Koszt kwalifikowalny – co oznacza w dotacji i jak go rozpoznać?
Definicja w 30 sekund
Koszt kwalifikowalny to wydatek, który może zostać sfinansowany z dotacji zgodnie z regulaminem konkursu, umową, budżetem i zasadami rozliczania projektu. Taki koszt musi być potrzebny, racjonalny, poniesiony w odpowiednim terminie, udokumentowany i związany z działaniami projektu.
Nie każdy wydatek potrzebny organizacji jest kosztem kwalifikowalnym. Organizacja może potrzebować laptopa, remontu, paliwa albo promocji, ale jeśli regulamin konkursu nie dopuszcza takiego kosztu, nie powinien być finansowany z dotacji.
Jak rozpoznać koszt kwalifikowalny?
Koszt kwalifikowalny powinien spełniać kilka warunków:
| Warunek | Co oznacza? |
| zgodność z regulaminem | koszt jest dopuszczony w konkursie |
| zgodność z budżetem | koszt znajduje się w zatwierdzonym kosztorysie |
| związek z projektem | wydatek służy działaniom projektowym |
| racjonalność | cena jest uzasadniona |
| terminowość | koszt poniesiono w okresie kwalifikowalności |
| dokumentacja | istnieje faktura, rachunek, umowa, przelew |
| opis | dokument wskazuje projekt i pozycję budżetu |
Poradnik ngo.pl w materiałach o wydawaniu pieniędzy przez organizacje podkreśla znaczenie dokumentów potwierdzających koszty oraz ich prawidłowego opisywania.
Przykłady kosztów kwalifikowalnych
W zależności od konkursu kosztami kwalifikowalnymi mogą być:
- wynagrodzenie koordynatora,
- wynagrodzenie trenera,
- materiały edukacyjne,
- druk publikacji,
- wynajem sali,
- catering dla uczestników,
- transport,
- promocja,
- tłumacz PJM,
- obsługa księgowa projektu,
- zakup sprzętu,
- ewaluacja,
- ubezpieczenie wydarzenia.
Kluczowe jest jednak zawsze jedno: regulamin konkursu.
Koszt niekwalifikowalny
Koszt niekwalifikowalny to taki, którego nie można rozliczyć z dotacji. Może nim być koszt poniesiony poza terminem projektu, niezgodny z budżetem, nieudokumentowany, niezwiązany z działaniami albo wyraźnie zakazany w regulaminie.
Przykłady ryzykownych kosztów:
- wydatek bez faktury,
- zakup przed startem projektu,
- koszt prywatny,
- koszt niezwiązany z zadaniem,
- kara, odsetki, mandat,
- luksusowy zakup bez uzasadnienia,
- koszt wpisany po fakcie tylko po to, żeby „wydać budżet”.
Koszt kwalifikowalny a budżet
Budżet projektu powinien być zaplanowany tak, aby każdy koszt odpowiadał konkretnemu działaniu. Jeśli we wniosku są warsztaty, naturalnymi kosztami są trener, sala, materiały i promocja. Jeśli w budżecie pojawia się koszt, którego nie widać w działaniach, komisja może uznać go za słabo uzasadniony.
Najczęstsze błędy NGO
- Wpisywanie kosztu bez sprawdzenia regulaminu.
- Brak opisu faktury.
- Finansowanie kosztu spoza projektu.
- Zakup sprzętu bez uzasadnienia.
- Zbyt ogólna pozycja budżetowa.
- Brak potwierdzenia zapłaty.
- Mylenie kosztu potrzebnego z kosztem kwalifikowalnym.
Przeczytaj również w Grantowo.pl
- Czym są koszty kwalifikowane w projektach społecznych? https://grantowo.pl/czym-sa-koszty-kwalifikowane-w-projektach-spolecznych-porady-dla-fundacji-i-stowarzyszen/
- Na co można wydawać środki finansowe w fundacji i stowarzyszeniu? https://grantowo.pl/na-co-mozna-wydawac-srodki-finansowe-w-fundacji-i-stowarzyszeniu/
- Księgowość dla organizacji pozarządowej: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-organizacji-pozarzadowej-poradnik-krok-po-kroku/
- Twoja fundacja zdobyła grant albo dotację? Uważaj na te błędy: https://grantowo.pl/twoja-fundacja-zdobyla-grant-albo-dotacje-uwazaj-na-te-bledy/
Aktualne konkursy grantowe: https://grantowo.pl/
Baza wiedzy Grantowo.pl: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
Popularne pytania
Czy każdy koszt z budżetu jest kwalifikowalny?
Nie zawsze. Koszt musi być zgodny z regulaminem, umową i zasadami rozliczenia.
Czy koszt kwalifikowalny musi mieć fakturę?
Zwykle musi mieć dokument księgowy lub inny dowód zgodny z zasadami konkursu.
Czy można zmienić koszt w trakcie projektu?
Czasem tak, ale przesunięcia budżetowe mogą wymagać zgody grantodawcy.
Czy wynagrodzenie koordynatora jest kosztem kwalifikowalnym?
Często tak, jeśli regulamin dopuszcza koszty osobowe.
Czy koszt spoza terminu projektu można rozliczyć?
Zwykle nie. Termin poniesienia kosztu jest jednym z kluczowych warunków kwalifikowalności.
