Organizacja pozarządowa może zatrudniać ludzi. Może mieć pracowników, zleceniobiorców, wykonawców, ekspertów, trenerów, koordynatorów i księgowych. W projektach grantowych koszty osobowe są często najważniejszą częścią budżetu, bo to ludzie realizują działania.
Poradnik ngo.pl wyjaśnia, że fundacje i stowarzyszenia mogą być pracodawcami, ale jako pracodawcy mają takie same obowiązki jak inne podmioty zatrudniające pracowników.
Jakie umowy pojawiają się w NGO?
| Forma | Kiedy pasuje? | Przykład |
| umowa o pracę | stałe obowiązki, podporządkowanie, czas pracy | koordynator biura |
| umowa zlecenie | powtarzalne usługi, staranne działanie | prowadzenie warsztatów |
| umowa o dzieło | konkretny rezultat | stworzenie raportu, grafiki, publikacji |
| B2B | usługa od firmy lub osoby prowadzącej działalność | obsługa IT, kampania |
| wolontariat | dobrowolna pomoc statutowa | obsługa wydarzenia |
| powołanie/uchwała | funkcje we władzach, jeśli statut i prawo pozwalają | wynagrodzenie zarządu |
Jak dobrać umowę do zadania?
Nie wybieraj umowy tylko dlatego, że jest tańsza. Wybierz ją dlatego, że odpowiada charakterowi pracy.
| Pytanie | Wskazówka |
| Czy osoba ma stałe godziny i przełożonego? | może być umowa o pracę |
| Czy liczy się staranne wykonanie usług? | często umowa zlecenie |
| Czy ma powstać konkretny utwór lub rezultat? | możliwa umowa o dzieło |
| Czy wykonawca działa jako firma? | możliwa faktura/B2B |
| Czy pomoc jest społeczna i dobrowolna? | wolontariat |
Koszty osobowe w projekcie grantowym
W budżecie projektu warto jasno rozdzielić:
- koordynację projektu,
- obsługę księgową,
- specjalistów merytorycznych,
- trenerów,
- ekspertów,
- osoby prowadzące rekrutację,
- obsługę techniczną,
- promocję,
- ewaluację.
Dobrze opisane wynagrodzenia nie są słabością projektu. Przeciwnie – pokazują, że organizacja wie, kto faktycznie wykona pracę.
Przykładowa tabela kosztów osobowych
| Rola | Zakres | Jednostka | Liczba | Koszt |
| koordynator | zarządzanie projektem | miesiąc | 6 | 18 000 zł |
| trener | warsztaty edukacyjne | godzina | 40 | 8 000 zł |
| grafik | materiały promocyjne | usługa | 1 | 2 500 zł |
| księgowa | rozliczenie projektu | miesiąc | 6 | 3 600 zł |
| ewaluator | ankiety i raport | usługa | 1 | 2 000 zł |
Najczęstsze błędy
- Brak wynagrodzenia koordynatora przy dużym projekcie.
- Zaniżanie kosztów pracy.
- Mylenie umowy o dzieło ze zleceniem.
- Brak ewidencji czasu pracy przy kosztach godzinowych.
- Brak jasnego zakresu obowiązków.
- Wynagrodzenia niezgodne z regulaminem konkursu.
- Zatrudnianie bez sprawdzenia składek, podatków i obowiązków.
Popularne pytania
Czy fundacja może zatrudnić pracownika?
Tak. Fundacje i stowarzyszenia mogą zatrudniać pracowników, jeśli spełniają obowiązki pracodawcy.
Czy wynagrodzenia mogą być finansowane z dotacji?
Często tak, jeśli regulamin konkursu dopuszcza koszty osobowe i są one potrzebne do realizacji projektu.
Czy koordynator projektu powinien być w budżecie?
Przy większych projektach tak. Brak koordynacji może osłabić realność projektu.
Czy umowa o dzieło zawsze jest tańsza?
Nie należy wybierać umowy wyłącznie ze względu na koszt. Musi pasować do charakteru zadania.
Czy NGO musi płacić ZUS od umów?
To zależy od rodzaju umowy i sytuacji osoby zatrudnionej. Trzeba to sprawdzić przed podpisaniem umowy.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
