Budżet projektu jest równie ważny jak opis merytoryczny – pokazuje, w jaki sposób wykorzystasz środki z dotacji. Dobrze przygotowany budżet powinien być przejrzysty, realistyczny i zgodny z założeniami projektu. Poniżej omawiamy, jak zaplanować koszty we wniosku grantowym oraz jakich błędów unikać przy konstruowaniu budżetu.
1. Powiąż budżet z działaniami projektu
Podstawowa zasada to spójność budżetu z opisem projektu. Każdy wydatek ujęty w kosztorysie powinien odpowiadać konkretnemu działaniu lub potrzebie opisanej we wniosku. Unikaj sytuacji, w której wpisujesz koszt, o którym nie ma mowy w części merytorycznej – taki wydatek będzie wyglądał na nieuzasadniony i może zostać zakwestionowany(grantowo.pl). Przykładowo, jeśli planujesz zakup sprzętu, upewnij się, że opisałeś we wniosku, do czego będzie on użyty w projekcie.
Dobrą praktyką jest podzielenie budżetu na kategorie (zgodne z wymogami konkursu), np.: koszty osobowe (wynagrodzenia, umowy zlecenia), koszty rzeczowe (materiały, sprzęt), usługi zewnętrzne (catering, transport, promocja), koszty administracyjne. Następnie przypisz poszczególne kwoty do tych kategorii wraz z krótkim uzasadnieniem. Przejrzysty budżet powinien od razu pokazywać, na co konkretnie pójdą pieniądze.
2. Planuj realistycznie i szczegółowo
Realizm w wycenie kosztów jest kluczowy. Unikaj zarówno nadmiernego zawyżania wydatków, jak i ich niedoszacowania. Zbierz oferty lub rozeznaj ceny rynkowe, aby Twoje kwoty były wiarygodne. Staraj się szczegółowo rozpisać większe kwoty – np. zamiast wpisywać ogólnie „warsztaty – 10 000 zł”, rozbij tę sumę na składowe: liczba warsztatów, stawka za trenerów, materiały, wynajem sali itp.(grantowo.pl). Taki poziom szczegółowości uwiarygadnia budżet w oczach oceniających.
Pamiętaj o ewentualnych limitach narzuconych przez organizatora konkursu. Często regulaminy określają maksymalny procent dotacji, jaki można wydać na administrację, wynagrodzenia czy promocję. Sprawdź te ograniczenia i trzymaj się ich, żeby nie zostać obniżonym punktowo za błędną konstrukcję budżetugrantowo.pl. Unikaj też wpisywania pozycji typu „Inne koszty – 5000 zł” bez wyjaśnienia – taki ogólnik może wzbudzić wątpliwości komisji(grantowo.pl).
3. Uwzględnij wkład własny i podatki
Jeśli konkurs wymaga wniesienia wkładu własnego, wyraźnie zaznacz w budżecie, z jakich źródeł będzie on pochodził. Wkład własny może mieć formę finansową (środki własne organizacji, darowizny) lub niefinansową, np. wolontariat przeliczony na wartość pracy. Podaj konkretnie, jaką kwotę stanowi wkład własny i na co zostanie przeznaczony (np. „Wkład własny 5 000 zł: praca wolontariuszy 100 godz. x 50 zł = 5 000 zł”). Pokażesz w ten sposób, że organizacja jest zaangażowana finansowo w projekt, co często działa na plus.
Nie zapomnij o aspekcie podatkowym. Sprawdź, czy budżet należy podawać w kwotach brutto czy netto – to zależy od Twojego statusu VAT i od wymogów konkursu. Upewnij się, że wliczyłeś podatek VAT tam, gdzie trzeba (np. przy zakupie usług lub materiałów, jeśli organizacja nie jest płatnikiem VAT). Błąd w tym zakresie może skutkować brakującymi środkami na realizację działań, więc lepiej zawczasu to ustalić.
4. Zabezpiecz rezerwę i kontroluj zmiany
Choć budżet powinien być precyzyjny, warto uwzględnić niewielką rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub wahania cen (o ile regulamin konkursu na to pozwala). Może to być np. 1-2% całej kwoty, wbudowane w koszty materiałów lub usług. Dzięki temu drobne różnice cen czy dodatkowe potrzeby nie zaburzą realizacji projektu.
Podczas realizacji projektu trzymaj się zatwierdzonego kosztorysu. Jeśli okaże się konieczne przesunięcie środków między pozycjami (np. oszczędności na jednym zadaniu chcesz przeznaczyć na inne działanie), skonsultuj to z grantodawcą zanim dokonasz zmian. Wiele instytucji dopuszcza aneksy do budżetu, ale wymaga wcześniejszej zgody. Samowolna zmiana wydatkowania może zostać uznana za naruszenie umowy dotacyjnej(grantowo.pl).
5. Przejrzystość i uzasadnienie kosztów
Budżet jest wizytówką Twojego projektu w liczbach – zadbaj, by był czytelny i uzasadniony. Każdą pozycję opatrz krótkim komentarzem (w formularzu wniosku często jest na to miejsce), dlaczego dany koszt jest potrzebny. Unikaj zbędnego luksusu w kosztach – wydatki powinny być racjonalne. Komisja oceniająca może sobie zadać pytanie, czy dana pozycja jest niezbędna do osiągnięcia celów projektu.
Na koniec sprawdź sumy i kalkulacje. Upewnij się, że wszystkie wyliczenia są poprawne matematycznie, a suma kontrolna budżetu zgadza się z wnioskowaną kwotą dotacji. Jeśli jakieś koszty pokrywasz z innych źródeł (np. wkład własny lub inne granty), zaznacz to wyraźnie. Transparentność w finansach buduje zaufanie – grantodawca, czytając Twój budżet, powinien od razu widzieć, na co konkretnie zostaną wydane pieniądze i że plan wydatków jest sensowny.
