Czym są koszty kwalifikowane w projektach społecznych? Porady dla Fundacji i Stowarzyszeń!

Czym są koszty kwalifikowane?

Koszty kwalifikowane to wydatki, które można sfinansować lub współfinansować z przyznanego dofinansowania. Muszą one być bezpośrednio związane z realizacją celów projektu oraz spełniać określone kryteria narzucone przez grantodawcę.

Główne cechy kosztów kwalifikowanych:

1. Zgodność z regulaminem konkursu – koszty muszą mieścić się w kategoriach określonych w dokumentacji konkursowej.
2. Zasadność – wydatki powinny być uzasadnione celami projektu i niezbędne do jego realizacji.
3. Rzetelność dokumentacji – każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (np. fakturami, rachunkami).
4. Czas realizacji – koszty muszą zostać poniesione w okresie kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie.

---

Jak planować koszty kwalifikowane?

1. Przeanalizuj regulamin konkursu
   Każdy program grantowy definiuje, jakie wydatki są kwalifikowane, a jakie nie. Przykłady kosztów kwalifikowanych to: wynagrodzenia, zakup materiałów, wynajem sprzętu, usługi zewnętrzne czy podróże służbowe.
2. Ustal budżet projektu
   Podziel wydatki na kategorie, np. koszty osobowe, operacyjne, inwestycyjne. Upewnij się, że każda kategoria jest zgodna z wytycznymi programu.
3. Zapewnij wkład własny
   Wiele projektów wymaga współfinansowania przez beneficjenta. Sprawdź, jaka część budżetu musi być pokryta z wkładu własnego i jakie źródła finansowania możesz wykorzystać.

---

Przykłady kosztów kwalifikowanych

• Koszty osobowe – wynagrodzenia, umowy o dzieło, umowy zlecenia.
• Zakup sprzętu i materiałów – np. komputery, oprogramowanie, narzędzia.
• Koszty podróży – transport, zakwaterowanie, diety.
• Promocja projektu – ulotki, plakaty, organizacja wydarzeń promocyjnych.

---

Na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu kosztów kwalifikowanych?

1. Dokumentacja
   Każdy wydatek musi być potwierdzony fakturą lub innym dowodem księgowym.
2. Czas kwalifikowalności
   Sprawdź, czy wydatek został poniesiony w okresie realizacji projektu.
3. Przejrzystość
   Unikaj wydatków, które mogą budzić wątpliwości. Wszystkie koszty muszą być jasno powiązane z celami projektu.

---

Przydatne linki:

1. Koszty kwalifikowane – wytyczne Funduszy Europejskich
2. Poradnik NGO: jak dokumentować koszty?
3. Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji – FAQ

---