Zdobycie grantu unijnego to nie tylko napisanie dobrego wniosku – to także wyzwanie organizacyjne. Szczególnie przy pierwszym projekcie unijnym warto odpowiednio przygotować swoją fundację czy stowarzyszenie, aby sprostać wymaganiom zarówno na etapie aplikowania, jak i późniejszej realizacji. Oto aspekty, na które należy zwrócić uwagę, zanim jeszcze klikniesz „wyślij” w generatorze wniosków.
Granty unijne dla organizacji pozarządowych – nasza checklista
1. Sprawdź zdolność formalną swojej organizacji: Upewnij się, że Twoja organizacja ma uregulowaną sytuację prawną i finansową. Sprawdź wpis w KRS (czy dane są aktualne, kto ma prawo reprezentacji), przygotuj skan statutu i ostatnie sprawozdania finansowe oraz merytoryczne – wiele konkursów wymaga ich dołączenia lub wykazania się doświadczeniem (grantowo.pl). Jeśli program unijny stawia warunek minimum 2-letniej działalności NGO lub statusu OPP, a Twoja organizacja dopiero powstała, może być konieczne odłożenie planów unijnych na później lub znalezienie partnera, który spełnia te kryteria. Publiczne szkoły czy inne jednostki bez osobowości prawnej powinny nawiązać współpracę z organem prowadzącym lub stowarzyszeniem wspierającym – inaczej nie będą mogły formalnie wystąpić o dotację(grantowo.pl).
2. Zdefiniuj misję i strategię projektu: Zanim zaczniesz aplikować, upewnij się, że Twój pomysł na projekt wynika z misji i strategii organizacji. Przeanalizuj potrzeby społeczności lub grupy, z którą pracujesz, i potwierdź, że planowane działania rzeczywiście odpowiadają na realny problem. W trakcie oceny wniosku eksperci zwracają uwagę, czy projekt wpisuje się w dotychczasową działalność organizacji. Dlatego dobrze jest mieć choćby drobne doświadczenia w obszarze, którego dotyczy projekt (np. jeśli wnioskujesz o grant na ekologię, a do tej pory zajmowałeś się wyłącznie sportem, warto wykazać, że masz już jakieś inicjatywy ekologiczne w portfolio lub chociaż ekspertów w zespole). Plan projektu stwórz jeszcze przed otwarciem formularza – określ cel główny, cele szczegółowe, rezultaty, wstępny budżet i harmonogram. Mając taki „szkielet”, łatwiej będzie wypełnić wniosek spójną treścią(grantowo.pl).
3. Zbuduj kompetentny zespół i partnerstwa: Projekty unijne, nawet te prowadzone przez małe organizacje, wymagają podziału zadań i odpowiedzialności. Z góry ustal, kto będzie kierownikiem projektu, kto zajmie się księgowością, a kto promocją i sprawozdawczością. Opisz role i doświadczenie tych osób – we wniosku często trzeba wykazać potencjał kadrowy do realizacji zadania (grantowo.pl). Jeśli zauważysz, że Twojemu zespołowi brakuje jakichś kompetencji (np. doświadczenia w szkoleniach, znajomości języka angielskiego do projektu międzynarodowego czy specjalistycznej wiedzy), rozważ nawiązanie partnerstwa. Partnerem może być inna organizacja pozarządowa, instytucja publiczna (biblioteka, dom kultury, szkoła) czy nawet firma – ważne, by wnosiła wartość dodaną. W wielu programach (np. Horyzont Europa, Erasmus+) partnerstwa są wręcz wymagane lub dodatkowo punktowane(grantowo.pl). Pamiętaj przy tym o formalnościach: przed złożeniem wniosku dobrze jest mieć podpisane listy intencyjne lub porozumienia z partnerami, potwierdzające gotowość do współpracy(grantowo.pl).
4. Oceń zasoby i przygotuj wkład własny: Zastanów się, czy Twoja organizacja dysponuje wystarczającymi zasobami, by prowadzić projekt. Czy macie odpowiednie zaplecze biurowe, sprzęt, wolontariuszy? Czy jesteście w stanie wyłożyć wkład własny, jeśli jest wymagany – i utrzymać płynność finansową do czasu otrzymania refundacji (wiele dotacji unijnych wypłacanych jest częściowo dopiero po poniesieniu wydatków lub w transzach)? Policzcie, ile środków musicie zabezpieczyć – finansowo lub rzeczowo – i skąd je weźmiecie. Wkład własny może pochodzić z darowizn, pracy wolontariuszy wycenionej na określoną kwotę, z budżetu samorządu lub innych grantów (o ile regulamin na to pozwala). Niektóre programy oferują nawet odrębne konkursy na pokrycie wkładu własnego do projektów unijnych – warto rozejrzeć się za takimi możliwościami, np. w funduszach krajowych.
5. Przygotuj infrastrukturę administracyjną: Realizacja projektu unijnego wiąże się z obowiązkami administracyjnymi – upewnij się, że Twoja organizacja jest na to gotowa. Jeśli jeszcze tego nie zrobiliście, załóżcie firmowe konto bankowe (dotacji nie można otrzymywać na prywatne rachunki członków zarządu). Pomyśl o sposobie prowadzenia księgowości projektu – czy macie księgowego, który potrafi rozliczać dotacje, czy potrzebujecie szkolenia lub wsparcia z zewnątrz? Uporządkuj dokumentację wewnętrzną: aktualne upoważnienia, pieczątki, wzory podpisów. Zarząd organizacji powinien być świadomy zobowiązań związanych z projektem – np. przestrzegania zasad wydatkowania środków publicznych i obowiązku złożenia sprawozdań. Warto na tym etapie przygotować sobie wzory dokumentów, które będą potrzebne podczas projektu (np. umowy wolontariackie, listy obecności na szkoleniach, wzór raportu z wydarzenia). Dobre zaplecze administracyjne pozwoli uniknąć chaosu, gdy grant już zostanie przyznany(grantowo.pl).
6. Zapoznaj się z wytycznymi realizacji projektów: Równolegle z przygotowaniem wniosku, poczytaj o tym, jakie obowiązki będą na Tobie spoczywać jako beneficjencie. Wytyczne unijne określają m.in. zasady promocji, kwalifikowalności wydatków, procedury przetargowe (jeśli budżet przekracza pewne progi) czy wymogi archiwizacji dokumentów(publicystyka.ngo.pl) (publicystyka.ngo.pl). Warto już teraz wiedzieć, że np. przy większych zamówieniach może obowiązywać Prawo zamówień publicznych lub że każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą i dowodem zapłaty. Im więcej wiesz wcześniej, tym mniej niespodzianek w trakcie projektu. Jeśli to możliwe, skonsultuj się z organizacjami, które realizowały podobne projekty – praktyczne wskazówki są bezcenne. Możesz także skorzystać z oferty szkoleń dla NGO z zakresu funduszy europejskich lub zasięgnąć informacji w punktach informacyjnych Funduszy Europejskich.
7. Plan awaryjny i ciągłość działania: Zastanów się, co zrobisz, jeśli otrzymacie grant – sukces oznacza dużą odpowiedzialność. Upewnij się, że poza zespołem projektowym macie osoby, które poprowadzą bieżącą działalność organizacji (by nie zaniedbać innych obowiązków). Zaplanuj też, co jeśli projekt nie dostanie dofinansowania – czy macie inne źródła finansowania na kluczowe działania, czy będziecie próbować w innym konkursie? Taka analiza scenariuszowa pozwoli Wam podejść do aplikowania o fundusze unijne z chłodną głową. Pamiętaj, że samo napisanie wniosku dużo uczy – nawet jeśli nie uda się za pierwszym razem, każda próba zwiększa kompetencje Twojej organizacji i zbliża do przyszłych sukcesów.
