Odpowiedzialność zarządu w fundacjach i stowarzyszeniach – co warto wiedzieć?
W zarządzie organizacji pozarządowej spoczywa duża odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie i rozwój danej fundacji czy stowarzyszenia. Odpowiedzialność ta nie ogranicza się wyłącznie do podejmowania decyzji merytorycznych – często wiąże się również z konsekwencjami natury finansowej i prawnej. W tym artykule omawiamy najważniejsze aspekty dotyczące odpowiedzialności zarządu w NGO, wskazując jednocześnie, w jaki sposób członkowie władz mogą zabezpieczyć się przed potencjalnymi zagrożeniami.
Zakres odpowiedzialności członków zarządu
- Odpowiedzialność cywilna
W fundacjach i stowarzyszeniach często występuje sytuacja, w której zarząd odpowiada za zobowiązania organizacji całym swoim majątkiem. Zależy to jednak od formy prawnej NGO i od tego, czy członkowie zarządu dopełnili obowiązków rejestrowych i sprawozdawczych. Jeśli okaże się, że w wyniku zaniedbania członka zarządu organizacja poniosła stratę, może on zostać pociągnięty do odpowiedzialności materialnej. Takie sytuacje mogą dotyczyć np. niewłaściwego dysponowania środkami z dotacji czy też niedopilnowania terminów podatkowych. - Odpowiedzialność karna
Zarząd musi mieć świadomość, że celowe wprowadzanie w błąd organów nadzorczych (np. fałszowanie dokumentów, ukrywanie informacji finansowych) czy inne zachowania naruszające przepisy prawa mogą prowadzić do odpowiedzialności karnej. Chociaż w NGO zwykle zależy się na działaniach prospołecznych, to w praktyce brak rzetelności finansowej lub niezgodnych z prawem praktyk może skutkować wszczęciem postępowania sądowego. - Odpowiedzialność administracyjna
Dotyczy m.in. niewywiązywania się z obowiązków wobec instytucji państwowych (US, ZUS) czy organów nadzorujących NGO. Przykładem mogą być opóźnienia w składaniu sprawozdań finansowych lub niezgłaszanie zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Jak zabezpieczyć członków zarządu przed ryzykiem?
- Przestrzeganie formalności
Regularne składanie sprawozdań (m.in. finansowych) i aktualizowanie danych w KRS to fundament zapobiegający wielu problemom prawnym. Warto też na bieżąco kontrolować stan majątkowy organizacji i monitorować przepływy finansowe (np. poprzez wewnętrzne kontrole). - Jasny podział kompetencji i dokumentacja decyzji
Dobrą praktyką jest ustalenie podziału obowiązków między poszczególnymi członkami zarządu. Wszystkie kluczowe decyzje powinny być zatwierdzane na piśmie (np. w formie uchwały), co pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnia przejrzystość działań. - Ubezpieczenie OC członków zarządu
W Polsce coraz bardziej popularne staje się wykupowanie polisy ubezpieczeniowej typu D&O (Directors and Officers), która może pokryć część roszczeń wynikających z błędnych decyzji lub zaniedbań przy zarządzaniu organizacją. Jest to ważna forma ochrony osobistej dla członków władz NGO. - Szkolenia z zakresu prawa i finansów
Warto inwestować w wiedzę członków zarządu – zarówno w obszarze zarządzania projektami, jak i bieżących zmian w przepisach prawnych czy podatkowych. Dzięki temu rośnie świadomość potencjalnych zagrożeń, a ryzyko popełnienia błędów spada.
Kiedy można mówić o naruszeniu obowiązków zarządu?
Z reguły naruszenie obowiązków zarządu zachodzi wówczas, gdy członkowie władz działają wbrew interesowi organizacji lub w sposób sprzeczny z przepisami prawa. Może to dotyczyć zarówno zaniechania – np. niezbierania się na wymagane statutowo zebrania – jak i podejmowania decyzji sprzecznych z celami statutowymi fundacji czy stowarzyszenia. Każda fundacja i stowarzyszenie powinny mieć jasno określone wewnętrzne procedury, które regulują sposób podejmowania uchwał, rozdział obowiązków czy składanie sprawozdań. Nieprzestrzeganie tych procedur może skutkować konsekwencjami dla zarządu, a w skrajnych przypadkach prowadzić do podważenia ważności decyzji, a nawet do likwidacji organizacji.
Zarządy w Fundacjach i Stowarzyszeniach to odpowiedzialna funckja!
Odpowiedzialność zarządu w fundacjach i stowarzyszeniach to istotny temat, który ma wpływ na stabilność i wiarygodność całej organizacji. Osoby podejmujące się funkcji w zarządzie NGO powinny być świadome zarówno szans, jakie daje im kierowanie działalnością prospołeczną, jak i ryzyka wiążącego się z nieprzestrzeganiem standardów prawnych i finansowych. Regularne prowadzenie dokumentacji, jasny podział obowiązków, dbałość o terminowość sprawozdań i transparentność finansową to klucz do bezpiecznego i odpowiedzialnego zarządzania fundacją lub stowarzyszeniem. W razie wątpliwości lub złożonych przypadków warto skonsultować się z prawnikiem bądź doradcą specjalizującym się w prawie organizacji pozarządowych. Więcej praktycznych informacji można znaleźć na Portalu Organizacji Pozarządowych NGO.pl lub w Poradniku Fundacji Instytutu Spraw Publicznych dotyczącym compliance i zarządzania ryzykiem w NGO.
