Zakładanie fundacji to ważny krok dla osób i podmiotów chcących w zorganizowany sposób realizować cele społeczne, kulturalne, edukacyjne czy charytatywne. Jedno z pierwszych pytań, które pojawiają się wśród przyszłych fundatorów, brzmi: Czy zakładając fundację, trzeba iść do notariusza? Odpowiedź brzmi: tak, w zdecydowanej większości przypadków jest to wymagane przez polskie prawo. Poniżej przedstawiamy krok po kroku, dlaczego obecność notariusza jest niezbędna, jak wygląda ten proces i na co należy zwrócić uwagę.
1. Podstawa prawna i rola notariusza
Polska ustawa o fundacjach (z 6 kwietnia 1984 r.) stanowi, że oświadczenie o ustanowieniu fundacji powinno zostać złożone w formie aktu notarialnego. Oznacza to, iż fundator (osoba fizyczna lub osoba prawna) nie może po prostu sporządzić dokumentu na zwykłej kartce papieru i go podpisać – musi udać się do kancelarii notarialnej.
Dlaczego notariusz jest potrzebny?
- Forma aktu notarialnego
Ustawodawca nakłada ten wymóg, by zapewnić przejrzystość i pewność prawną. Notariusz poświadcza tożsamość fundatora i weryfikuje, czy treść aktu jest zgodna z obowiązującymi przepisami. - Ochrona interesów fundatora
Notariusz wyjaśnia skutki prawne złożenia oświadczenia i przekazania majątku fundacji, ograniczając ryzyko pomyłek lub nadużyć. - Walor dowodowy
Akt notarialny jest dokumentem urzędowym, co w razie sporów czy kontroli ze strony organów państwowych ułatwia weryfikację jego autentyczności.
2. Jak wygląda wizyta u notariusza?
a) Przygotowanie dokumentów
Zanim udasz się do notariusza, warto mieć przy sobie:
- Dowód tożsamości (jeśli fundatorem jest osoba fizyczna),
- Dane rejestrowe (jeśli fundatorem jest osoba prawna, np. spółka),
- Projekt statutu fundacji (można przygotować wcześniej wersję roboczą) lub przynajmniej koncepcję celów, sposobu działania i organów fundacji,
- Informację o majątku wnoszonym na cele fundacji (kapitał pieniężny, nieruchomości, prawa majątkowe).
b) Sporządzenie aktu założycielskiego
Na podstawie rozmowy z fundatorem (i ewentualnych współfundatorów) notariusz spisze akt notarialny, w którym:
- Określa się cel fundacji – np. działalność charytatywna, edukacja artystyczna, wsparcie nauki.
- Wskazuje się majątek (fundusz założycielski) – np. kwotę pieniężną czy nieruchomość, która zostanie wniesiona do fundacji.
- Ustala się podstawowe zasady powoływania organów (zarząd, ewentualna rada fundacji) – choć szczegółowo będzie to zwykle ujęte w statucie.
c) Podpis i odbiór wypisu aktu
Po odczytaniu treści dokumentu, notariusz pobiera podpis fundatora (oraz współfundatorów), a następnie wydaje im wypis aktu. Wypis jest niezbędny do dalszych czynności rejestracyjnych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
3. Koszty i czas – co warto wiedzieć?
- Taksa notarialna
Opłata za sporządzenie aktu notarialnego zależy od wartości majątku wnoszonego do fundacji i obowiązujących stawek. Zazwyczaj mieści się w kilkuset złotych, ale najlepiej zapytać wybranego notariusza o orientacyjny koszt przed wizytą. - Czas trwania czynności
Sama wizyta zwykle nie trwa długo (od 30 minut do godziny), o ile dokumenty zostały dobrze przygotowane i nie ma zawiłych kwestii prawnych. Najwięcej czasu zajmuje ewentualne doprecyzowanie statutu i omówienie szczegółów celów fundacji.
4. Rejestracja w KRS po wizycie u notariusza
Akt założycielski to dopiero pierwszy krok. Aby fundacja uzyskała osobowość prawną i mogła prowadzić działalność (np. przyjmować darowizny, brać udział w konkursach dotacyjnych), należy:
- Złożyć wniosek w Krajowym Rejestrze Sądowym (formularz KRS-W20 i załączniki, w tym akt notarialny i statut),
- Opłacić wpis (ok. 250–300 zł, w tym ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym),
- Czekać na decyzję sądu rejestrowego, który – jeśli wszystko jest w porządku – nada fundacji numer KRS.
Dopiero z chwilą wpisu do KRS fundacja zaczyna formalnie istnieć jako odrębny podmiot.
5. Dlaczego obecność notariusza jest tak ważna?
- Legitymizacja i pewność prawa
Notariusz weryfikuje tożsamość fundatora i potwierdza legalność przekazanego majątku, co zabezpiecza interesy zarówno organizacji, jak i ewentualnych darczyńców. - Eliminacja błędów formalnych
Pomaga uniknąć nieścisłości czy naruszeń przepisów, które mogłyby uniemożliwić rejestrację fundacji w KRS. - Dowód autentycznej woli fundatora
Akt notarialny jest urzędowym dokumentem, trudnym do podważenia w razie sporów czy kontroli.
6. Najczęstsze pytania i wątpliwości
- Czy można sporządzić akt notarialny on-line?
Zasadniczo akt notarialny wymaga osobistego stawiennictwa w kancelarii. Choć część procedur (wniosek do KRS) można złożyć elektronicznie, akt wciąż sporządzany jest w formie tradycyjnej. - Czy fundacja może powstać bez udziału notariusza?
Nie, ustawa stanowi, że oświadczenie o ustanowieniu fundacji powinno mieć formę aktu notarialnego – brak tego etapu uniemożliwia legalną rejestrację fundacji. - Czy notariusz od razu rejestruje fundację w KRS?
Nie, notariusz tylko sporządza akt założycielski. Złożenie wniosku do KRS (wraz z opłatami) leży już po stronie fundatora (lub pełnomocnika organizacji).
Podsumowanie
Czy zakładając fundację trzeba iść do notariusza? Tak – to podstawowy wymóg prawa polskiego. Sporządzenie aktu założycielskiego w formie notarialnej stanowi konieczny krok przed rejestracją fundacji w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obecność notariusza daje pewność, że cele i sposób powołania fundacji będą zgodne z ustawą, a wniesiony majątek zostanie należycie udokumentowany. Choć wiąże się to z dodatkowymi kosztami i formalnościami, finalnie zapewnia większe bezpieczeństwo i klarowność prawną, co jest niezbędne przy realizowaniu misji społecznej, kulturalnej czy edukacyjnej fundacji.
