Otrzymanie dotacji to duży sukces dla KGW, ale wiąże się też z odpowiedzialnością. Każde Koło Gospodyń Wiejskich, które korzysta z funduszy zewnętrznych (czy to dotacja ARiMR, czy granty z innych źródeł), musi prawidłowo rozliczać dotacje i prowadzić dokumentację finansową. Dla wielu społeczników księgowość bywa wyzwaniem, dlatego poniżej przedstawiamy praktyczny poradnik o finansach KGW – jak rozliczyć dotację i prowadzić uproszczoną ewidencję (UEPiK), aby wszystko było zgodne z przepisami i oczekiwaniami sponsorów.
Obowiązek rozliczenia dotacji KGW
Każda dotacja przyznana KGW jest celowa – oznacza to, że trzeba rozliczyć się z wydatkowania środków zgodnie z przeznaczeniem. W przypadku dotacji ARiMR na działalność statutową, koła muszą wydać całą kwotę do końca roku budżetowego, a następnie złożyć sprawozdanie finansowe do końca stycznia kolejnego roku(agrofakt.pl). Sprawozdanie zawiera wykaz wszystkich poniesionych wydatków wraz z kopiami dowodów księgowych (faktur, rachunków) potwierdzających te wydatki(agrofakt.pl). Niewykorzystanie środków w terminie lub brak rozliczenia w terminie grozi koniecznością zwrotu pieniędzy, a nawet wykluczeniem z kolejnych dofinansowań. Dlatego tak ważne jest, by od razu po otrzymaniu dotacji zaplanować harmonogram wydatków i pilnować terminów. Jeżeli otrzymacie grant z innego źródła (np. z programu Działaj Lokalnie lub z gminy), również sprawdźcie umowę dotacji – zwykle precyzuje ona, do kiedy należy zrealizować projekt i kiedy złożyć sprawozdanie końcowe. Zawsze trzymajcie się tych terminów i zasad.
Gromadzenie dokumentów księgowych w KGW
Transparentne prowadzenie finansów to podstawa w każdej organizacji. KGW, jako formalne stowarzyszenie, ma obowiązek prowadzić ewidencję przychodów i kosztów. W praktyce oznacza to, że za każdy wydatek z dotacji należy wziąć fakturę lub rachunek na dane koła(grantowo.pl). Dowody księgowe muszą być opisane (na odwrocie warto napisać, na jaki cel wydano daną kwotę, np. “zakup materiałów na warsztaty kulinarne w ramach projektu X”) i przechowywane w dokumentacji. Pamiętajcie, że paragony fiskalne same w sobie nie wystarczą – jeśli to możliwe, zawsze proście sprzedawcę o wystawienie faktury na KGW. Unikajcie płatności gotówkowych na dużą skalę; najlepiej większość wydatków opłacać z konta bankowego koła, wtedy będzie jasny ślad transakcji. Dobrą praktyką jest prowadzenie prostej tabeli (np. w Excelu) z rejestrem wydatków z dotacji: data, kwota, opis wydatku, numer faktury. To ułatwi późniejsze przygotowanie sprawozdania. Skarbnik koła powinien również pilnować, aby wydatki były zgodne z kosztorysem i celem dotacji – nie można ot tak przenieść sobie pieniędzy na inny cel bez zgody grantodawcy. Jeśli np. w budżecie projektu mieliście przewidziane pieniądze na materiały plastyczne, to nie wolno ich wydać na poczęstunek, chyba że fundator wyrazi na to zgodę na piśmie.
Uproszczona ewidencja przychodów i kosztów (UEPiK)
Większość KGW może korzystać z uproszczonej księgowości zwanej UEPiK, co znacznie ułatwia rozliczenia. Warunki są dwa: koło nie ma statusu OPP (organizacji pożytku publicznego) i przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 100 000 zł(piszemy o tym w innym wpisiegrantowo.pl). UEPiK to prosta ewidencja, w której zapisujecie tylko przychody i koszty, bez pełnych ksiąg rachunkowych. Jeśli Wasze KGW dopiero zaczyna i rocznie operuje na kwotach rzędu kilku czy kilkunastu tysięcy złotych, to UEPiK w zupełności wystarczy. Należy zgłosić wybór UEPiK do Urzędu Skarbowego (w praktyce robi się to przy rejestracji koła lub na początku roku poprzez ARiMR)(grantowo.pl). Dzięki temu odpadają skomplikowane sprawozdania finansowe – wystarczy na koniec roku przygotować prosty rachunek wyników (zestawienie przychodów i kosztów) oraz informację dodatkową. Uwaga: jeśli jednak Wasze przychody w którymś roku przekroczą 100 tys. zł, tracicie prawo do UEPiK i od następnego roku trzeba prowadzić pełną księgowość(grantowo.pl). W praktyce mało które KGW osiąga tak duże kwoty, ale warto o tym wiedzieć i starać się nie przekraczać tego progu, jeśli nie macie dostępu do profesjonalnej obsługi księgowej.
Zwolnienia z podatków dla KGW
Dobra wiadomość jest taka, że Koła Gospodyń Wiejskich mają pewne ulgi podatkowe. Dochody KGW przeznaczone na działalność statutową są zwolnione z podatku CIT (do wysokości 100 000 zł rocznie) co oznacza, że jeśli nie prowadzicie dużej działalności gospodarczej, nie zapłacicie podatku dochodowego od dotacji czy drobnych sprzedaży. Dodatkowo, jeśli koło nie przekracza limitu sprzedaży 200 000 zł rocznie, korzysta ze zwolnienia z VAT(grantowo.pl) – większość KGW mieści się w tym limicie. Dzięki temu nie musicie rozliczać VAT ani mieć kasy fiskalnej przy drobnej sprzedaży podczas kiermaszy, co bardzo ułatwia sprawy finansowe. Pamiętajcie jednak, że nawet przy zwolnieniach podatkowych pewne formalności pozostają: np. trzeba złożyć roczne zeznanie CIT-8 (zerowe, jeśli dochód jest zwolniony) do urzędu skarbowego(grantowo.pl). To niewielki wysiłek (formularz można wypełnić elektronicznie), a zabezpiecza przed ewentualnymi karami za brak deklaracji.
Rola skarbnika i dobre praktyki finansowe w Kole Gospodyń Wiejskich
W strukturze KGW bardzo ważną rolę odgrywa skarbnik – osoba odpowiedzialna za finanse. To na niej spoczywa prowadzenie kasy, ewidencji i przygotowanie rozliczeń(grantowo.pl). Wybierając skarbnika, upewnijcie się, że to ktoś skrupulatny i godny zaufania. Dobrą praktyką jest wgląd całego zarządu w finanse – np. przewodnicząca i skarbnik wspólnie zatwierdzają większe wydatki, a raz w roku komisja rewizyjna (jeśli jest powołana) sprawdza dokumenty!Przejrzystość buduje zaufanie członków i sponsorów. Warto również prowadzić oddzielne segregatory lub teczki dla każdego projektu dotacyjnego – trzymać tam umowę dotacji, korespondencję, kopie faktur, sprawozdanie. Gdy przyjdzie kontrola (np. z ARiMR lub od grantodawcy), łatwo będzie wszystko pokazać. Jeśli macie wątpliwości co do księgowości, nie krępujcie się poprosić o pomoc – lokalne Centrum Organizacji Pozarządowych albo znajomy księgowy może doradzić, jak zaksięgować nietypowy wydatek czy wypełnić formularz. Dzięki dbałości o te finansowe szczegóły, Wasze KGW będzie mogło spokojnie korzystać z dotacji, spełniając wymagania formalne i unikając problemów, a skarbnik nie będzie kojarzył się z udręką, tylko z porządkiem w papierach.
