Aktualny KRS to jeden z fundamentów wiarygodności organizacji. Jeśli fundacja albo stowarzyszenie ma nieaktualny zarząd, adres, sposób reprezentacji albo statut, może mieć problem z podpisaniem umowy dotacyjnej, otwarciem konta, złożeniem oferty albo rozliczeniem projektu.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że organizacje zarejestrowane w KRS muszą dbać o aktualność danych, m.in. adresu, statutu, składu władz i sposobu reprezentacji. Zmiany należy zgłaszać do KRS w terminie 7 dni.
Jakie zmiany trzeba zgłaszać do KRS?
| Zmiana | Czy zwykle wymaga zgłoszenia? | Znaczenie grantowe |
| zmiana nazwy organizacji | tak | wpływa na dokumenty i umowy |
| zmiana adresu siedziby | tak | ważne dla korespondencji |
| zmiana zarządu | tak | wpływa na podpisywanie ofert |
| zmiana sposobu reprezentacji | tak | kluczowe przy umowach |
| zmiana statutu | tak | wpływa na cele projektowe |
| rozpoczęcie działalności gospodarczej | tak | wpływa na formularze i księgowość |
| status OPP | tak | wpływa na 1,5% i obowiązki |
| jednostki terenowe z osobowością prawną | tak | istotne w strukturze organizacji |
Dlaczego KRS jest ważny przy dotacjach?
Grantodawca może sprawdzić KRS, żeby ustalić:
- kto reprezentuje organizację,
- czy podpisy pod ofertą są prawidłowe,
- czy organizacja istnieje i nie jest w likwidacji,
- czy statut pozwala realizować projekt,
- czy dane organizacji zgadzają się z formularzem wniosku,
- czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą,
- czy posiada status OPP.
Jeśli wniosek podpisze osoba, która nie jest już w zarządzie albo nie ma prawa reprezentacji, może powstać problem formalny. W konkursach z dużą konkurencją takie błędy bywają wystarczające, żeby oferta odpadła.
Papierowo czy elektronicznie?
Zgodnie z informacjami ngo.pl, organizacje bez działalności gospodarczej mogą składać wnioski papierowo, natomiast organizacje z działalnością gospodarczą muszą korzystać z Portalu Rejestrów Sądowych. Organizacje bez działalności gospodarczej również mogą skorzystać z drogi elektronicznej.
Portal Rejestrów Sądowych umożliwia składanie elektronicznych wniosków m.in. o wpis, zmianę danych i wykreślenie.
Checklista przed złożeniem wniosku grantowego
| Pytanie | Tak/Nie |
| Czy dane w KRS są aktualne? | |
| Czy zarząd w KRS zgadza się z rzeczywistością? | |
| Czy osoby podpisujące wniosek mają prawo reprezentacji? | |
| Czy adres w KRS jest aktualny? | |
| Czy statut w KRS obejmuje temat projektu? | |
| Czy ostatnia zmiana została zgłoszona? | |
| Czy dokumenty są podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji? |
Najczęstsze błędy
- Organizacja zmieniła zarząd, ale nie zgłosiła tego do KRS.
- Oferta grantowa została podpisana przez niewłaściwe osoby.
- W formularzu wpisano inny adres niż w KRS.
- Organizacja działa według zmienionego statutu, ale zmiana nie została jeszcze zarejestrowana.
- Zarząd nie ma kopii aktualnego odpisu z KRS.
- Organizacja nie sprawdziła sposobu reprezentacji przed podpisaniem umowy.
FAQ
Ile dni jest na zgłoszenie zmian do KRS?
Poradnik ngo.pl wskazuje termin 7 dni na zgłoszenie zmian do KRS.
Czy nieaktualny KRS może przeszkodzić w otrzymaniu dotacji?
Tak. Nieaktualne dane mogą utrudnić ocenę formalną, podpisanie umowy albo wypłatę środków.
Gdzie zgłasza się zmiany elektronicznie?
Zmiany elektroniczne zgłasza się przez Portal Rejestrów Sądowych.
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
