Zakupy w projekcie nie mogą wyglądać tak, że organizacja po prostu wybiera znajomą firmę i płaci z dotacji. W wielu projektach trzeba stosować zasadę konkurencyjności, rozeznanie rynku albo inne procedury zakupowe. Poradnik ngo.pl omawia temat NGO i zamówień publicznych, wskazując, że w umowach o dofinansowanie mogą pojawiać się obowiązki stosowania PZP albo zasady konkurencyjności.
Nawet jeśli formalnie nie trzeba robić pełnej procedury, warto dokumentować racjonalność wydatku.
Kiedy trzeba uważać?
Szczególnie przy zakupie:
- usług szkoleniowych,
- usług IT,
- sprzętu komputerowego,
- kampanii promocyjnych,
- materiałów drukowanych,
- usług badawczych,
- cateringu,
- transportu,
- wynajmu sal,
- usług eksperckich.
Minimalna dobra praktyka
Jeśli regulamin nie wymaga rozbudowanej procedury, i tak warto mieć:
- opis potrzeby,
- rozeznanie rynku,
- minimum 2–3 porównywalne oferty,
- notatkę z wyboru,
- uzasadnienie ceny,
- umowę lub zamówienie,
- potwierdzenie wykonania,
- fakturę i przelew.
Co powinno zawierać zapytanie ofertowe?
| Element | Po co? |
| opis przedmiotu zamówienia | wiadomo, co kupujemy |
| termin realizacji | określa ramy |
| kryteria oceny | cena, doświadczenie, jakość |
| termin składania ofert | równe szanse |
| sposób złożenia oferty | e-mail, formularz, platforma |
| warunki udziału | np. doświadczenie |
| informacja o projekcie | źródło finansowania |
| kontakt | pytania wykonawców |
Najczęstsze błędy
- brak rozeznania rynku,
- porównywanie nieporównywalnych ofert,
- wybór najdroższej oferty bez uzasadnienia,
- konflikt interesów,
- brak dokumentacji,
- zakup poza terminem projektu,
- zmiana zakresu bez aneksu,
- dzielenie zamówienia, żeby uniknąć procedury.
Popularne pytania
Czy każda dotacja wymaga zasady konkurencyjności?
Nie każda, ale każda wymaga racjonalności, celowości i zgodności z regulaminem.
Czy wystarczy zapytać trzy firmy e-mailem?
Czasem tak, ale zależy od regulaminu i wartości zamówienia.
Czy można wybrać ofertę droższą?
Można, jeśli kryteria obejmują jakość lub doświadczenie i wybór jest dobrze uzasadniony.
Czy znajoma firma może wykonać usługę?
To ryzykowne, jeśli występuje konflikt interesów. Trzeba szczególnie zadbać o przejrzystość.
Czy notatka z rozeznania rynku jest potrzebna?
Tak, to prosty dokument, który może uratować wydatek przy kontroli.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
