Czy każda organizacja pozarządowa potrzebuje własnego biura? To zależy (bardzo przepraszamy, za taką odpowiedź, ale wynika ona z lat doświadczenia i jest po prostu prawdą!). Choć przepisy wymagają podania adresu siedziby w KRS, nie oznacza to konieczności wynajmu lokalu. Wiele NGO na początku funkcjonuje pod adresem domowym członka zarządu. Jednak w pewnym momencie posiadanie fizycznej przestrzeni może okazać się kluczowe dla rozwoju działań społecznych.
Czy Twoja organizacja potrzebuje lokalu?
Zanim podejmiesz decyzję o wynajmie, odpowiedz na pytania:
- Czy prowadzisz działania wymagające przestrzeni biurowej lub magazynowej?
- Czy planujesz spotkania, warsztaty, usługi odpłatne?
- Czy lokal pomoże Ci realizować cele statutowe sprawniej i skuteczniej?
Jeśli odpowiedź brzmi „tak” – warto zacząć poszukiwania.
Gdzie można znaleźć lokal dla NGO?
1. Zasoby prywatne i społeczne
- Adres prywatny członka zarządu – dobre rozwiązanie na start.
- Pomieszczenia użyczone przez osoby prywatne lub firmy zaprzyjaźnione.
- Współdzielenie lokalu z inną organizacją – dzielony czynsz, wspólne zasoby, mniejsze koszty.
2. Instytucje publiczne
- Szkoły, domy kultury, biblioteki – często umożliwiają korzystanie z sal.
- Spółdzielnie mieszkaniowe – warto zapytać o dawne świetlice i lokale osiedlowe.
3. Firmy i parafie
- Część firm udostępnia powierzchnię na cele społeczne.
- Parafie posiadają sale katechetyczne i świetlice, które chętnie goszczą inicjatywy obywatelskie.
Preferencyjny lokal od miasta lub gminy – na jakich zasadach?
Samorządy mają możliwość wynajmowania lokali organizacjom pozarządowym na preferencyjnych warunkach. Często odbywa się to:
- bez przetargu,
- za symboliczny czynsz,
- z uwzględnieniem lokalnych uchwał i procedur.
Warto sprawdzić w urzędzie miasta lub na stronie BIP, czy funkcjonuje specjalny program „Lokal dla NGO”. Takie inicjatywy działają m.in. w Warszawie, Krakowie, Poznaniu, Łodzi i wielu innych miastach.
Jak zdobyć lokal od miasta – krok po kroku
- Sprawdź lokalne przepisy – uchwały i zarządzenia w Twojej gminie.
- Przygotuj wniosek – opisz potrzeby lokalowe, cel wynajmu, zasięg działań.
- Dołącz załączniki – statut, KRS, sprawozdania, oświadczenia o braku zadłużenia.
- Negocjuj stawkę i podpisz umowę – często wymagana jest kaucja i zabezpieczenie notarialne.
Nie zrażaj się, jeśli Twoja gmina nie ma programu lokalowego – indywidualny wniosek nadal może przynieść pozytywny rezultat.
O czym pamiętać po uzyskaniu lokalu?
1. Stan techniczny
Wiele miejskich lokali wymaga remontu – obowiązek przystosowania spoczywa na organizacji. Upewnij się, że masz środki i zasoby, by to zrobić zgodnie z przepisami (np. BHP, przeciwpożarowymi).
2. Koszty eksploatacyjne
Nawet jeśli czynsz jest niski, trzeba regularnie płacić media i inne opłaty. Zaległości mogą skutkować utratą lokalu.
3. Sprawozdawczość
Miasta często wymagają corocznych raportów z działalności prowadzonej w lokalu – rzetelna dokumentacja to podstawa.
4. Umowy terminowe
Większość umów z gminami jest zawierana na czas określony (np. 3 lata) – przygotuj się na ich przedłużanie i ewentualną renegocjację stawek.
Jakie możliwości daje status OPP?
Organizacje pożytku publicznego mogą ubiegać się o:
- darowizny nieruchomości Skarbu Państwa,
- bonifikaty przy zakupie lub dzierżawie od samorządów.
To rozwiązania dla dużych i doświadczonych NGO, ale warto o nich wiedzieć i dążyć do statusu OPP, jeśli planujesz rozwój.
Zmiana adresu siedziby – obowiązek zgłoszenia
Każda zmiana siedziby organizacji musi zostać zgłoszona do KRS w ciągu 7 dni. Pamiętaj o zachowaniu formy pisemnej umowy (najem, użyczenie) i przechowywaniu jej w dokumentacji organizacji.
