Trzeba być świadomym, że prowadzenie Koła Gospodyń Wiejskich wiąże się z pewnymi obowiązkami formalnymi i ograniczeniami, których należy przestrzegać. Oto najważniejsze z nich, które zdecydowaliśmy się tutaj wskazać
Obowiązek rozliczania dotacji i sprawozdawczości
Jeśli koło korzysta z dotacji publicznych (a tak jest niemal zawsze, choćby ten ARiMR), to musi rozliczyć otrzymane środki zgodnie z zasadami. Dla dotacji z ARiMR wygląda to tak:
- Koło musi wydać całą otrzymaną kwotę do końca roku kalendarzowego (np. środki otrzymane w 2024 muszą być wydane do 31 grudnia 2024). Nie wolno ich trzymać na koncie na następny rok – niewykorzystanie grozi koniecznością zwrotu niewydanej części.
- Pieniądze trzeba wydać na te kategorie celów, które są dozwolone (na szczęście to szeroki zakres, jak opisano). Nie można ich przeznaczyć na coś poza zakresem ustawy. Jeśli np. KGW wydałoby dotację na zakup telewizora do remizy, to czy to mieści się w celach? Można by to tłumaczyć jako „działalność społeczno-kulturalna” (telewizor do wspólnego oglądania np. filmów edukacyjnych), ale byłoby to ryzykowne. Lepiej wydawać na rzeczy oczywiście związane z aktywnością kobiet, kulturą, tradycją, edukacją.
- Sprawozdanie: do końca stycznia kolejnego roku (np. 31.01.2025 dla dotacji 2024) KGW musi złożyć do ARiMR sprawozdanie z wydatkowania pomocy. Sprawozdanie to prosty formularz, w którym wypisujecie, ile i na co poszło. Np. rubryki: Kategoria nr 7 (kultura ludowa) – wydatek: zakup strojów ludowych, kwota 4000 zł; Kategoria nr 1 (działalność kulturalna) – organizacja warsztatów kulinarnych, materiały za 1000 zł; itd., aż suma wydatków da przyznaną kwotę. Do sprawozdania dołącza się zestawienie faktur. ARiMR może poprosić o ich kopie do wglądu.
- Jeśli sprawozdanie wykaże mniej wydatków niż dotacja, ARiMR wezwie do zwrotu różnicy. Jeśli wykaże wydatki niezgodne z celem – może nakazać zwrot tej części. Dlatego radzimy: wydajcie całość i trzymajcie paragony/faktury.
Ponadto, jako organizacja (stowarzyszenie zwykłe de facto), KGW ma obowiązek:
- Prowadzić swoją ewidencję finansową i sporządzać roczne sprawozdanie finansowe. W przypadku UEPiK jest to bardzo uproszczone – to zestawienie przychodów i kosztów. Nie trzeba wysyłać go do urzędu skarbowego, ale należy mieć (i na walnym przedstawić członkom).
- Sprawozdanie merytoryczne – nie jest formalnie obowiązkowe jak w OPP, ale warto je mieć dla siebie i gminy: czyli opis, co zrobiliśmy w roku. Władze gminy czasem proszą o takie sprawozdanie KGW (nie muszą, ale bywa, że radni pytają, co KGW zrobiło z dotacji).
Przy działalności gospodarczej (jeśli by koło taką prowadziło intensywnie):
- Trzeba pilnować limitów 100 tys. (przychód do CIT) i 200 tys. (do VAT). Jakby Koło się tak rozwinęło, że przekroczy – staje się podatnikiem. Ale to rzadkie sytuacje, większość KGW nie zbliża się do tych kwot.
- Jeśli koło zatrudniałoby kogoś (etat czy umowa zlecenie) – musiałoby płacić ZUS, PIT jak pracodawca. Na razie jednak mało które KGW kogoś zatrudnia – może jakieś duże, które prowadzą lokal np. sklepik czy klubokawiarnię.
Działalność zgodna ze statutem i nadzór – KGW reguluje się samo?
Koło musi działać w ramach przepisów:
- Realizować cele statutowe – nie może nagle zająć się czymś zupełnie innym, np. działalnością stricte polityczną czy prowadzeniem czegoś, co nie mieści się w celach. Gdyby np. KGW zaczęło organizować wiece poparcia dla partii X – to wykracza poza cele (chyba że byłoby to działanie obywatelskie, ale generalnie polityki lepiej unikać oficjalnie).
- Przestrzegać prawa ogólnie – czyli np. jeśli robicie imprezę masową, spełnijcie warunki bezpieczeństwa; jeśli sprzedajecie żywność, pamiętajcie o wymogach sanitarnych (choć tu KGW mają pewne uproszczenia, ale np. na festynie trzeba dbać o higienę).
- Nadzór: Nad KGW oficjalnie sprawuje Pełnomocnik Rządu ds. lokalnych inicjatyw społecznych we współpracy z Prezesem ARiMR. W praktyce uprawnienia nadzoru (kontroli) delegowane są do odpowiednich instytucji, głównie ARiMR. Może to oznaczać, że jakby ktoś zgłosił nieprawidłowości, ARiMR może skontrolować dokumenty koła czy wezwać do wyjaśnień. Jednak w normalnej sytuacji, jeśli poprawnie wydacie i rozliczycie dotację, nikt Wam się specjalnie „nie wcina”.
- Zgodność liczby członków: Pamiętajcie, że minimalna liczba to 10. Jakby Wam spadło do np. 8 (bo kilka osób się wyprowadzi albo zrezygnuje), formalnie powinniście uzupełnić skład albo – w skrajności – koło podlegałoby wykreśleniu z rejestru. Więc dbajcie, by rekrutować nowe osoby, jeśli ktoś odchodzi. W praktyce ARiMR nie poluje na to, ale na walnym członkowie powinni potwierdzić chęć dalszej działalności.
Ograniczenia geograficzne dla Kół Gospodyń Wiejskich
Koło działa na określonym terenie – na jedną wieś/sołectwo przypada jedno KGW. Zatem nie rozszerzycie swych skrzydeł na całą gminę jako jedno koło. Jeśli w gminie jest 5 wsi, mogą być 5 kół (albo i mniej, jak nie każda ma chętnych). Koło może formalnie działać również w małym mieście do 5000 mieszkańców, ale tam też – jedno koło na jedno miasto (chyba że miasto podzielone na sołectwa, co bywa rzadko). To ograniczenie zapobiega duplikacji i ewentualnym konfliktom.
To znaczy, że nie rywalizujecie z innym kołem o członków – Wasze członkinie to raczej mieszkanki Waszej miejscowości. Mogą do koła należeć też panie z okolic, jeśli nie mają swego koła – to też bywa. Np. z sąsiedniej wioski, gdzie nie ma KGW, mogą dołączyć do Waszego.
Brak możliwości dzielenia zysków i majątku między członków Kół Gospodyń Wiejskich
Bardzo ważna zasada: KGW nie jest prywatną firmą. Wszelki wypracowany dochód koło musi przeznaczać na cele statutowe, czyli wspólne działania, a nie wypłacać go członkom. Członkinie KGW nie dostają wynagrodzenia za swoją pracę społeczna (poza ew. zwrotem kosztów). Oczywiście, można honorować symbolicznie najaktywniejszych (np. kupić komuś prezent na pożegnanie, kwiatek za zasługi – to z kasy można uznać jako wydatek integracyjny), ale nie ma tu mowy o żadnych dywidendach czy premiach finansowych.
Jeśli koło by się rozwiązywało (kiedyś to nastąpi, jeśli zabraknie chętnych albo w innych okolicznościach), statut powinien przewidzieć, co się stanie z majątkiem – zwykle przekazuje się go np. na inne KGW lub na cele społeczne w gminie. Członkinie nie dzielą go między siebie. To po prostu wspólne dobro.
Odpowiedzialność prawna w Kołach Gospodyń Wiejskich – omawiamy podstawy!
Choć KGW ma osobowość prawną, to członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność za zobowiązania koła w określonych przypadkach. Co do zasady, jeśli koło by np. zaciągnęło długi (czego raczej nie robi), to wierzyciel może dochodzić spłaty z majątku koła (który zwykle jest niewielki). W skrajnych przypadkach, gdyby np. zarząd świadomie narobił długów ponad majątek, może też odpowiadać własnym imieniem (to analogicznie jak w stowarzyszeniach). W praktyce jednak KGW obracają małymi kwotami i raczej nie wchodzą w ryzykowne zobowiązania, więc nie jest to wielki problem. Mimo to – ostrożnie z zaciąganiem zobowiązań. Np. nie kupujcie nic „na kreskę” bez pewnego pokrycia.
Również w kwestii prawa podatkowego – jeśli by koło złamało przepisy (np. jednak przekroczyło limit i nie zapłaciło podatku, a skarbówka to wyłapie), to formalnie koło płaci kary z majątku, a jeśli nie ma – odpowiedzialność spada na członków zarządu.
Jednak to czarne scenariusze, do uniknięcia przy rozsądnym działaniu.
Konieczność prowadzenia dokumentacji dla KGW!
To pewna uciążliwość, choć niewielka: trzeba dbać o papiery. A więc:
- Przechowywać gdzieś bezpiecznie statut, zaświadczenie z rejestru, protokoły zebrań, uchwały, listy obecności, dokumenty finansowe, umowy, korespondencję, ewidencje. Najlepiej kupić segregatory, teczki i to archiwizować rok po roku. Ktoś (np. sekretarz czy przewodnicząca) musi tego pilnować.
- Przygotowywać protokoły z walnych zebrań i uchwały (o przyjęciu sprawozdań, planów, wyborach zarządu itp.).
- Aktualizować w ARiMR zmiany – np. gdy zmieni się adres siedziby, skład zarządu, nazwa – w ciągu 30 dni trzeba zgłosić wniosek o zmianę wpisu. To znów wypełnienie formularza, załączenie protokołu z wyboru nowych władz itd. To nie jest trudne, ale nie można o tym zapomnieć. Bo jak np. będziecie składać wniosek o dotację i ARiMR zobaczy, że według rejestru przewodniczącą jest pani X, a faktycznie podpisuje pani Y (nowa), to będą komplikacje. Zmiany też są bezpłatne w rejestrze.
Współpraca, nie rywalizacja!
To raczej wskazówka: Koło Gospodyń Wiejskich powinno współdziałać z innymi podmiotami we wsi (sołtys, OSP, szkoła, parafia). Czasem bywa, że pojawiają się tarcia („OSP dostało dotację na wóz, a KGW tylko 8 tysięcy – to niesprawiedliwe” albo odwrotnie „Teraz tylko KGW i KGW, a strażacy czują się odsunięci”). Ważne, by budować dobrą współpracę, podzielić się rolami: strażacy zabezpieczają imprezy, panie z KGW dbają o poczęstunek, młodzież z klubu sportowego pomaga przy rozstawianiu stołów itd. Wtedy wszyscy korzystają. Formalnie KGW nie ma tu ograniczeń, może się angażować we wszystko, tylko warto unikać konfliktów na tle lokalnym.
Warto działać dla Polskiej Wsi!
Większość Kół Gospodyń Wiejskich, które powstały w ostatnich latach, nie żałuje tej decyzji. Wręcz przeciwnie – często słyszy się: „Szkoda, że nie zrobiłyśmy tego wcześniej!”. Bo koło nie tylko daje namacalne efekty (wydarzenia, sprzęty, projekty), ale też wiele radości i satysfakcji jego członkom. Wspólne śmiechy przy lepieniu pierogów, wzruszenie gdy dzieci z przedszkola podziękują za zorganizowane dla nich warsztaty, duma gdy o Was piszą w gazecie – tego się nie przeliczy na złotówki, a ubogaca życie. Na koniec, warto dodać, że państwo wspiera KGW nie tylko pieniędzmi – w razie pytań możecie liczyć na pomoc pełnomocników ARiMR (każde biuro ma taką osobę dedykowaną KGW), są organizowane szkolenia, zjazdy kół, konkursy między kołami. Można nawiązać znajomości z innymi KGW z okolicy, wymieniać się doświadczeniami, razem jeździć na wycieczki.
