Pierwszy rok fundacji decyduje o tym, czy organizacja będzie gotowa na granty. Wiele nowych fundacji skupia się na samym wpisie do KRS, a potem odkłada konto bankowe, księgowość, CRBR, dokumenty, stronę internetową i strategię. To błąd. Poradnik ngo.pl wskazuje, że po rejestracji fundacja lub stowarzyszenie powinny pamiętać m.in. o NIP-8, CRBR i koncie bankowym.
Pierwsze 12 miesięcy warto potraktować jak okres budowania wiarygodności.
Miesiąc 1: porządek po rejestracji
Po uzyskaniu wpisu do KRS fundacja powinna:
- pobrać dane KRS,
- sprawdzić NIP i REGON,
- złożyć NIP-8,
- zgłosić beneficjentów do CRBR,
- założyć konto bankowe,
- wybrać księgowość,
- przygotować folder dokumentów,
- ustalić adres e-mail organizacji.
Miesiące 2–3: dokumenty i procedury
W tym czasie warto przygotować:
- politykę rachunkowości,
- wzór uchwały zarządu,
- wzór protokołu,
- wzór umowy wolontariackiej,
- klauzulę RODO,
- zgodę na wizerunek,
- wzór listy obecności,
- wzór opisu faktury,
- podstawową procedurę obiegu dokumentów.
Poradnik ngo.pl ma osobne sekcje z obowiązkowymi dokumentami, wzorami dokumentów dla fundacji i stowarzyszeń oraz formularzami.
Miesiące 4–6: pierwsze działania
Nowa fundacja nie musi od razu pisać wniosku na 500 000 zł. Lepiej zacząć od działań, które budują doświadczenie:
- małe wydarzenie,
- warsztaty pilotażowe,
- spotkanie lokalne,
- konsultacje z odbiorcami,
- ankieta diagnozująca,
- współpraca ze szkołą lub biblioteką,
- prosta publikacja online,
- pierwsza akcja wolontariacka.
Celem jest stworzenie dowodów działania: zdjęć, list obecności, opinii uczestników, raportu, partnerstw i materiałów.
Miesiące 7–9: pierwsze granty
Nowa fundacja może szukać:
- małych grantów,
- konkursów lokalnych,
- mikrograntów,
- regrantingu,
- programów dla młodych organizacji,
- grantów prywatnych,
- partnerstw z bardziej doświadczonym NGO.
Wniosek powinien być mały, realistyczny i zgodny ze statutem. Najważniejsze jest pierwsze prawidłowe rozliczenie.
Miesiące 10–12: sprawozdawczość i strategia
Pod koniec pierwszego roku warto przygotować:
- podsumowanie działań,
- porządek w księgowości,
- archiwum dokumentów,
- plan grantowy na kolejny rok,
- prosty raport roczny,
- aktualizację strony internetowej,
- listę partnerów,
- listę rezultatów,
- kalendarz obowiązków.
Poradnik ngo.pl prowadzi osobny dział cyklicznych obowiązków NGO, w tym sprawozdań i podstawowych standardów organizacyjnych.
Najczęstsze błędy nowych fundacji
- Brak konta bankowego przez wiele miesięcy.
- Brak księgowości.
- Brak CRBR.
- Brak strony lub publicznego opisu działań.
- Wąski statut blokujący granty.
- Aplikowanie od razu o zbyt duże środki.
- Brak dokumentacji pierwszych działań.
- Brak uchwał zarządu.
- Brak procedury faktur.
- Brak komunikacji z partnerami.
Prosty kalendarz pierwszego roku
| Okres | Priorytet |
| 1 miesiąc | formalności po KRS |
| 2–3 miesiąc | księgowość i dokumenty |
| 4–6 miesiąc | pilotażowe działania |
| 7–9 miesiąc | pierwszy mały grant |
| 10–12 miesiąc | sprawozdania, raport, plan grantowy |
Popularne pytania
Czy nowa fundacja może dostać grant?
Tak, jeśli spełnia warunki konkursu, ale powinna zaczynać od mniejszych, realistycznych projektów.
Co jest najważniejsze po rejestracji fundacji?
Konto, NIP-8, CRBR, księgowość, dokumenty zarządu i uporządkowany statut.
Czy fundacja musi mieć stronę internetową?
Nie zawsze formalnie, ale strona bardzo pomaga w wiarygodności, grantach i kontaktach z partnerami.
Czy pierwsza dotacja powinna być duża?
Najlepiej zacząć od mniejszego projektu, który fundacja potrafi dobrze zrealizować i rozliczyć.
Kiedy przygotować plan grantowy?
Najlepiej już w pierwszym roku, po rozpoznaniu możliwości organizacji i pierwszych działań pilotażowych.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
