Kto i dlaczego kontroluje fundacje i stowarzyszenia?
Fundacje i stowarzyszenia podlegają kontroli skarbowej, kontroli publicznej oraz presji społecznej. Właściwe zabezpieczenie dokumentacji projektu to jeden z kluczowych elementów profesjonalnego zarządzania w organizacjach pozarządowych (NGO). W chwili gdy nadchodzi kontrola, niewłaściwie uporządkowane faktury, umowy czy listy obecności mogą sprawić wiele trudności i narażać instytucję na ryzyko utraty dofinansowania lub nawet kar finansowych. Dbałość o dokumenty od samego początku trwania projektu nie tylko gwarantuje spokój podczas ewentualnego audytu, ale także stanowi dowód transparentności i rzetelności organizacji.
Dokumentacja, dokumentacja i jeszcze raz dokumentacja projektów i działalności!
Warto zacząć od przygotowania przejrzystej struktury archiwizacji. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie centralnego repozytorium dokumentów – może to być folder (zarówno w formie fizycznej, jak i cyfrowej) przypisany do konkretnego projektu, w którym gromadzimy wszystkie materiały: umowy, rachunki, harmonogramy, korespondencję mailową i protokoły ze spotkań. Tego typu centralizacja informacji pozwala łatwo odnaleźć potrzebne pliki i uniknąć chaosu. Szczególnie istotne jest to w przypadku dużych projektów, w których uczestniczy wiele osób i gdzie istnieje ryzyko duplikowania wersji dokumentów.
Kontrola kosztów
Kolejnym krokiem jest szczegółowe opisanie każdego kosztu i wydatku, by zawsze mieć pewność, że można przypisać daną pozycję do konkretnych działań projektowych. Jeśli rozliczamy koszty etapowo, powinniśmy na bieżąco dokumentować ich związek z realizowanymi zadaniami. Dotyczy to zarówno faktur i dowodów księgowych, jak i wkładu własnego (osobowego czy rzeczowego). W przypadku wolontariuszy, niezbędne jest zawarcie umów określających zakres i wartość ich pracy, natomiast w przypadku użyczenia sali czy sprzętu – spisanie protokołu z wyceną świadczonych zasobów. Tego typu dokumenty są kluczowe w ocenie rzetelności projektu i uwiarygodniają wysokość poniesionych kosztów.
Należy pamiętać, że kontrolerzy zwracają uwagę także na spójność opisu zadań i raportowania postępów. Wszelkie opóźnienia, modyfikacje harmonogramu czy zmiany w budżecie muszą być starannie odnotowywane i wyjaśniane. Zapisy ze spotkań projektowych, listy obecności czy raporty cząstkowe są tu nieocenione, ponieważ pozwalają pokazać ciągłość i konsekwencję realizowanych działań. Jeśli prowadzimy korespondencję mailową, warto uporządkować ją w jednym miejscu lub w specjalnym folderze, by móc łatwo wykazać, jakie ustalenia zostały poczynione na poszczególnych etapach.
Zabezpieczenia dokumentów merytorycznych i księgowych
Ostatnim aspektem jest zadbanie o wielopoziomowe zabezpieczenie dokumentów przed utratą. Kopie cyfrowe powinny być regularnie archiwizowane, np. w chmurze i na dysku zewnętrznym, co minimalizuje ryzyko ich utraty w przypadku awarii sprzętu. Z kolei dokumenty papierowe najlepiej przechowywać w chronionych regałach lub szafach zamykanych na klucz. Dzięki temu, gdy nadejdzie kontrola, będziemy dysponować pełnym pakietem dokumentów i zyskamy pewność, że projekt jest rozliczany uczciwie i profesjonalnie.
