Organizacje pozarządowe, niezależnie od swojej wielkości, są zobowiązane do prowadzenia księgowości. Obowiązek ten wynika z ustawy o rachunkowości i obejmuje zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia, w tym także stowarzyszenia zwykłe. Choć niektóre NGO mogą stosować uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPIK), większość musi prowadzić pełne księgi rachunkowe. Co ważne, prezentujemy w tym artykule perspektywę opartą o doświadczenie, materiał nie jest sponsorowany!
Księgowość NGO – co ją wyróżnia?
Księgowość w organizacji pozarządowej nie ogranicza się do rejestrowania faktur. Obejmuje także:
- rozliczenia dotacji,
- sporządzanie sprawozdań finansowych do KRS,
- składanie deklaracji CIT-8,
- ewidencję środków trwałych,
- przyporządkowanie kosztów do źródeł finansowania.
To specyfika, którą nie każde biuro rachunkowe zna i rozumie. Dlatego wybór odpowiedniego partnera księgowego ma kluczowe znaczenie.
Na co zwrócić uwagę wybierając biuro rachunkowe?
1. Doświadczenie w obsłudze NGO
Wybierajmy biura, które mają już w portfolio organizacje pozarządowe. To ważne, ponieważ księgowość NGO wymaga znajomości przepisów dotyczących działalności statutowej, odpłatnej i gospodarczej, a także umiejętności prowadzenia dwuwymiarowej ewidencji kosztów (według rodzaju i źródła finansowania).
2. Zakres usług dopasowany do potrzeb
Oprócz prowadzenia ksiąg rachunkowych, dobre biuro dla NGO powinno oferować:
- przygotowanie polityki rachunkowości i planu kont,
- bieżące księgowanie dokumentów,
- obsługę kadr i płac,
- rozliczenia podatkowe (CIT, VAT),
- pomoc w rozliczaniu dotacji i grantów,
- przygotowanie sprawozdań finansowych.
Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że biuro oferuje dokładnie to, czego potrzebujesz.
3. Przejrzystość kosztów
Upewnij się, co dokładnie zawiera podana stawka – np. czy są limity liczby dokumentów, czy rozliczenia kadrowe są dodatkowo płatne. Zwróć uwagę na to, czy cena jest podana netto, czy brutto – większość NGO nie jest płatnikiem VAT.
Zadbaj o wycenę dopasowaną do rzeczywistego wolumenu dokumentów i zapytaj o opłaty roczne (np. za CIT-8, bilans, RZiS).
4. Dostępność i komunikacja
Dobry kontakt z biurem to podstawa – zwróć uwagę na:
- możliwość elektronicznego przekazywania dokumentów,
- elastyczność godzin pracy,
- sposób komunikacji (dedykowana osoba, skrzynka podawcza 24/7).
Ustal, czy biuro przechowuje dokumenty, czy zwraca je po zaksięgowaniu.
5. Bezpieczeństwo i rzetelność
Zadbaj o to, aby:
- biuro miało aktualną polisę OC,
- dokumenty i dane osobowe były bezpieczne (zgodność z RODO),
- umowa była przejrzysta i określała obowiązki obu stron.
Sprawdź, jakiego oprogramowania używa biuro – aktualny i wspierany system minimalizuje ryzyko błędów.
Opinie i rekomendacje – cenny głos środowiska
Przed podjęciem decyzji zapytaj inne NGO w Twoim otoczeniu o doświadczenia z konkretnymi biurami. Rekomendacje z zaufanych źródeł są często bardziej wartościowe niż atrakcyjna oferta na stronie internetowej.
Czy warto inwestować w profesjonalną księgowość?
Zdecydowanie tak. Profesjonalne biuro rachunkowe pozwala Ci skupić się na misji organizacji, zamiast tracić czas na księgowość. Dobre rozliczenia to podstawa zaufania darczyńców, grantodawców i instytucji kontrolnych.
