetencje organów, zasady prowadzenia działalności i gospodarowania majątkiem. Zarówno fundacja, jak i stowarzyszenie muszą ściśle działać w granicach wyznaczonych przez swój statut(grantowo.pl). Oznacza to, że wszystkie podejmowane projekty i inicjatywy powinny mieścić się w celach statutowych. Działania wykraczające poza te cele są prawnie niedopuszczalne – np. jeśli w statucie stowarzyszenia zapisano, że celem jest promocja sportu, to organizacja nie może nagle realizować projektu z zupełnie innej dziedziny (np. ochrony zabytków) bez wcześniejszej zmiany statutu(grantowo.pl). W praktyce, gdy organizacja chce poszerzyć zakres działalności lub rozpocząć nowy typ aktywności, powinna najpierw formalnie zmienić statut (uchwałą walnego zebrania w stowarzyszeniu lub decyzją fundatora/rady fundacji) i zgłosić tę zmianę do KRS. Niedopuszczalne jest ignorowanie zapisów statutu – organy nadzoru mogą zakwestionować czynności niezgodne ze statutem, a w skrajnych przypadkach nawet zażądać wprowadzenia zmian lub zawiesić władze organizacji.
3. Aktualizacja danych w KRS
Każda organizacja pozarządowa wpisana do KRS ma prawny obowiązek zgłaszania wszelkich zmian istotnych danych do rejestru. Dotyczy to m.in. zmiany adresu siedziby, składu zarządu lub innych organów, zmiany sposobu reprezentacji, a także przyjęcia nowego statutu lub jego zmian(grantowo.pl). Zgłoszenia należy dokonać niezwłocznie – przepisy wskazują zazwyczaj 7 dniowy termin od zdarzenia. Zmiany zgłasza się na odpowiednich formularzach KRS, dołączając protokoły i uchwały potwierdzające zaistniałe zmiany(grantowo.pl). Brak aktualizacji wpisu w KRS może skutkować konsekwencjami: sąd rejestrowy może wezwać organizację do złożenia wyjaśnień lub nałożyć grzywnę za opóźnienie. Co więcej, posługiwanie się nieaktualnymi danymi zmniejsza wiarygodność NGO – np. jeśli w KRS widnieje nieaktualny zarząd, mogą wystąpić problemy przy podpisywaniu umów czy ubieganiu się o granty (gdyż w dokumentach trzeba okazać aktualny odpis KRS)(grantowo.pl). Dlatego dbanie o bieżące aktualizowanie KRS to podstawowy obowiązek formalny fundacji i stowarzyszeń.
4. Obowiązki sprawozdawcze – finansowe i merytoryczne
Kluczowym aspektem prawnym działalności NGO jest transparentność finansowa. Organizacje pozarządowe muszą prowadzić rzetelną księgowość oraz składać roczne sprawozdania finansowe, a często także sprawozdania merytoryczne ze swojej działalności. Fundacje są zobligowane do sporządzania rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, które przesyłają do właściwego ministra nadzorującego (wynika to z ustawy o fundacjach)(grantowo.pl). Stowarzyszenia rejestrowe składają sprawozdanie finansowe do KRS; te posiadające status OPP dodatkowo publikują sprawozdania w internetowej bazie prowadzonej przez Narodowy Instytut Wolności oraz udostępniają je publicznie. Niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych jest poważnym naruszeniem: za niezłożenie sprawozdania finansowego ustawa o rachunkowości przewiduje dla członków zarządu kary grzywny sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych(grantowo.pl), a w skrajnych wypadkach sąd może zdecydować o wykreśleniu organizacji z KRS (faktycznie rozwiązując fundację czy stowarzyszenie)(grantowo.pl). Brak sprawozdań to także utrata zaufania – organizacja, która nie rozlicza się ze swojej działalności, może zostać wykluczona z konkursów dotacyjnych czy stracić wiarygodność w oczach darczyńców(grantowo.pl). Dlatego składanie sprawozdań w terminie jest absolutnie fundamentalne – potwierdza rzetelność NGO wobec sponsorów, partnerów i beneficjentów oraz zapewnia stabilność prawną funkcjonowania(grantowo.pl).
5. Obowiązki podatkowe i dokumentacyjne
NGO, mimo że nie działa dla zysku, podlega również niektórym obowiązkom podatkowym i dokumentacyjnym. Fundacje i stowarzyszenia (jako osoby prawne) mają obowiązek składać zeznanie roczne CIT-8 do urzędu skarbowego – nawet jeśli korzystają ze zwolnień i nie płacą podatku dochodowego, deklarację złożyć muszą. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować nałożeniem kary finansowej przez fiskusa(grantowo.pl). Jeżeli organizacja zatrudnia pracowników na umowę o pracę lub zlecenia, musi przestrzegać przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych – m.in. terminowo odprowadzać składki ZUS, prowadzić dokumentację pracowniczą i przestrzegać norm czasu pracy. Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy mogą nakładać grzywny za rażące naruszenia praw pracowników(grantowo.pl). Ponadto, NGO prowadzące działalność gospodarczą muszą spełniać wszelkie wymogi związane z tą działalnością (np. mieć wyodrębnioną księgowość dla firmy, składać dodatkowe sprawozdania). Wreszcie, organizacje realizujące projekty dotacyjne muszą skrupulatnie rozliczać wydatkowanie środków zgodnie z umowami – każde naruszenie (wydatkowanie niezgodne z celem, brak wymaganych dokumentów) może skutkować koniecznością zwrotu dotacji.
6. Ochrona danych osobowych (RODO)
Większość organizacji pozarządowych przetwarza dane osobowe – czy to danych członków, wolontariuszy, beneficjentów pomocy, czy darczyńców. W związku z tym NGO podlegają Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych (RODO) tak samo jak firmy czy instytucje publiczne(grantowo.pl). Fundacja czy stowarzyszenie powinny wdrożyć podstawowe zasady ochrony danych: przetwarzać dane tylko na podstawie odpowiedniej przesłanki prawnej (np. zgody, umowy, obowiązku prawnego)(grantowo.pl), prowadzić rejestr czynności przetwarzania (chyba że są naprawdę małymi podmiotami, co zwalnia z części obowiązków)(grantowo.pl), zabezpieczać dane przed wyciekiem i spełniać obowiązek informacyjny wobec osób, których dane zbierają. Choć wydaje się to skomplikowane, istnieją poradniki jak wdrożyć RODO w NGO krok po kroku. Naruszenie przepisów o ochronie danych może mieć poważne konsekwencje: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych może nałożyć na organizację kary finansowe sięgające nawet miliona złotych (teoretycznie do 20 mln euro, ale w praktyce dla małych NGO byłyby to raczej niższe kwoty)(grantowo.pl). Ważniejsze jednak, że wyciek danych np. darczyńców czy podopiecznych powoduje utratę reputacji i zaufania społecznego. Dlatego każda organizacja powinna przywiązywać dużą wagę do RODO – przeszkolić zespół z zasad ochrony danych, stosować odpowiednie zabezpieczenia (hasła, szyfrowanie, ograniczony dostęp) i dokumentować, że dba o prywatność.
7. Odpowiedzialność członków zarządu
Warto mieć świadomość, że zaniedbania w obowiązkach prawnych mogą w konsekwencji obciążyć osobiście członków zarządu. Co prawda wszelkie kary administracyjne czy podatkowe nakładane są formalnie na organizację (jako osobę prawną), ale jeśli ta nie ma majątku, to organy państwa mogą dochodzić należności od osób odpowiedzialnych. Przykładowo, niezapłacony podatek czy grzywna skarbowa może być egzekwowana z prywatnego majątku członka zarządu, jeśli organizacja nie ma środków(grantowo.pl). Również wierzyciele (np. kontrahenci, którym NGO nie zapłaciła za usługę) mogą pozywać członków zarządu na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego, gdy wykażą rażące niedbalstwo. Członkowie zarządu odpowiadają też za szkodę wyrządzoną działaniem niezgodnym z prawem lub statutem – np. gdy zaciągną zobowiązania bez upoważnienia. Z tego powodu osoby kierujące fundacją czy stowarzyszeniem powinny działać z należytą starannością i zawsze w granicach prawa. Dobrą praktyką jest wykupienie ubezpieczenia OC członków zarządu, które chroni osobisty majątek w razie roszczeń wynikłych z błędów w zarządzaniu organizacją.
Podsumowanie: Świadomość obowiązków prawnych to obowiązkowy element zarządzania każdą organizacją pozarządową. Dbanie o terminowe rozliczenia finansowe, aktualizację danych w KRS, przestrzeganie przepisów o rachunkowości, prawie pracy czy RODO przekłada się nie tylko na uniknięcie kar, ale buduje także wiarygodność NGO. Organizacja przejrzysta i działająca zgodnie z prawem zyskuje zaufanie wolontariuszy, darczyńców oraz instytucji publicznych. Dzięki temu może skupić się na realizacji swojej misji, zamiast borykać się z problemami prawnymi. Warto pamiętać, że staranne przestrzeganie przepisów chroni organizację przed ryzykiem – a w sektorze pozarządowym reputacja i zaufanie są równie cenne, co pozyskane fundusze.
