Aplikowanie o dotacje z KPO bywa wymagające z kilku powodów. Po pierwsze, konkurencja – chętnych na środki jest wielu, dlatego Twój projekt musi się wyróżniać i idealnie trafiać w założenia programu. Po drugie, KPO to program tworzony pod presją czasu (środki muszą zostać wykorzystane do 2026 r.), dlatego terminy naborów są często krótkie, a realizacja projektów musi być sprawna. Zdarza się, że od ogłoszenia konkursu do zakończenia przyjmowania wniosków mija tylko 4-6 tygodni, co oznacza mało czasu na dopracowanie pomysłu – warto więc wcześniej przygotowywać pewne koncepcje “w szufladzie”, aby móc szybko reagować na pojawiające się nabory. Po trzecie, biurokracja – wnioski KPO potrafią być rozbudowane, a sprawozdawczość w trakcie realizacji projektu również wymaga dyscypliny (trzeba będzie raportować postępy, wydatki, wskaźniki). Dla mniej doświadczonych NGO może to być bariera, dlatego dobrym pomysłem jest nawiązanie partnerstwa – np. z samorządem lub większą organizacją – aby wspólnie udźwignąć projekt od strony administracyjnej. Wreszcie, trzeba pamiętać o kwestiach finansowych: dofinansowanie często wypłacane jest w transzach lub refundowane po poniesieniu kosztów, co wymaga zabezpieczenia płynności finansowej. Upewnij się, że Twoja fundacja czy stowarzyszenie ma plan, jak prefinansować wydatki (np. rezerwa własna, zaliczki od grantodawcy, kredyt pomostowy), aby projekt nie stanął w miejscu z braku gotówki.
Proces aplikowania jest podobny do innych funduszy publicznych, choć każda instytucja może mieć swoje niuanse. Oto ogólny zarys kroków i wymagań, z którymi należy się liczyć.
Zapoznanie się z dokumentacją konkursu w ramach KPO do wniosku
Po znalezieniu interesującego konkursu dokładnie przeczytaj regulamin, ogłoszenie naboru oraz wytyczne dla wnioskodawców. Dokumenty te określają, kto może składać wnioski (np. tylko fundacje/stowarzyszenia o określonym profilu), na co można otrzymać dofinansowanie (katalog kosztów i działań), ile wynosi minimalna i maksymalna kwota grantu, czy wymagany jest wkład własny oraz jakie załączniki są potrzebne. Sprawdź terminy – zwykle podany jest deadline na złożenie wniosku oraz czas na ewentualne poprawki formalne.
Przygotowanie projektu i wniosku o dofinansowanie
Mając wytyczne, opisz szczegółowo swój pomysł. Wniosek o dotację z KPO często składany jest elektronicznie poprzez generator wniosków (np. generator.niw.gov.pl dla programów prowadzonych przez Narodowy Instytut Wolności, lub dedykowane systemy resortowe). Formularz będzie wymagał przedstawienia m.in. celów projektu, planowanych działań, harmonogramu, rezultatów, grupy docelowej oraz szczegółowego budżetu. Pisz językiem konkretnym, ale zrozumiałym – pamiętaj, że oceniający może nie znać Twojej organizacji, więc wyjaśnij, dlaczego projekt jest potrzebny i jakie przyniesie korzyści. Bardzo ważne jest powiązanie projektu z celami danego konkursu: pokaż, jak Twoje działania wpisują się w założenia KPO (np. zwiększą kompetencje cyfrowe mieszkańców, poprawią efektywność energetyczną budynku, włączą osoby wykluczone itp.).
Budżet i koszty kwalifikowane
Przy tworzeniu kosztorysu trzymaj się wytycznych konkursu. Dotacje z KPO pokrywają zwykle 80-100% kosztów projektu, ale czasem może być wymagany niewielki wkład własny (np. 5-20%). Upewnij się, że uwzględniasz tylko koszty kwalifikowane, czyli takie, które są dozwolone i bezpośrednio związane z projektem. Typowe kwalifikowalne wydatki to: wynagrodzenia personelu projektowego, materiały i sprzęt potrzebny do działań, usługi zewnętrzne (eksperci, trenerzy), promocja projektu, dojazdy i wynajem sal. Unikaj wpisywania wydatków, które regulamin wyklucza – np. zakupu środków trwałych powyżej pewnej wartości (jeśli nie jest to projektem infrastrukturalnym), pokrywania długów organizacji, kar i mandatów, kosztów reprezentacyjnych (drogie cateringi, upominki) czy podatku VAT, jeśli Twoja organizacja może go odzyskać. Budżet musi być realistyczny – ceny rynkowe, żadnych zawyżonych stawek. Dobrą praktyką jest zrobienie rozeznania cen (np. zapytać dostawców o ofertę), by potem przy rozliczeniu nie było niespodzianek.
Dokumenty formalne przy wnioskach – Krajowy Plan Odbudowy
Do wniosku często trzeba dołączyć pewne załączniki. Standardowo wymagane są dokumenty potwierdzające status prawny organizacji – odpis z KRS lub innego rejestru (aktualny, pobrany elektronicznie), statut organizacji (czasem oświadczenie o zgodności działań z celami statutowymi), oświadczenia o nieposiadaniu zaległości podatkowych i wobec ZUS itp. Jeśli projekt przewiduje partnerstwo z inną instytucją (np. z gminą lub firmą), potrzebna będzie umowa lub list intencyjny potwierdzający partnerstwo. Zadbaj o podpisy osób uprawnionych – zazwyczaj wnioski i załączniki muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub złożone przez profil zaufany przez osoby reprezentujące organizację (zgodnie z KRS). Braki formalne zwykle można uzupełnić w krótkim terminie, ale lepiej od razu złożyć kompletną aplikację, by uniknąć stresu.
Złożenie wniosku i ocena przez Komisję KPO
Gdy wniosek jest gotowy, prześlij go poprzez wskazany system elektroniczny w wymaganym terminie. Po wysłaniu warto pobrać potwierdzenie złożenia. Następnie uzbrój się w cierpliwość – ocena może potrwać kilka tygodni lub nawet miesięcy (zwłaszcza gdy konkurs cieszy się dużym zainteresowaniem). Wnioski przechodzą najpierw ocenę formalną (czy wszystko wypełnione, czy załączniki są poprawne), a potem merytoryczną (punkty za jakość projektu, zgodność z celami konkursu, efektywność budżetu itd.). Jeśli Twój wniosek zdobędzie wystarczającą liczbę punktów i zmieści się w alokacji budżetu, otrzymasz informację o przyznaniu dofinansowania. Wtedy pozostaje podpisanie umowy o powierzenie grantu i… zabranie się do pracy nad projektem!
Dotacje z KPO dla Fundacji i Stowarzyszeń – jest o co grać!
Dotacje z KPO to ogromna szansa także dla organizacji pozarządowych – umożliwiają realizację projektów, które wcześniej mogły pozostawać w sferze marzeń ze względu na koszty (np. wyposażenie pracowni komputerowych, remont budynku pod świetlicę, duża kampania edukacyjna o zasięgu ogólnopolskim). Kluczem jest jednak odnalezienie się w systemie: trzeba na bieżąco monitorować ogłoszenia, dobrze rozumieć priorytety KPO i odpowiednio dopasować do nich swoje pomysły. NGOs często są innowacyjne i znają potrzeby społeczności – jeśli potrafią to pokazać we wniosku i wykazać, że ich projekt przyczyni się do realizacji celów KPO (czy to w edukacji, cyfryzacji, ekologii, zdrowiu czy integracji społecznej), mają dużą szansę na wsparcie. Warto więc śledzić informacje, uczyć się od innych (np. podpatrzeć projekty już dofinansowane) i nie bać się aplikować. Krajowy Plan Odbudowy jest jednorazowym, bezprecedensowym zastrzykiem funduszy – skorzystajmy z niego, aby wzmocnić nasze organizacje i zrealizować wartościowe inicjatywy społeczne!
