Założenie klubu sportowego to dopiero początek drogi. Gdy klub już działa jako formalna organizacja (stowarzyszenie, fundacja, UKS), spoczywają na nim pewne obowiązki prawne i sprawozdawcze, których należy przestrzegać. Ich celem jest zapewnienie przejrzystości i legalności działań klubu, a zaniedbanie może skutkować karami lub utratą zaufania. W tym artykule przedstawiamy najważniejsze obowiązki formalne klubu sportowego – od corocznych sprawozdań finansowych, przez rozliczenia z urzędami, po obowiązki wobec członków. Dzięki temu dowiesz się, jak prowadzić klub zgodnie z przepisami i uniknąć problemów.
1. Roczne sprawozdanie finansowe
Każda organizacja pozarządowa – w tym fundacja, stowarzyszenie czy klub sportowy – musi na koniec roku obrachunkowego sporządzić sprawozdanie finansowegrantowo.pl. W praktyce rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, więc do 31 marca następnego roku klub powinien mieć gotowe sprawozdanie za rok poprzednigrantowo.pl. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku wyników (lub rachunku zysków i strat) oraz informacji dodatkowejgrantowo.pl. Co to oznacza dla klubu sportowego?
- Jeśli prowadzicie pełną księgowość (obowiązkowa dla organizacji w KRS i tych z dużymi obrotami), zapewne macie księgowego, który to przygotuje.
- Jeżeli klub może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (tzw. UEPIK, dostępna dla mniejszych stowarzyszeń/UKS spełniających kryteria), również na jej podstawie trzeba sporządzić roczne zestawienie (chociaż formalnie to nie jest “sprawozdanie finansowe” w pełnym wymiarze, bo UEPIK to uproszczenie – ale i tak warto przygotować rachunek przychodów i kosztów).
- Termin sporządzenia: do końca marca sprawozdanie powinno być sporządzone i podpisane przez zarząd oraz księgowegograntowo.plgrantowo.pl. Następnie zatwierdzenie przez władze klubu (walne zebranie członków lub zarząd – zależy co statut stanowi) powinno nastąpić do końca czerwcagrantowo.pl.
Po zatwierdzeniu, należy przesłać sprawozdanie do urzędu skarbowego w formie elektronicznej – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (czyli do 15 lipca, jeśli zatwierdziliście 30 czerwca)grantowo.plgrantowo.pl. Organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej wysyłają sprawozdanie do szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) – zazwyczaj odbywa się to przez system e-Sprawozdania lub ePUAPgrantowo.pl. Jeśli klub prowadzi działalność gospodarczą i jest w KRS jako przedsiębiorca, dodatkowo składa sprawozdanie do KRS (do 15 lipca)grantowo.pl.
Uwaga: Fundacje mają też obowiązek sporządzić coroczne sprawozdanie merytoryczne z działalności i wysłać je do ministra nadzorującego fundację do 31 grudnia (o ile nie są OPP)grantowo.plgrantowo.pl. Stowarzyszenia nie muszą wysyłać sprawozdań merytorycznych do urzędów, chyba że mają status OPP (wtedy sprawozdanie OPP do NIW).
Rekomendacje: Warto upublicznić sprawozdanie finansowe na stronie klubu (jeśli macie) – to kwestia jawności i transparentnościgrantowo.pl. Członkowie i darczyńcy docenią, że klub nie ma nic do ukrycia.
2. Rozliczenia podatkowe (CIT-8)
Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT): Nawet organizacje non-profit muszą składać coroczne deklaracje CIT-8 do urzędu skarbowegograntowo.pl. Dobra wiadomość – wiele klubów nie zapłaci podatku, bo dochody przeznaczane na cele statutowe są zwolnione (do pewnego zakresu) zgodnie z ustawą o CIT. Ale deklarację złożyć trzeba zawsze, nawet jeśli podatek wychodzi zerograntowo.pl.
- Termin: do 31 marca za rok poprzedni (analogicznie jak sprawozdanie finansowe)grantowo.pl.
- Forma: elektronicznie (formularz CIT-8 wraz z ewentualnymi załącznikami CIT-8/O, CIT-D jeśli były darowizny).
- Co wykazać: Przygotowując CIT-8, księgowy obliczy, czy klub wypracował podlegający opodatkowaniu dochód. Organizacje pożytku publicznego i cele statutowe w obszarze sportu mają spore zwolnienia (art. 17 ustawy CIT pozwala zwolnić dochody wydatkowane na cele statutowe związane ze sportem, młodzieżą, kulturą fizyczną). Zazwyczaj więc CIT-8 wykaże brak należnego podatku, ewentualnie wypełniacie CIT-8/O aby skorzystać ze zwolnień.
- Podpis i wysyłka: CIT-8 musi być podpisany przez upoważnioną osobę (np. członka zarządu, który ma UPL-1 złożony w US)grantowo.pl. Jeśli nikt w klubie nie ma kwalifikowanego podpisu, można wysłać CIT-8 przez ePUAP (podpisując profilem zaufanym).
- Błąd w CIT: Jeśli po złożeniu zorientujecie się, że zrobiliście błąd, należy złożyć korektę i dołączyć czynny żal (wyjaśnienie pomyłki)grantowo.pl. Lepiej to zrobić samemu, niż czekać na wezwanie z US.
3. Walne zebrania i dokumentacja organizacyjna
Władze klubu muszą działać zgodnie ze statutem i przepisami. To oznacza m.in. regularne posiedzenia i uchwały:
- Walne zebranie członków: Najwyższa władza stowarzyszenia. Zgodnie ze statutem należy je zwoływać – często raz w roku (np. zatwierdzenie sprawozdań) lub co kilka lat w celach wyborczych. Obowiązki prawne:
- Zwołanie walnego w sposób i terminach określonych statutem (np. powiadomienie 14 dni wcześniej pisemnie/mailowo)grantowo.pl.
- Sporządzenie protokołu z walnego oraz uchwał (np. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, udzieleniu absolutorium zarządowi). Protokół i uchwały przechowuj w dokumentacji klubowej – mogą być wymagane przy kontroli lub przez bank.
- Wybory władz: jeśli kadencja zarządu się kończy, trzeba przeprowadzić wybory zgodnie ze statutem (tajne/jawne, kworum). Pamiętaj potem zgłosić zmiany władz do KRS lub starosty w ciągu 7-14 dni.
- Posiedzenia zarządu: Zarząd powinien zbierać się na tyle często, by skutecznie zarządzać klubem. Notujcie w formie krótkich protokołów uchwały zarządu (np. o przyjęciu nowych członków, o przyjęciu budżetu, o decyzji startu w konkursie dotacyjnym). To ważne dla porządku wewnętrznego i ewentualnych rozliczeń (np. organ kontrolny klubu sprawdza, czy decyzje finansowe były formalnie podjęte).
- Komisja rewizyjna / organ kontrolny: Zgodnie ze statutem powinna się zbierać, przeglądać finanse, sporządzać protokół z kontroli. Upewnij się, że ten organ działa – jego raport może być potrzebny np. dla walnego (do udzielenia absolutorium).
- Przechowywanie dokumentacji: Klub musi archiwizować dokumenty. Statut, uchwały założycielskie, aktualny odpis KRS/ewidencji, protokoły z walnych zebrań, uchwały zarządu, listy członków, umowy (np. sponsorskie, z trenerami), dokumenty finansowe (faktury, wyciągi bankowe) – to wszystko powinno być przechowywane w siedzibie klubu. Część dokumentów przechowuje się określony czas (finansowe min. 5 latgrantowo.pl, księgi rachunkowe 5 lat, listy obecności itp. 5 lat, dokumenty rejestrowe i statut – bezterminowo).
- Zmiany w ewidencji/KRS: Jeśli zmieni się adres siedziby, skład zarządu, statut czy nazwa klubu – masz obowiązek zgłosić to do właściwego rejestru:
- Dla KRS – w terminie 7 dni od zmiany, składasz formularz KRS-ZK (zmiana władz) czy KRS-ZM (zmiana adresu) itp.
- Dla ewidencji starosty – w terminie 14 dni od zmiany, pisemne zgłoszenie zmiany wraz z protokołem i uchwałą, opłata skarbowa 10 zł (UKS zwolnione)poradnik.ngo.pl.
- Za niezgłoszenie zmian grożą co prawda teoretycznie grzywny, ale przede wszystkim robi się bałagan prawny – np. bank nie uzna nowego prezesa bez papieru z KRS. Więc lepiej to robić na bieżąco.
4. Obowiązki wobec urzędów i instytucji
Poza sprawozdaniem finansowym i CIT, w określonych sytuacjach klub sportowy musi komunikować się z różnymi instytucjami:
- Urząd Skarbowy – podatek od darowizn: Jeśli klub otrzyma darowiznę rzeczową znaczącej wartości albo spadek, mogą wchodzić w grę kwestie podatku od spadków i darowizn (choć organizacje pożytku są zwolnione z tego, inne NGO też w wielu przypadkach). W razie czego warto skonsultować z księgowym.
- ZUS: Jeśli klub kogoś zatrudnia na umowę o pracę/zlecenie, staje się płatnikiem składek. Trzeba wtedy dopełnić formalności rejestracji w ZUS (formularz ZUS ZPA/ZBA) i terminowo opłacać składki co miesiąc. Niektóre umowy (dzieło) nie podlegają ZUS, ale zlecenie dla trenera już tak (chyba że jest studentem). Pilnujcie deklaracji DRA i przelewów do 15. dnia następnego miesiąca.
- KRS – działalność gospodarcza: Jeśli Wasz klub zacznie prowadzić działalność gospodarczą (np. otworzy sklepik), musicie zarejestrować wpis do rejestru przedsiębiorców KRS i składać dodatkowo sprawozdania finansowe do KRS oraz sprawozdawczość do US jak firma (VAT, ewentualnie zaliczki CIT jeśli by były dochody niezwolnione). To dość złożone, dlatego wiele małych klubów unika formalnej działalności gospodarczej.
- Status OPP: Jeśli uzyskacie status Organizacji Pożytku Publicznego, dochodzą nowe obowiązki: wysyłanie sprawozdań finansowych i merytorycznych co roku do bazy sprawozdań NIW (do 15 lipca), publikacja sprawozdań na stronie, szczególne oznaczanie działalności odpłatnej i nieodpłatnej, itd. To jednak temat na inną okazję – status OPP to kolejny poziom wtajemniczenia.
- GUS: Bywa, że klub zostanie wylosowany do badań statystycznych GUS (np. formularz SOF-1 – badanie organizacji non-profit)grantowo.pl. Jeśli dostaniecie z GUS ankietę, trzeba ją wypełnić (zwykle do końca lutego). Niestosowanie się może skutkować karą grzywny, więc lepiej nie ignorować pism z GUS.
- Kontrole i nadzór: Formalnie nad stowarzyszeniami nadzór sprawuje starosta (lub inny organ wskazany w ustawie, np. dla fundacji – minister). W praktyce nadzór reaguje, gdy są skargi lub uchybienia. Ale może się zdarzyć, że dostaniecie pismo z prośbą o udostępnienie dokumentów (np. protokołów, sprawozdań) do wglądu. Trzeba wówczas współpracować. Przy dotacjach publicznych musicie liczyć się z kontrolą wydatkowania – organ dotujący może sprawdzić faktury, listy uczestników itp. po zakończeniu projektu. Rada: prowadźcie porządną dokumentację projektów (teczka na każdy projekt dotacyjny z kopiami umów, faktur, list obecności, zdjęciami z realizacji). Gdy przyjdzie kontrola, wyjmujecie teczkę i wszystko jest – to budzi respekt i zaufanie kontrolujących 🙂
5. Obowiązki wobec członków i dobre praktyki
Na koniec, kilka kwestii, o których klub powinien pamiętać w relacjach z własnymi członkami i społecznością:
- Prowadzenie listy członków: Aktualizujcie bazę członków klubu – kto jest przyjęty, kto wystąpił. Zgodnie ze statutem członków przyjmuje zarząd (uchwałą). Trzeba mieć na to dokumenty (deklaracje członkowskie, zgody rodziców u nieletnich). Lista członków jest potrzebna do ustalenia quorum na walnym itp.
- Informowanie o działalności: Dobrą praktyką jest sporządzanie rocznego sprawozdania merytorycznego (nawet jeśli nie macie obowiązku prawnego). Napiszcie w nim, co klub zrobił przez rok – ile treningów, wyniki drużyn, eventy, ilu nowych członków. Rozdajcie to członkom na walnym czy udostępnijcie na stronie. To buduje zaufanie i dumę z przynależności.
- Przejrzystość finansów wewnętrzna: Warto na walnym przedstawiać prosty raport finansowy (przychody: składki tyle, dotacje tyle; wydatki: sprzęt tyle, obóz tyle, itd.). Członkowie wtedy widzą, że składki są spożytkowane sensownie. Uniknie się plotek i niedomówień.
- Regulaminy i polityki: Gdy klub się rozrasta, dobrze wprowadzić regulaminy np. korzystania ze sprzętu, etyki trenera, zasad bezpieczeństwa na zajęciach. Np. posiadanie procedury w razie wypadku na treningu (kogo powiadomić, gdzie apteczka) to element profesjonalizmu. Te rzeczy nie są narzucone przez prawo, ale chronią klub i jego ludzi.
- Ochrona danych osobowych (RODO): Klub przechowuje dane osobowe członków, w tym dzieci. Formalnie powinien spełniać wymogi RODO: mieć klauzule informacyjne dla członków o przetwarzaniu danych, zabezpieczać listy z danymi. W praktyce dla małego klubu wystarczy zdrowy rozsądek – nie upubliczniać danych bez zgody, trzymać dokumenty w zamkniętej szafce, używać danych tylko do celów klubowych. Jeśli macie stronę czy FB, lepiej mieć zgody rodziców na publikację wizerunku dzieci. To drobiazgi, ale warto o nie zadbać.
- Terminowe płatności i umowy: Jako organizacja, klub podpisuje umowy (np. z trenerem, z dostawcą sprzętu, z gminą na dotację). Pilnujcie terminów wynikających z umów – np. okresu wypowiedzenia, terminów płatności faktur (by nie narobić długów), terminów rozliczeń dotacji. Systematyczność i terminowość to obowiązek, bo np. niezapłacenie w terminie ZUS może skutkować odsetkami i brakiem zaświadczenia o niezaleganiu (a to potrzebne do dotacji).
Podsumowując, prowadzenie klubu sportowego to nie tylko treningi i mecze, ale też papierowa “gra” administracyjna. Dobra wiadomość jest taka, że przy odpowiedniej organizacji i podziale zadań, można to utrzymać w ryzach bez nadmiernego wysiłku. Warto wyznaczyć w zarządzie osoby odpowiedzialne za różne obszary (np. skarbnik pilnuje finansów i sprawozdań, sekretarz odpowiada za dokumenty i korespondencję). Regularnie sprawdzajcie kalendarz obowiązków (marzec – CIT i sprawozdanie, lipiec – wysyłka do US, itp.grantowo.plgrantowo.pl).
Pamiętajcie, że te obowiązki nie są złośliwością urzędów – one mają sens: sprawozdania zapewniają przejrzystość finansów, zebrania demokratyczne decydują o kierunku klubu, a rozliczenia z dotacji budują Waszą wiarygodność jako partnera dla sponsorów i samorządu.
Na koniec: nie bójcie się prosić o pomoc. Jeśli nie radzicie sobie z księgowością – poszukajcie księgowego (może jakiś sympatyk klubu zrobi to taniej?). Jeśli nie wiecie, jak napisać sprawozdanie OPP – skontaktujcie się z lokalnym Centrum Organizacji Pozarządowych. Dużo informacji jest w internecie (np. poradnik.ngo.pl). Lepiej dopytać niż popełnić błąd z niewiedzy.
Trzymając rękę na pulsie spraw formalnych, Wasz klub będzie działał legalnie i sprawnie przez lata, skupiając się przede wszystkim na swojej sportowej misji. A o to przecież chodzi – by biurokracja nie przesłoniła Wam radości z prowadzenia klubu, tylko mu dyskretnie towarzyszyła, zapewniając stabilny fundament prawny. Powodzenia!
