Zakup sprzętu z dotacji może być bardzo korzystny, ale wymaga porządku. Laptop, kamera, projektor, meble, sprzęt sportowy, instrumenty, tablety, drukarka czy wyposażenie biura nie powinny „zniknąć” po zakończeniu projektu. Poradnik ngo.pl wskazuje, że jeśli organizacja posiada środki trwałe lub wyposażenie, ma obowiązek prowadzić ich ewidencję oraz dokumentację przyjęcia, zmiany miejsca użytkowania lub likwidacji.
Dla grantodawcy sprzęt kupiony z dotacji to majątek, który powinien służyć celom projektu i organizacji.
Co może być wyposażeniem lub środkiem trwałym?
| Typ | Przykłady |
| sprzęt IT | laptopy, tablety, monitory |
| sprzęt wideo | kamera, mikrofon, statyw |
| meble | biurka, krzesła, szafy |
| sprzęt sportowy | piłki, maty, bramki |
| sprzęt edukacyjny | tablice, projektory, zestawy |
| wyposażenie wydarzeń | namioty, roll-upy, nagłośnienie |
| sprzęt specjalistyczny | urządzenia badawcze, rehabilitacyjne |
Co trzeba sprawdzić przed zakupem?
| Pytanie | Dlaczego ważne? |
| Czy regulamin dopuszcza zakup sprzętu? | koszt musi być kwalifikowalny |
| Czy sprzęt jest niezbędny? | trzeba uzasadnić potrzebę |
| Czy cena jest rynkowa? | ryzyko zakwestionowania |
| Czy potrzebne jest rozeznanie rynku? | wymóg wielu dotacji |
| Kto będzie korzystał? | przypisanie odpowiedzialności |
| Gdzie sprzęt będzie przechowywany? | kontrola i bezpieczeństwo |
| Co po projekcie? | trwałość i dalsze użycie |
Ewidencja wyposażenia
Ewidencja powinna zawierać przynajmniej:
- nazwę sprzętu,
- numer inwentarzowy,
- datę zakupu,
- wartość,
- źródło finansowania,
- miejsce użytkowania,
- osobę odpowiedzialną,
- dokument zakupu,
- informację o likwidacji lub zmianie miejsca.
Sprzęt a trwałość projektu
W projektach grantowych warto opisać, jak sprzęt będzie używany po zakończeniu finansowania. To może zwiększyć ocenę projektu.
Przykład:
Zakupione tablety będą wykorzystywane nie tylko w cyklu warsztatów objętych projektem, ale również w kolejnych działaniach edukacyjnych fundacji, w szczególności podczas zajęć z kompetencji cyfrowych dla seniorów i młodzieży.
Najczęstsze błędy
- Zakup sprzętu bez wyraźnego związku z projektem.
- Brak ewidencji.
- Brak numerów inwentarzowych.
- Brak osoby odpowiedzialnej.
- Nieprzestrzeganie zasad konkurencyjności.
- Przechowywanie sprzętu w prywatnych miejscach bez dokumentu.
- Brak informacji, co dzieje się ze sprzętem po projekcie.
- Sprzedaż lub przekazanie sprzętu wbrew umowie.
Popularne pytania
Czy sprzęt może być kosztem dotacji?
Często tak, jeśli regulamin dopuszcza zakup wyposażenia i sprzęt jest niezbędny do projektu.
Czy każdy sprzęt trzeba wpisywać do ewidencji?
Organizacja powinna prowadzić ewidencję środków trwałych i wyposażenia zgodnie z polityką rachunkowości.
Czy sprzęt kupiony z dotacji można używać po projekcie?
Zwykle tak, ale zgodnie z celem, umową i zasadami trwałości projektu.
Czy trzeba robić rozeznanie rynku?
Często tak. Zasady zależą od regulaminu konkursu i wartości zakupu.
Czy sprzęt może być wkładem własnym?
Tak, jeśli organizacja użycza własnego sprzętu do projektu i regulamin dopuszcza wkład rzeczowy.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
