Raport roczny to jedno z najlepszych narzędzi budowania zaufania. Nie jest tylko dokumentem dla urzędu. Może być materiałem dla grantodawców, darczyńców, sponsorów, partnerów, członków, wolontariuszy i mediów. Poradnik ngo.pl wskazuje, że sprawozdanie finansowe powinno być jawne i dostępne, a sprawozdanie finansowe razem ze sprawozdaniem merytorycznym może być podstawą raportu rocznego publikowanego np. na stronie internetowej organizacji.
Dla organizacji szukającej dotacji raport roczny jest dowodem, że naprawdę działa, potrafi rozliczać pieniądze i komunikuje rezultaty.
Co powinien zawierać raport roczny?
| Sekcja | Co wpisać? |
| misja | po co istnieje organizacja |
| najważniejsze liczby | uczestnicy, działania, budżet |
| projekty | opis działań i rezultatów |
| finanse | przychody, koszty, źródła |
| zespół | zarząd, pracownicy, wolontariusze |
| partnerzy | instytucje i firmy |
| darczyńcy | podziękowania |
| historie | przykłady realnej zmiany |
| plany | kierunek na kolejny rok |
| dokumenty | link do sprawozdań |
Raport roczny a granty
Raport może być używany jako:
- załącznik do wniosku,
- dowód doświadczenia,
- materiał dla partnera,
- podsumowanie dla darczyńców,
- argument w rozmowie ze sponsorem,
- materiał promocyjny,
- element transparentności,
- źródło danych do kolejnych wniosków.
Jak pisać o liczbach?
Nie wystarczy napisać „zrealizowaliśmy wiele działań”. Lepiej pokazać konkret:
| Zamiast | Napisz |
| wiele warsztatów | 36 warsztatów dla 420 uczestników |
| dużo odbiorców | 18 000 odsłon materiałów edukacyjnych |
| kilka partnerstw | 7 partnerów lokalnych |
| sporo wolontariuszy | 32 wolontariuszy, łącznie 640 godzin pracy |
| duży projekt | projekt o budżecie 180 000 zł |
Prosty układ raportu
- List od zarządu.
- Misja i obszary działania.
- Najważniejsze liczby roku.
- Projekty i rezultaty.
- Historie uczestników.
- Finanse w prostych tabelach.
- Zespół i wolontariusze.
- Partnerzy i darczyńcy.
- Plany na kolejny rok.
- Dane kontaktowe i linki.
Tabela finansowa do raportu
| Źródło przychodów | Kwota | Udział |
| dotacje publiczne | 120 000 zł | 60% |
| darowizny | 30 000 zł | 15% |
| działalność odpłatna | 25 000 zł | 12,5% |
| sponsoring | 15 000 zł | 7,5% |
| inne | 10 000 zł | 5% |
Najczęstsze błędy
- Raport jest zbyt urzędowy.
- Brakuje liczb.
- Brakuje zdjęć i historii.
- Finanse są niezrozumiałe.
- Raport nie jest publikowany na stronie.
- Brakuje podziękowań.
- Brakuje planów na przyszłość.
- Raport nie jest wykorzystywany w fundraisingu.
Popularne pytania
Czy każda NGO musi publikować raport roczny?
Nie każda ma taki sam obowiązek, ale publikowanie raportu jest bardzo dobrą praktyką transparentności.
Czy raport roczny zastępuje sprawozdanie finansowe?
Nie. Raport może zawierać elementy sprawozdań, ale nie zastępuje obowiązkowych dokumentów.
Czy raport pomaga w pozyskiwaniu grantów?
Tak, bo pokazuje doświadczenie, skalę działań, rezultaty i rzetelność organizacji.
Czy raport musi być długi?
Nie. Lepszy jest krótki, konkretny i czytelny raport niż długi dokument, którego nikt nie przeczyta.
Czy warto pokazywać finanse w raporcie?
Tak, proste tabele finansowe budują zaufanie darczyńców, partnerów i grantodawców.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
