Najważniejszy obowiązek w roku – kiedy trzeba złożyć sprawozdanie finansowe?
Przygotowanie sprawozdania finansowego to kluczowy obowiązek każdej organizacji pozarządowej działającej w Polsce, a zarazem jedna z najważniejszych form raportowania przed partnerami, grantodawcami czy potencjalnymi darczyńcami. Dobrze sporządzone sprawozdanie stanowi dowód transparentności oraz profesjonalizmu i bywa nieocenionym narzędziem w budowaniu zaufania społecznego. Z kolei niedopilnowanie formalności lub popełnienie błędów księgowych może skutkować utratą reputacji, a nawet konsekwencjami prawnymi.
Jakie dokumenty finansowe są wymagane?
Pierwszym krokiem jest dokładne zgromadzenie wszystkich dokumentów finansowych z danego roku. Obejmuje to faktury, rachunki, umowy zlecenia, umowy o pracę, darowizny oraz wszelkie przychody i koszty związane z działalnością organizacji. Dla stowarzyszeń i fundacji prowadzących zarówno działalność statutową, jak i odpłatną lub gospodarczą, szczególnie ważne jest wyraźne rozdzielenie poszczególnych źródeł przychodów i kosztów. Pomoże to uniknąć niejasności i podważać ewentualne wątpliwości w trakcie kontroli.
Kiedy wszystkie dokumenty są już zebrane i posortowane, można przystąpić do sporządzenia głównych części sprawozdania finansowego: bilansu, rachunku wyników oraz informacji dodatkowej. Bilans prezentuje majątek organizacji (np. środki na koncie, wyposażenie biura) i zobowiązania (np. należności wobec urzędów, kredyty), natomiast rachunek wyników zestawia przychody oraz koszty. Dla NGO istotne jest, aby odpowiednio odzwierciedlać wydatki związane z projektami dotacyjnymi, co często wymaga precyzyjnego księgowania według źródła finansowania.
Uwaga na błędy!
Jednym z najczęstszych błędów jest niewłaściwe klasyfikowanie kosztów – zwłaszcza gdy niektóre pozycje powinny być uznane za koszty administracyjne, a inne za koszty bezpośrednie projektów. Błędem bywa również opóźnianie księgowania do ostatniej chwili, co zwiększa ryzyko przeoczenia faktur. Aby uniknąć tych problemów, warto prowadzić księgowość na bieżąco i utrzymywać regularny kontakt z księgowym (wewnętrznym lub zewnętrznym). Ponadto należy pamiętać o terminowym złożeniu sprawozdania finansowego w KRS (jeżeli jest wymagane) i przedstawić je do zatwierdzenia walnemu zgromadzeniu członków stowarzyszenia lub radzie fundacji.
Na zakończenie warto podkreślić, że starannie przygotowane sprawozdanie finansowe nie jest jedynie formalnością – staje się cennym narzędziem zarządczym. Zarząd i członkowie organizacji, analizując wyniki sprawozdania, mogą trafniej planować przyszłe projekty, budżety i strategie rozwoju. Dbałość o poprawność dokumentów księgowych wpływa także na relacje z partnerami i grantodawcami, którzy dużo chętniej wspierają NGO wykazujące się rzetelnością i przejrzystym obiegiem finansów.
