Czym są koszty kwalifikowane w projektach społecznych? Porady dla Fundacji i Stowarzyszeń!

Czym są koszty kwalifikowane?

Koszty kwalifikowane to wydatki, które można sfinansować lub współfinansować z przyznanego dofinansowania. Muszą one być bezpośrednio związane z realizacją celów projektu oraz spełniać określone kryteria narzucone przez grantodawcę.

Główne cechy kosztów kwalifikowanych:

1. Zgodność z regulaminem konkursu – koszty muszą mieścić się w kategoriach określonych w dokumentacji konkursowej.
2. Zasadność – wydatki powinny być uzasadnione celami projektu i niezbędne do jego realizacji.
3. Rzetelność dokumentacji – każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (np. fakturami, rachunkami).
4. Czas realizacji – koszty muszą zostać poniesione w okresie kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie.

Jak planować koszty kwalifikowane?

1. Przeanalizuj regulamin konkursu
   Każdy program grantowy definiuje, jakie wydatki są kwalifikowane, a jakie nie. Przykłady kosztów kwalifikowanych to: wynagrodzenia, zakup materiałów, wynajem sprzętu, usługi zewnętrzne czy podróże służbowe.
2. Ustal budżet projektu
   Podziel wydatki na kategorie, np. koszty osobowe, operacyjne, inwestycyjne. Upewnij się, że każda kategoria jest zgodna z wytycznymi programu.
3. Zapewnij wkład własny
   Wiele projektów wymaga współfinansowania przez beneficjenta. Sprawdź, jaka część budżetu musi być pokryta z wkładu własnego i jakie źródła finansowania możesz wykorzystać.

Przykłady kosztów kwalifikowanych

• Koszty osobowe – wynagrodzenia, umowy o dzieło, umowy zlecenia.
• Zakup sprzętu i materiałów – np. komputery, oprogramowanie, narzędzia.
• Koszty podróży – transport, zakwaterowanie, diety.
• Promocja projektu – ulotki, plakaty, organizacja wydarzeń promocyjnych.

Na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu kosztów kwalifikowanych?

1. Dokumentacja
   Każdy wydatek musi być potwierdzony fakturą lub innym dowodem księgowym.
2. Czas kwalifikowalności
   Sprawdź, czy wydatek został poniesiony w okresie realizacji projektu.
3. Przejrzystość
   Unikaj wydatków, które mogą budzić wątpliwości. Wszystkie koszty muszą być jasno powiązane z celami projektu.

Przydatne linki:

1. Koszty kwalifikowane – wytyczne Funduszy Europejskich
2. Poradnik NGO: jak dokumentować koszty?
3. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji – FAQ