RODO i polityka prywatności w NGO – dlaczego to tak istotne?
Ochrona danych osobowych stała się jednym z priorytetowych obszarów działalności każdej instytucji, w tym również fundacji i stowarzyszeń. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) – obowiązujące na terenie Unii Europejskiej – wyznacza surowe standardy w zakresie przetwarzania, przechowywania i zabezpieczania danych. W przypadku organizacji pozarządowych dochodzą do tego dodatkowe aspekty: różnorodność form współpracy (z wolontariuszami, darczyńcami, beneficjentami), a także konieczność budowania zaufania społecznego. Poniższy artykuł przybliża najważniejsze elementy RODO i polityki prywatności w NGO.
Podstawowe zasady RODO w sektorze pozarządowym
- Zasada legalności
Każdy proces przetwarzania danych osobowych w fundacji lub stowarzyszeniu musi mieć odpowiednią podstawę prawną. Może to być zgoda osoby, której dane przetwarzamy, obowiązek prawny (np. rachunkowy) lub uzasadniony interes organizacji (np. przetwarzanie danych członków stowarzyszenia). Ważne, aby te podstawy były szczegółowo opisane w polityce prywatności. - Zasada minimalizacji
Organizacje pozarządowe powinny przetwarzać tylko takie dane, które są niezbędne do realizacji jasno określonego celu. Jeśli np. organizujesz szkolenie dla wolontariuszy, to poproś o niezbędne informacje kontaktowe (np. imię, nazwisko, e-mail), ale nie wymagaj danych, które nie mają znaczenia dla przeprowadzenia szkolenia. - Zasada przejrzystości
Każdy beneficjent, darczyńca czy wolontariusz musi mieć jasne informacje o tym, kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są gromadzone i jakie prawa przysługują osobom, których dane są przetwarzane (m.in. prawo dostępu do danych, prawo do ich poprawiania, usunięcia, przenoszenia).
Elementy skutecznej polityki prywatności w NGO
- Informacje o administratorze danych
W polityce prywatności należy wskazać dokładną nazwę organizacji, dane kontaktowe, a także dane inspektora ochrony danych (IOD), jeśli NGO ma obowiązek powołania takiej funkcji. Inspektor odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych w organizacji. - Cele i podstawy prawne przetwarzania
Zadbaj o czytelne opisanie wszystkich procesów przetwarzania danych w ramach działalności: od zbierania danych (np. przez formularze online) aż po ich archiwizację lub usuwanie. Pamiętaj o wyjaśnieniu, czy dane zbierane są na podstawie zgody, niezbędności realizacji umowy, obowiązku prawnego czy uzasadnionego interesu. - Okres przechowywania danych
W polityce warto podać ramy czasowe przetwarzania danych. Przykładowo, dane uczestników projektów unijnych mogą być przechowywane przez kilka lat od zakończenia projektu zgodnie z wymogami instytucji finansującej, natomiast dane newsletterowe – do czasu cofnięcia zgody. - Prawa osób, których dane dotyczą
Upewnij się, że jasno i przystępnie opisujesz, w jaki sposób można żądać usunięcia danych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”), ich sprostowania, przeniesienia czy ograniczenia przetwarzania. Podaj dane kontaktowe dla osób chcących złożyć wniosek w tej sprawie.
Najczęstsze błędy organizacji pozarządowych w kontekście RODO
- Zbieranie zbyt wielu danych: NGO często pozyskują nadmiarowe informacje np. w formularzach rekrutacyjnych dla wolontariuszy. Warto przejrzeć swoje formularze i ograniczyć je do niezbędnego minimum.
- Brak aktualizacji polityki prywatności: Dokument powinien być aktualizowany zawsze, gdy zmieniają się procesy przetwarzania danych.
- Zaniedbanie zabezpieczeń technicznych: Hasła do baz danych powinny być regularnie zmieniane, a systemy informatyczne zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem (zapory sieciowe, antywirusy, szyfrowanie).
Fundacje i Stowarzyszenia muszą przestrzegać prawa RODO!
Zgodność z RODO jest nie tylko kwestią prawną, ale i fundamentem budowania zaufania do organizacji pozarządowej. Beneficjenci, wolontariusze, darczyńcy – wszyscy chcą mieć pewność, że ich dane są w odpowiedni sposób chronione i wykorzystywane wyłącznie do celów, na które wyrazili zgodę. W praktyce oznacza to konieczność stworzenia klarownej polityki prywatności, przeszkolenia personelu, a także wdrożenia właściwych zabezpieczeń technicznych. Regularna weryfikacja procesów przetwarzania danych oraz aktualizacja dokumentów zwiększa szansę na uniknięcie kar finansowych i utrzymanie pozytywnego wizerunku NGO w oczach interesariuszy. Więcej informacji o wdrażaniu RODO w organizacjach pozarządowych znajdziesz na stronie UODO (Urzędu Ochrony Danych Osobowych) oraz Portalu Organizacji Pozarządowych NGO.pl.
