Jak opisać fakturę w projekcie grantowym?

Najkrótsza odpowiedź

Fakturę w projekcie grantowym trzeba opisać tak, aby było jasne: czego dotyczy wydatek, z jakiego projektu został sfinansowany, do której pozycji budżetowej należy, jaka część jest pokryta z dotacji, a jaka z wkładu własnego. Opis powinien też zawierać zatwierdzenie merytoryczne i finansowe.

Poradnik ngo.pl wskazuje, że dokumenty księgowe należy opisywać i przechowywać w sposób pozwalający zabezpieczyć je przed zmianami, zniszczeniem i nieuprawnionym dostępem.

Co powinien zawierać opis faktury?

Minimalny opis:

• nazwa projektu,
• numer umowy,
• nazwa działania,
• pozycja budżetowa,
• kwota z dotacji,
• kwota wkładu własnego,
• informacja o kwalifikowalności,
• data zatwierdzenia,
• podpis osoby odpowiedzialnej.

Przykład opisu faktury

Wydatek poniesiony w ramach projektu „Akademia Kompetencji Cyfrowych”, umowa nr 12/2027. Faktura dotyczy zakupu materiałów edukacyjnych dla uczestników warsztatów, pozycja budżetowa 2.1. Kwota finansowana z dotacji: 1 200 zł. Kwota wkładu własnego: 300 zł. Wydatek jest zgodny z harmonogramem, budżetem i celem projektu. Zatwierdzono merytorycznie i finansowo.

Dlaczego opis jest tak ważny?

Po roku nikt nie będzie pamiętał, dlaczego kupiono markery, catering albo usługę graficzną. Opis faktury ma wyjaśnić to osobie kontrolującej projekt.

Bez opisu może pojawić się pytanie: czy koszt był potrzebny? czy był w budżecie? czy dotyczył projektu? czy został zapłacony prawidłowo?

Częste błędy

1. Brak numeru projektu.
2. Brak pozycji budżetowej.
3. Opis „materiały” bez kontekstu.
4. Brak rozdzielenia dotacji i wkładu własnego.
5. Brak podpisu osoby zatwierdzającej.
6. Brak potwierdzenia zapłaty.
7. Faktura poza terminem projektu.

Przeczytaj również w bazie wiedzy Grantowo.pl

Jeśli rozliczasz projekt i przygotowujesz dokumenty finansowe, sprawdź także:

• Budżet i rozliczenie dotacji – koszty, wkład własny, faktury i sprawozdanie: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/budzet-i-rozliczenie-dotacji/
• Księgowość dla organizacji pozarządowej – poradnik krok po kroku – podstawy księgowości NGO: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-organizacji-pozarzadowej-poradnik-krok-po-kroku/
• Księgowość dla stowarzyszenia lub fundacji – tłumaczymy, jak to zrobić – praktyczne omówienie obowiązków: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-stowarzyszenia-lub-fundacji-tlumaczymy-jak-to-zrobic/
• Czy stowarzyszenie lub fundacja może wystawiać faktury? – kiedy faktura pojawia się po stronie NGO: https://grantowo.pl/czy-stowarzyszenie-lub-fundacja-moze-wystawiac-faktury-tlumaczymy/
• Czym są koszty kwalifikowane w projektach społecznych? – jak ocenić, czy koszt można rozliczyć: https://grantowo.pl/czym-sa-koszty-kwalifikowane-w-projektach-spolecznych-porady-dla-fundacji-i-stowarzyszen/
• Twoja fundacja zdobyła grant albo dotację? Uważaj na te błędy – najczęstsze błędy w realizacji i rozliczeniu: https://grantowo.pl/twoja-fundacja-zdobyla-grant-albo-dotacje-uwazaj-na-te-bledy/

Grantowo.pl pomaga organizacjom nie tylko znaleźć granty, ale też przygotować się do ich zdobycia, realizacji i rozliczenia.

Potrzebujesz aktualnego konkursu?

Sprawdź aktualną bazę grantów i dotacji: https://grantowo.pl/
Baza wiedzy Grantowo.pl: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/

Popularne pytania

Czy każda faktura z dotacji musi być opisana?

Tak, to bardzo dobra praktyka i często wymóg rozliczeniowy.

Czy opis faktury może być elektroniczny?

Może, jeśli organizacja ma uporządkowany system dokumentacji i akceptuje to księgowość oraz grantodawca.

Czy faktura musi mieć potwierdzenie przelewu?

Zwykle tak, jeśli koszt został opłacony przelewem.

Czy opisuje się faktury finansowane wkładem własnym?

Tak, jeśli wkład własny jest wykazywany w projekcie.

Kto powinien opisywać fakturę?

Najlepiej osoba merytorycznie odpowiedzialna za projekt, przy współpracy z księgowością.