Niestety, zdarzają się sytuacje, w których fundacja musi zwrócić część lub całość grantu, bo kontrola wykazała nieprawidłowości. Oto najczęstsze błędy i zaniedbania, które prowadzą do takich problemów – warto je poznać i zawczasu uniknąć:
Wydatki niezgodne z przeznaczeniem
grantu Klasyka to kupowanie rzeczy czy opłacanie usług, które nie były przewidziane w projekcie. Np. fundacja dostała dotację na zajęcia sportowe dla młodzieży, ale postanowiła zaoszczędzić i nie wynajmować trenera, tylko zrobić mniej zajęć, a zaoszczędzone pieniądze przeznaczyła na zakup mebli do biura fundacji. To jest niezgodne z celem – meble nie były częścią projektu. Podczas rozliczenia taki koszt w ogóle nie zostanie zaakceptowany (konieczny zwrot tej kwoty), a w skrajnym razie może zostać uznany za wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem, co skutkuje nawet żądaniem zwrotu całej dotacji (jeśli uznają, że naruszyliśmy fundamentalnie warunki umowy). Unikajmy pokusy “łatki” innych problemów finansowych organizacji pieniędzmi z grantu. Każda złotówka ma być wydana na działania projektowe i nic poza tym.
Braki lub błędy w dokumentach finansowych
Bardzo częsty problem to niekompletna dokumentacja. Przykłady: brak oryginału faktury (np. zaginął – a ksero nie jest uznawane, chyba że z potwierdzeniem „za zgodność” i wyjaśnieniem), brak podpisów na umowie, niepodpisane listy obecności, faktury wystawione na kogoś innego niż fundacja (np. na prezesa prywatnie – wtedy nie można tego zaliczyć do kosztów fundacji), błędna data (np. faktura wystawiona dzień po zakończeniu projektu – to już poza okresem kwalifikowalności), nieczytelny opis (kontroler nie wie, co właściwie kupiono, bo jest tylko kod produktu). Takie braki powodują, że kontrola wyłącza dane koszty z finansowania. Rozwiązanie: przed złożeniem sprawozdania zrobić wewnętrzny audyt dokumentów – sprawdzić, czy do każdej pozycji budżetu mamy prawidłowy, kompletny dowód księgowy. Jeśli coś jest nie tak, próbujemy to naprawić (uzyskać duplikat faktury, aneksować umowę z datą, zdobyć brakujące podpisy). Co prawda pewnych rzeczy nie da się później “dokleić” (np. faktura wystawiona po fakcie – tego nie naprawimy), dlatego tak ważna jest czujność na bieżąco podczas realizacji.
Mieszanie funduszy i niejasne księgowanie
Gdy organizacja wrzuca wszystkie wpływy i wydatki do jednego worka i nie prowadzi osobnej ewidencji projektu, łatwo o pomyłki i trudności w udowodnieniu, co sfinansowano z dotacji. Np. zapłacono jedną fakturę dwoma przelewami: częściowo z konta projektowego, częściowo z konta ogólnego – potem trudno zorientować się, jaka część poszła z dotacji, a jaka z własnych środków. Albo dokonano zakupu hurtowo dla dwóch projektów, a podzielono koszty “na oko” bez śladu w dokumentach. Takie sytuacje budzą podejrzenia kontrolerów i często prowadzą do uznania części wydatków za niekwalifikowane (bo nie można jasno wykazać ich związku z danym grantem). Dlatego trzymajmy finanse projektu oddzielnie i czytelnie. Każdy dokument opisany, każda płatność oznaczona – wtedy przy kontroli nie będzie wątpliwości.
Przekraczanie budżetu lub przesuwanie środków między pozycjami bez zgody
Jeśli w projekcie mieliśmy na jakąś kategorię (np. podróże) 5 000 zł, a wydaliśmy 6 000 zł, to nadwyżkę 1 000 zł musimy pokryć z własnych pieniędzy – dotacja jej nie pokryje. Grantodawca zapłaci tylko do wysokości zatwierdzonego limitu. Z kolei przesuwanie środków – np. zostaje nam 2000 zł z warsztatów, więc dołożymy je do druku materiałów – jest możliwe tylko jeśli umowa na to pozwala albo jeśli uzyskamy pisemną zgodę. Wiele programów pozwala na drobne przesunięcia (np. do 10% wartości danej pozycji) bez pytania, ale większe zmiany wymagają aneksu. Niezachowanie tych zasad skutkuje tym, że wydatki ponad limit lub niezatwierdzone przesunięcia są uznane za niekwalifikowane. Często NGO są zaskoczone: „przecież nie przekroczyliśmy ogólnej sumy dotacji, tylko inaczej rozdysponowaliśmy” – ale to niestety może być podstawą do zwrotu różnicy, bo grantodawca dał środki na konkretny układ budżetu, a nie dowolny. Rada: jeśli widzisz, że budżet nie będzie się spinał dokładnie, skontaktuj się z opiekunem projektu i zapytaj o możliwość aneksu budżetowego z uzasadnieniem zmian. Lepiej zawczasu to uzgodnić, niż potem walczyć o uznanie wydatku post factum.
Nieosiągnięcie założonych rezultatów lub naruszenie zasad projektu
Czasem problemem nie jest sam wydatek, a wykonanie merytoryczne. Np. fundacja zobowiązała się przeszkolić 100 osób, a przeszkoliła 50 – to może skutkować proporcjonalnym obniżeniem dotacji (skoro zrealizowano 50% celu, to instytucja może uznać, że refunduje tylko 50% kosztów). Albo w projekcie inwestycyjnym obiecano wyremontować 3 pomieszczenia, a wyremontowano 2 – ostatnia transza może zostać wstrzymana. Albo fundacja złamała zasadę równego dostępu, np. w projekcie dla młodzieży przyjęła tylko wybranych znajomych – co wyszło na jaw i uznano to za naruszenie warunków (choć to skrajny przypadek). Generalnie, grantodawca daje pieniądze na pewne rezultaty społeczne – jeśli te rezultaty nie zostaną osiągnięte, może wymagać zwrotu części środków jako niewykorzystanych zgodnie z celem. Dlatego tak ważne jest realistyczne planowanie na etapie pisania projektu (żeby nie obiecać cudów na kiju) i rzetelna realizacja. Jeśli widzimy, że celów nie da się w pełni zrealizować (bo np. zewnętrzne czynniki przeszkodziły – jak pandemia, strajki etc.), należy niezwłocznie poinformować darczyńcę, zaproponować modyfikacje projektu lub aneksowanie wskaźników. Często udaje się wtedy wynegocjować rozwiązanie (np. zmniejszymy skalę działań i oddamy część niewykorzystanych środków, ale unikniemy sankcji).
Brak płynności i nieuregulowanie płatności
Choć to nie błąd rozliczeniowy per se, warto wspomnieć: jeśli fundacja nie zapłaci na czas swoim wykonawcom i dostawcom, a ci np. wystawią noty odsetkowe za zwłokę – odsetki te nie będą pokryte z dotacji, bo to niekwalifikowany koszt. Co więcej, jeśli zalegamy z płatnościami i ktoś wytoczy nam sprawę, to może zablokować konto – co w skrajnym przypadku utrudni dalsze wydatkowanie projektu. Dlatego należy rozsądnie zarządzać gotówką, pilnować harmonogramu wpływu transz dotacji i terminów płatności. Przy dotacjach refundowanych (gdzie najpierw wydajemy własne pieniądze, a potem dostajemy zwrot) koniecznie zabezpieczmy środki pomostowe – bo brak płynności może storpedować projekt i zmusić do przerwania działań.
Konsekwencje zwrotu dotacji – nie tylko finansowe
Na koniec warto uświadomić sobie, że zwrot dotacji to nie tylko problem utraty środków, które często zostały już wydane z własnej kieszeni organizacji. To również ryzyko wizerunkowe i prawne. Jeśli kontrola wykaże rażące nieprawidłowości (np. celowe malwersacje, fałszowanie dokumentów), fundacja może trafić na tzw. „czarne listy” i mieć przez kilka lat zakaz otrzymywania kolejnych dotacji publicznych. Mogą zostać wyciągnięte konsekwencje wobec osób zarządzających – choć NGO to nie jednostka budżetowa, to i tak umowa może przewidywać kary umowne za naruszenia. Poza tym opinia w środowisku może ucierpieć, a zaufanie darczyńców prywatnych spaść. Dlatego lepiej dmuchać na zimne i prowadzić projekt grantowy wzorowo – zgodnie z przepisami i zasadą przejrzystości.
