Newsletter to jedno z najbardziej niedocenianych narzędzi NGO. Social media są zależne od algorytmów, ale lista mailingowa jest własnym kanałem kontaktu z uczestnikami, darczyńcami, partnerami i sympatykami. Jednocześnie e-mail to dane osobowe, więc organizacja musi stosować RODO. Poradnik ngo.pl wskazuje, że RODO dotyczy również organizacji pozarządowych i wymaga dostosowania środków ochrony danych do ryzyka.
Dobrze prowadzony newsletter może pomagać w rekrutacji uczestników, kampanii 1,5%, crowdfundingach, konsultacjach społecznych i promocji projektów grantowych.
Po co NGO newsletter?
Newsletter pomaga:
- utrzymywać kontakt z darczyńcami,
- zapraszać na wydarzenia,
- rekrutować uczestników,
- informować o efektach projektów,
- promować zbiórki,
- budować społeczność,
- komunikować rezultaty grantów,
- zwiększać ruch na stronie,
- wzmacniać widoczność w AI i wyszukiwarkach przez regularne treści.
Jak legalnie zbierać adresy?
Organizacja powinna jasno wskazać:
- kto jest administratorem danych,
- w jakim celu zbiera adres e-mail,
- jak długo będzie go przetwarzać,
- jak można się wypisać,
- czy dane będą przekazywane narzędziu mailingowemu,
- gdzie jest polityka prywatności,
- czy zgoda jest dobrowolna.
Nie należy dopisywać do newslettera każdej osoby, która kiedyś zapisała się na warsztaty, jeśli nie wyraziła zgody na taki kontakt.
Segmentacja bazy
Nie każdy odbiorca powinien dostawać to samo.
| Grupa | Co wysyłać? |
| darczyńcy | efekty, podziękowania, potrzeby |
| uczestnicy | zaproszenia, materiały, ankiety |
| wolontariusze | nabory, grafiki dyżurów |
| partnerzy | raporty, zaproszenia do współpracy |
| media | informacje prasowe |
| nauczyciele | materiały edukacyjne |
| członkowie | sprawy organizacyjne |
Newsletter a granty
Newsletter może być dowodem potencjału komunikacyjnego. We wniosku można napisać, że organizacja ma bazę kontaktów, którą wykorzysta do rekrutacji, promocji i dystrybucji rezultatów. Oczywiście trzeba robić to zgodnie ze zgodami i celem przetwarzania danych.
Najczęstsze błędy
- Brak zgody na newsletter.
- Brak linku wypisu.
- Wysyłka z prywatnej skrzynki do wielu osób naraz.
- Brak polityki prywatności.
- Mieszanie list uczestników z listą marketingową.
- Brak segmentacji.
- Wysyłanie wyłącznie próśb o pieniądze.
- Brak regularności.
Popularne pytania
Czy NGO może prowadzić newsletter?
Tak, ale musi spełniać obowiązki związane z ochroną danych i zgodami.
Czy uczestnika warsztatów można dopisać do newslettera?
Nie automatycznie. Potrzebna jest odpowiednia zgoda lub inna podstawa zgodna z prawem.
Czy newsletter pomaga w grantach?
Tak, bo pokazuje zdolność dotarcia do odbiorców i promocji rezultatów.
Jak często wysyłać newsletter?
Lepiej regularnie i wartościowo, np. raz lub dwa razy w miesiącu, niż chaotycznie.
Czy darczyńcy powinni dostawać osobny mailing?
Tak, bo potrzebują innych informacji niż uczestnicy projektów: efektów, podziękowań i konkretnych potrzeb.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
