Najkrótsza odpowiedź
Jeśli koszt w projekcie się zmienił, najpierw sprawdź umowę i regulamin konkursu. Czasem można przesunąć środki między pozycjami budżetu w określonym limicie, a czasem potrzebna jest zgoda grantodawcy lub aneks. Nie rób zmian „po cichu”.
Budżet projektu musi być logiczny i dopasowany do działań, a źródła wkładu i zasady kwalifikowalności kosztów mogą wynikać z regulaminu konkursu. Poradnik ngo.pl pokazuje, że budżet i wkład własny są elementami, które trzeba planować zgodnie z wymogami grantodawcy.
Najpierw ustal rodzaj zmiany
Inaczej wygląda:
- wzrost ceny materiałów,
- zmniejszenie kosztu sali,
- potrzeba nowego zakupu,
- rezygnacja z działania,
- zmiana wykonawcy,
- przesunięcie między kategoriami,
- oszczędność w budżecie,
- koszt nieprzewidziany.
Każda sytuacja może wymagać innej reakcji.
Krok po kroku
- Sprawdź umowę dotacyjną.
- Sprawdź regulamin konkursu.
- Sprawdź, czy istnieją limity przesunięć.
- Skonsultuj księgowość.
- Przygotuj uzasadnienie zmiany.
- Napisz do grantodawcy, jeśli potrzebna jest zgoda.
- Poczekaj na odpowiedź, jeśli regulamin tego wymaga.
- Zachowaj korespondencję.
- Zaktualizuj budżet roboczy.
- Opisz zmianę w sprawozdaniu.
Przykładowe sytuacje
| Sytuacja | Co zrobić? |
| materiały zdrożały | sprawdzić limit przesunięć |
| sala jest tańsza | można mieć oszczędność |
| chcesz kupić nowy sprzęt | sprawdzić kwalifikowalność |
| trener zrezygnował | zmienić wykonawcę zgodnie z zasadami |
| działanie się nie odbędzie | kontakt z grantodawcą |
| koszt wyszedł poza termin | ryzyko niekwalifikowalności |
Jak napisać do grantodawcy?
W związku ze zmianą cen materiałów edukacyjnych prosimy o zgodę na przesunięcie kwoty 800 zł z pozycji „promocja” do pozycji „materiały dla uczestników”. Zmiana nie wpływa na cel projektu ani wskaźniki, a pozwoli zachować jakość zaplanowanych warsztatów.
Czego nie robić?
Nie finansuj nowych kosztów bez sprawdzenia. Nie przesuwaj pieniędzy tylko dlatego, że „zostały”. Nie ukrywaj zmiany do sprawozdania końcowego. Nie licz na to, że kontrola nie zauważy.
Przeczytaj również w bazie wiedzy Grantowo.pl
Jeśli budżet projektu wymaga zmiany albo przygotowujesz się do rozliczenia, sprawdź także:
- Budżet i rozliczenie dotacji – jak planować koszty, wkład własny i sprawozdanie: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/budzet-i-rozliczenie-dotacji/
- Czym są koszty kwalifikowane w projektach społecznych? – kiedy koszt może być sfinansowany z dotacji: https://grantowo.pl/czym-sa-koszty-kwalifikowane-w-projektach-spolecznych-porady-dla-fundacji-i-stowarzyszen/
- Na co można wydawać środki finansowe w fundacji i stowarzyszeniu? – praktyczne zasady wydatkowania środków: https://grantowo.pl/na-co-mozna-wydawac-srodki-finansowe-w-fundacji-i-stowarzyszeniu/
- Twoja fundacja zdobyła grant albo dotację? Uważaj na te błędy – błędy w realizacji projektu: https://grantowo.pl/twoja-fundacja-zdobyla-grant-albo-dotacje-uwazaj-na-te-bledy/
- Kontrola projektu lub organizacji – fundacje i stowarzyszenia – co może sprawdzać grantodawca: https://grantowo.pl/kontrola-projektu-lub-organizacji-fundacje-i-stowarzyszenia/
- Najpopularniejsze błędy przy aplikowaniu o granty i dotacje – błędy, które zaczynają się już na etapie budżetu: https://grantowo.pl/najpopularniejsze-bledy-przy-aplikowaniu-o-granty-i-dotacje-jak-ich-uniknac/
Grantowo.pl pomaga organizacjom nie tylko znaleźć granty, ale też przygotować się do ich zdobycia, realizacji i rozliczenia.
Szukasz kolejnych naborów?
Sprawdź katalog grantów Grantowo.pl: https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla NGO: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
Baza wiedzy: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
Popularne pytania
Czy można przesuwać środki między kosztami?
Czasem tak, ale zależy to od umowy i regulaminu.
Czy każda zmiana wymaga aneksu?
Nie każda. Niektóre konkursy dopuszczają drobne przesunięcia bez aneksu.
Czy trzeba informować grantodawcę o oszczędnościach?
Często warto, szczególnie jeśli wpływają na realizację działań.
Czy można dodać nowy koszt do budżetu?
Tylko jeśli jest kwalifikowalny i grantodawca na to pozwala.
Co jeśli koszt jest niekwalifikowalny?
Trzeba pokryć go z innych środków albo nie wykazywać w rozliczeniu dotacji.
