Sprawozdanie z dotacji – co to jest i jak je przygotować?

Definicja w 30 sekund

Sprawozdanie z dotacji to dokument, w którym organizacja pokazuje, co zrobiła w projekcie, jakie rezultaty osiągnęła i jak wydała środki. Zwykle zawiera część merytoryczną i finansową. Jest podstawą rozliczenia dotacji i może być sprawdzane przez grantodawcę.

Sprawozdanie nie powinno być tworzone dopiero na końcu. Dobra organizacja zbiera dokumenty od pierwszego dnia projektu.

Co zawiera sprawozdanie?

Najczęściej:

• opis zrealizowanych działań,
• opis osiągniętych rezultatów,
• porównanie z wnioskiem,
• wyjaśnienie zmian,
• zestawienie wydatków,
• informację o wkładzie własnym,
• dokumentację uczestników,
• dowody promocji,
• załączniki,
• podpisy osób uprawnionych.

Poradnik ngo.pl wskazuje, że organizacja, która otrzymała dotację, jest zobowiązana do złożenia sprawozdania z realizacji zadania, a przy zadaniach trwających krócej lub dłużej niż rok budżetowy sprawozdanie składa się w terminie 30 dni po upływie terminu, na jaki umowa została zawarta.

Sprawozdanie merytoryczne

Ta część odpowiada na pytanie: co zrobiliśmy?

Wpisuje się tu:

• działania,
• uczestników,
• rezultaty,
• wskaźniki,
• problemy,
• zmiany,
• trwałość,
• wpływ projektu.

Sprawozdanie finansowe z projektu

Ta część odpowiada na pytanie: jak wydaliśmy pieniądze?

Powinna być zgodna z:

• budżetem,
• fakturami,
• przelewami,
• opisami dokumentów,
• umową,
• wkładem własnym,
• zasadami kwalifikowalności.

NIW w regulaminach programów wskazuje, że rozliczenie dotacji odbywa się zgodnie z celem, umową i zasadami programu, a sprawozdawczość może być częściowa lub końcowa.

Co zbierać od pierwszego dnia?

Dokument	Po co?
faktury	koszty
przelewy	płatności
listy obecności	uczestnicy
ankiety	rezultaty
zdjęcia	dokumentacja działań
umowy	wykonawcy
karty pracy	wolontariat
screeny	promocja
raporty	ewaluacja
korespondencja	zmiany i zgody

Najczęstsze błędy

1. Brak dokumentów.
2. Brak opisów faktur.
3. Niezgodność budżetu z wydatkami.
4. Brak list obecności.
5. Nieudokumentowane wskaźniki.
6. Ukrywanie zmian.
7. Sprawozdanie pisane po czasie bez danych.
8. Brak zwrotu niewykorzystanych środków, gdy jest wymagany.

Przeczytaj również w Grantowo.pl

• Twoja fundacja zdobyła grant albo dotację? Uważaj na te błędy: https://grantowo.pl/twoja-fundacja-zdobyla-grant-albo-dotacje-uwazaj-na-te-bledy/
• Kontrola projektu lub organizacji: https://grantowo.pl/kontrola-projektu-lub-organizacji-fundacje-i-stowarzyszenia/
• Jak napisać sprawozdanie merytoryczne? https://grantowo.pl/jak-napisac-sprawozdanie-merytoryczne-na-koniec-roku/
• Księgowość dla organizacji pozarządowej: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-organizacji-pozarzadowej-poradnik-krok-po-kroku/

Aktualna baza grantów: https://grantowo.pl/
Baza wiedzy NGO: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/

Popularne pytania

Czy każdą dotację trzeba rozliczyć?

Tak. Dotacja jest finansowaniem celowym i wymaga rozliczenia.

Kiedy składa się sprawozdanie?

Termin wynika z umowy i regulaminu, często jest to 30 dni po zakończeniu zadania.

Czy zdjęcia wystarczą do sprawozdania?

Nie. Potrzebne są też dokumenty finansowe i merytoryczne.

Czy trzeba opisać zmiany w projekcie?

Tak, szczególnie jeśli wpłynęły na działania, budżet lub rezultaty.

Co jeśli zostały niewykorzystane środki?

Zwykle trzeba je zwrócić zgodnie z umową.