olityka rachunkowości to jeden z tych dokumentów, o których organizacje przypominają sobie dopiero podczas kontroli. Tymczasem powinna być podstawowym narzędziem pracy finansowej NGO. Poradnik ngo.pl wskazuje, że polityka rachunkowości obejmuje m.in. plan kont, obieg, przechowywanie i archiwizację dokumentacji finansowej, sposób amortyzacji środków trwałych oraz zasady księgowania kosztów.
Dobrze przygotowana polityka rachunkowości pomaga rozliczać dotacje, oddzielać projekty, porządkować koszty i wyjaśniać, jak organizacja zarządza pieniędzmi.
Co powinna regulować polityka rachunkowości?
| Obszar | Co warto opisać? |
| rok obrotowy | zwykle rok kalendarzowy |
| plan kont | konta dla projektów, dotacji, darowizn |
| obieg dokumentów | kto przyjmuje, opisuje i zatwierdza faktury |
| archiwizacja | gdzie i jak długo trzymamy dokumenty |
| środki trwałe | ewidencja, amortyzacja, likwidacja |
| koszty projektowe | sposób wyodrębnienia kosztów dotacji |
| wkład własny | dokumentowanie środków własnych |
| płatności | zasady przelewów i gotówki |
| odpowiedzialność | zarząd, księgowość, koordynatorzy |
Dlaczego to ważne przy grantach?
Grantodawca chce wiedzieć, czy organizacja potrafi rozdzielić środki z różnych projektów. Jeśli fundacja ma trzy dotacje, darowizny i działalność odpłatną, nie może wrzucać wszystkiego do jednego worka.
Polityka rachunkowości powinna umożliwiać odpowiedź na pytania:
- ile wydano w danym projekcie,
- z jakiego źródła sfinansowano koszt,
- kto zatwierdził fakturę,
- czy koszt był kwalifikowalny,
- czy wkład własny został udokumentowany,
- czy zakupiony sprzęt jest w ewidencji.
Krótka checklista pod granty
- Czy każdy projekt ma osobne konto analityczne?
- Czy faktury są opisywane numerem umowy?
- Czy widać źródło finansowania kosztu?
- Czy wiadomo, kto zatwierdza wydatek?
- Czy dokumenty są archiwizowane w jednym systemie?
- Czy sprzęt kupiony z dotacji trafia do ewidencji?
- Czy koordynator projektu wie, co przekazać księgowości?
Popularne pytania
Czy każda NGO musi mieć politykę rachunkowości?
Organizacje prowadzące księgi rachunkowe powinny mieć politykę rachunkowości, bo określa ona zasady prowadzenia ksiąg.
Czy polityka rachunkowości jest potrzebna małej fundacji?
Tak, szczególnie jeśli fundacja prowadzi projekty, przyjmuje dotacje albo ma kilka źródeł finansowania.
Czy politykę rachunkowości pisze księgowy?
Najczęściej przygotowuje ją księgowy, ale zarząd powinien ją rozumieć i zatwierdzić.
Czy trzeba aktualizować politykę rachunkowości?
Tak, jeśli zmieniają się zasady księgowania, źródła finansowania, sposób prowadzenia projektów albo przepisy.
Czy grantodawca może poprosić o politykę rachunkowości?
Może, zwłaszcza przy kontroli lub większych projektach finansowanych ze środków publicznych.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
