Rozliczenie dotacji zaczyna się nie na końcu projektu, ale pierwszego dnia jego realizacji. Każda faktura, umowa, lista obecności, zdjęcie, protokół, przelew i zgoda uczestnika może mieć znaczenie. Im wcześniej organizacja uporządkuje dokumenty, tym mniejsze ryzyko stresu przy sprawozdaniu i kontroli.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że organizacja, która otrzymała dotację, musi rozliczyć się przed organem, który przyznał środki, a sprawozdanie z wykonania zadania zasadniczo składa się w terminie 30 dni po zakończeniu okresu wskazanego w umowie.
Jakie dokumenty zbierać?
| Typ dokumentu | Przykłady |
| finansowe | faktury, rachunki, potwierdzenia przelewów |
| umowne | umowy zlecenia, dzieło, B2B, wolontariackie |
| merytoryczne | programy zajęć, scenariusze, raporty |
| uczestników | listy obecności, formularze rekrutacyjne |
| promocyjne | plakaty, grafiki, screeny z mediów społecznościowych |
| rezultatów | zdjęcia, nagrania, ankiety, testy, publikacje |
| administracyjne | protokoły, uchwały, notatki, korespondencja |
| dostępnościowe | zgłoszenia potrzeb, dostosowania, opisy działań |
Najważniejsza zasada: opisuj dokumenty na bieżąco
Każdy dokument finansowy powinien dać się połączyć z projektem. W praktyce warto opisywać:
- nazwę projektu,
- numer umowy,
- pozycję budżetową,
- źródło finansowania,
- kwotę finansowaną z dotacji,
- kwotę wkładu własnego,
- datę zatwierdzenia,
- podpis osoby odpowiedzialnej.
Czym różni się kontrola od sprawozdania?
| Element | Sprawozdanie | Kontrola |
| Kiedy? | po zakończeniu projektu lub transzy | w trakcie albo po projekcie |
| Kto przygotowuje? | organizacja | organ kontrolujący sprawdza organizację |
| Co obejmuje? | opis działań i finansów | dokumenty, wydatki, rezultaty, zgodność |
| Cel | rozliczenie umowy | weryfikacja prawidłowości |
| Ryzyko | korekty, pytania, zwrot środków | zalecenia, zwrot, konsekwencje umowne |
Jak przygotować się do kontroli?
- Trzymaj dokumenty w jednym miejscu.
- Uporządkuj je według działań i pozycji budżetu.
- Zadbaj o zgodność dat z harmonogramem.
- Sprawdź, czy wydatki są kwalifikowalne.
- Przygotuj dowody rezultatów.
- Zadbaj o opisy faktur.
- Zarchiwizuj materiały promocyjne.
- Nie poprawiaj dokumentów chaotycznie po czasie.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu dotacji
- brak potwierdzeń zapłaty,
- faktury poza terminem realizacji,
- koszt niezgodny z budżetem,
- brak list obecności,
- brak dowodów promocji,
- zbyt ogólne opisy rezultatów,
- nieudokumentowany wkład własny,
- wydatki poniesione niezgodnie z umową,
- spóźnione sprawozdanie.
Popularne pytania
Kiedy składa się sprawozdanie z dotacji?
Najczęściej w terminie wskazanym w umowie, często do 30 dni po zakończeniu realizacji zadania.
Czy trzeba zbierać listy obecności?
Tak, jeśli projekt obejmuje udział uczestników. Listy obecności pomagają potwierdzić realizację działań i osiągnięcie wskaźników.
Czy zdjęcia wystarczą jako dowód realizacji projektu?
Nie zawsze. Zdjęcia są pomocne, ale zwykle trzeba mieć także dokumenty finansowe, listy obecności, programy i materiały merytoryczne.
Co zrobić, jeśli nie wydamy całej dotacji?
Niewykorzystane środki zwykle trzeba zwrócić zgodnie z zasadami określonymi w umowie.
Czy urząd może kontrolować projekt po jego zakończeniu?
Tak. Kontrola może dotyczyć realizacji, dokumentacji, rezultatów i prawidłowego wydatkowania pieniędzy publicznych.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
