Czy organizacja pozarządowa (fundacja, stowarzyszenie) musi mieć KSeF?

Najkrótsza odpowiedź

Tak, NGO musi przygotować się do KSeF, ponieważ organizacje pozarządowe są objęte obowiązkiem odbierania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Oficjalny serwis gov.pl wskazuje, że od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy, także organizacje pozarządowe, są zobowiązani do odbierania faktur w KSeF.

To nie oznacza, że każda organizacja od razu wystawia faktury w KSeF. Oznacza jednak, że musi umieć je odbierać, pobierać, przekazywać księgowości i przypisywać do projektów.

Co to jest KSeF?

KSeF to system do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Poradnik ngo.pl wyjaśnia, że faktury w KSeF otrzymują unikalny numer i UPO, a system dotyczy także organizacji pozarządowych.

Dlaczego to ważne dla NGO?

NGO otrzymuje faktury za:

• księgowość,
• internet,
• telefon,
• materiały,
• druk,
• catering,
• sprzęt,
• usługi IT,
• najem sal,
• transport,
• promocję.

Jeśli faktura dotyczy projektu grantowego, musi zostać opisana, zatwierdzona i prawidłowo rozliczona.

Co trzeba zrobić?

1. Ustalić, kto ma dostęp do KSeF.
2. Sprawdzić, kto odbiera faktury.
3. Ustalić obieg dokumentów.
4. Powiązać KSeF z księgowością.
5. Przygotować procedurę opisu faktur projektowych.
6. Ustalić, kto reaguje na faktury błędne.
7. Zabezpieczyć dostęp do systemu.

KSeF a granty

KSeF nie zastępuje rozliczenia projektu. Faktura może być w systemie, ale nadal trzeba pokazać, że koszt:

• był w budżecie,
• był kwalifikowalny,
• został zapłacony,
• dotyczył działania,
• został opisany,
• mieści się w terminie projektu.

Przeczytaj również w bazie wiedzy Grantowo.pl

Jeśli przygotowujesz organizację do KSeF, faktur i obiegu dokumentów, sprawdź także:

• Księgowość, podatki i obowiązki NGO – CIT-8, sprawozdanie finansowe, KSeF, VAT i dokumenty księgowe: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/ksiegowosc-podatki-obowiazki-ngo/
• Księgowość dla organizacji pozarządowej – poradnik krok po kroku – jak prowadzić podstawową dokumentację finansową: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-organizacji-pozarzadowej-poradnik-krok-po-kroku/
• Czy stowarzyszenie lub fundacja może wystawiać faktury? – faktury sprzedażowe i dokumentowanie odpłatności: https://grantowo.pl/czy-stowarzyszenie-lub-fundacja-moze-wystawiac-faktury-tlumaczymy/
• Księgowość dla stowarzyszenia lub fundacji – tłumaczymy, jak to zrobić – praktyczne obowiązki organizacji: https://grantowo.pl/ksiegowosc-dla-stowarzyszenia-lub-fundacji-tlumaczymy-jak-to-zrobic/
• Bezpieczeństwo danych organizacji pozarządowych – ochrona informacji i dokumentów: https://grantowo.pl/bezpieczenstwo-danych-organizacji-pozarzadowych-jak-zapewnic-ochrone-wrazliwych-informacji/
• Google Workspace dla organizacji pozarządowych – jak korzystać i dlaczego warto – cyfrowy obieg dokumentów w NGO: https://grantowo.pl/google-workspace-dla-organizacji-pozarzadowych-jak-korzystac-i-dlaczego-warto/

Grantowo.pl pomaga organizacjom nie tylko znaleźć granty, ale też przygotować się do ich zdobycia, realizacji i rozliczenia.

Sprawdź aktualne konkursy

Katalog grantów i dotacji Grantowo.pl: https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla NGO: https://grantowo.pl/baza-wiedzy/y/

Popularne pytania

Czy KSeF dotyczy fundacji bez działalności gospodarczej?

Tak, przynajmniej w zakresie odbierania faktur.

Czy KSeF zastępuje księgowość?

Nie. KSeF to system faktur, a nie pełna księgowość.

Kto powinien mieć dostęp do KSeF?

Osoba wskazana przez zarząd oraz księgowość lub osoba odpowiedzialna za dokumenty finansowe.

Czy faktury z KSeF trzeba opisywać?

Tak, jeśli dotyczą projektu lub kosztów organizacji.

Czy KSeF ma znaczenie przy dotacjach?

Tak, bo wpływa na obieg faktur i dokumentację kosztów.