Prawo do działania, czyli jak spać spokojnie prowadząc organizację pozarządową!

Organizacje pozarządowe (fundacje, stowarzyszenia) i instytucje publiczne mają do spełnienia szereg wymogów prawnych związanych ze swoją działalnością. Brak ich znajomości lub nieuwaga może skutkować poważnymi konsekwencjami – od karnych po finansowe. Poniżej przedstawiamy najczęstsze problemy prawne w NGO oraz wskazujemy, jak skutecznie ich unikać.

1. Nieprawidłowa rejestracja i zmiany w KRS

• Niedokładny statut: Wiele błędów pojawia się już na etapie tworzenia statutu organizacji. Zbyt ogólne lub sprzeczne zapisy mogą zostać zakwestionowane przez sąd rejestrowy.
• Brak aktualizacji danych: Organizacje często zapominają o zgłaszaniu zmian w zarządzie czy adresie siedziby. Każda zmiana powinna zostać niezwłocznie wprowadzona do KRS.

Jak unikać?
Przygotuj szczegółowy statut przy wsparciu prawnika lub doświadczonej osoby. Regularnie sprawdzaj, czy dane w KRS są aktualne, a po każdej zmianie organizacyjnej złóż wniosek do sądu rejestrowego.

2. Nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (RODO)

• Zbieranie danych bez zgody: NGO często gromadzą dane uczestników projektów i wolontariuszy. Brak odpowiedniej zgody czy klauzuli informacyjnej może skutkować karą finansową.
• Niewłaściwe przechowywanie danych: Dokumenty z danymi osobowymi powinny być zabezpieczone (np. hasła, szafki zamykane na klucz), by nie dostały się w niepowołane ręce.

Jak unikać?
Stwórz politykę RODO dostosowaną do specyfiki Twojej organizacji. Przy każdym zbieraniu danych informuj, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzasz. Zadbaj o odpowiednie zabezpieczenia fizyczne i cyfrowe (np. szyfrowanie).

Nieznajomość przepisów związanych z zatrudnianiem i wolontariatem

• Umowy o pracę i zlecenia: Nieprawidłowo sporządzone umowy (np. źle określony czas pracy, brak klauzul o prawach autorskich) mogą generować ryzyko roszczeń ze strony pracowników.
• Umowy wolontariackie: Wolontariat rządzi się swoimi prawami – np. organizacja ma obowiązek ubezpieczenia wolontariusza, jeśli wolontariat trwa dłużej niż 30 dni.

Jak unikać?
Konsultuj z prawnikiem każdy wzór umowy – zwłaszcza jeśli NGO zatrudnia pracowników czy wolontariuszy w szerokim zakresie obowiązków.

4. Błędy w rozliczaniu dotacji i sprawozdawczości

• Niewłaściwe kwalifikowanie kosztów: Wiele instytucji przyznających dotacje wymaga ścisłego przestrzegania katalogu wydatków kwalifikowalnych.
• Brak terminowych sprawozdań: Niedotrzymanie ustalonych terminów rozliczeń może skończyć się wezwaniem do zwrotu środków.

Jak unikać?
Sporządź harmonogram sprawozdawczy, przechowuj wszystkie dokumenty księgowe w jednym miejscu. W razie wątpliwości – konsultuj się z opiekunem projektu w instytucji finansującej.

5. Brak świadomości o odpowiedzialności członków zarządu

• Odpowiedzialność majątkowa: W pewnych przypadkach członkowie zarządu NGO mogą odpowiadać całym swoim majątkiem za zobowiązania organizacji. Pamiętaj o tym pytając “czy zarząd odpowiada za zobowiązania”. Załóż, że tak jest!
• Reprezentacja na zewnątrz: Należy wiedzieć, które osoby są upoważnione do składania podpisów w imieniu organizacji. Błędna reprezentacja może skutkować unieważnieniem umów.

Jak unikać?
Przed objęciem funkcji w zarządzie warto zapoznać się z przepisami dotyczącymi odpowiedzialności cywilnej, karnej i finansowej. Dobrą praktyką jest także ubezpieczenie OC dla członków władz organizacji.

Nieznajomość prawa… szkodzi!

Działalność organizacji pozarządowych wymaga rzetelnego podejścia do kwestii prawnych. Najczęstsze problemy prawne w NGO często wynikają z braku wiedzy lub niewystarczającej uwagi przy formalnościach. Warto zaangażować prawnika lub doświadczoną osobę, która zadba o kwestie rejestracyjne, umowy, RODO i sprawozdawczość. W ten sposób można zminimalizować ryzyko poważnych konsekwencji i skupić się na realizacji celów statutowych.