Wiele młodych fundacji i stowarzyszeń na początku swojej drogi popełnia typowe błędy podczas aplikowania o granty. Te pomyłki potrafią zniweczyć szanse na dofinansowanie projektu, nawet jeśli sama inicjatywa jest wartościowa. Dobra wiadomość jest taka, że większości błędów można uniknąć, mając świadomość ich istnienia i odpowiednio przygotowując się do konkursu. Poniżej opisujemy najczęstsze potknięcia przy składaniu wniosków o dotacje oraz sposoby, jak ich skutecznie unikać.
- Ignorowanie wytycznych konkursu i wymogów formalnych. Jednym z podstawowych błędów jest niedokładne czytanie dokumentacji konkursowej. Zdarza się, że organizacja skupia się na opisie projektu, a pomija szczegółowe wymogi z regulaminu czy załączników. W efekcie wniosek może nie spełniać kryteriów formalnych. Przykładowo, pominięcie informacji o minimalnym wymaganym wkładzie własnym lub brak obowiązkowego załącznika spowoduje odrzucenie oferty z powodów formalnych. Unikniemy tego błędu, jeśli przed pisaniem projektu uważnie przeczytamy cały regulamin wraz z załącznikami – właśnie tam często znajdują się kluczowe informacje o kryteriach, zasadach budżetu, wymaganych dokumentach itp. (publicystyka.ngo.pl). Zawsze sprawdźmy też dwa razy, czy wniosek jest kompletny i zgodny z instrukcjami (formaty załączników, podpisy, nazwa pliku itp.).
- Projekt opisany zbyt ogólnie i niekonkretnie. Kolejnym częstym błędem jest przedstawienie pomysłu w sposób zbyt ogólnikowy, bez podania szczegółów. Jeśli wniosek nie precyzuje, jak dokładnie zrealizujemy działania i po co to robimy, komisja może uznać projekt za niewiarygodny lub niedopracowany. Brak konkretnych danych o skali działania, grupie odbiorców czy planowanych rezultatach sygnalizuje, że organizacja sama nie ma jasnego planu. Unikajmy zbyt ogólnych sformułowań – lepiej podać konkrety: liczbę spotkań, uczestników, partnerów, terminy, oczekiwane efekty. Na przykład zamiast pisać „zorganizujemy wydarzenia integrujące seniorów”, napiszmy konkretnie: „przeprowadzimy cykl 8 spotkań integracyjnych dla 20 seniorów z gminy X, w tym warsztaty komputerowe i wycieczkę integracyjną”. Taki poziom szczegółowości pokazuje profesjonalizm i zwiększa wiarygodność aplikacji (grantowo.pl). Przed złożeniem wniosku warto dać go do wglądu osobie z zewnątrz – sprawdzi, czy wszystko jest zrozumiałe i wystarczająco szczegółowe.
- Kopiowanie cudzych wniosków lub używanie jednego szablonu. Pokusa, by wykorzystać gotowy wzór wniosku znaleziony w internecie, może być silna – ale to duży błąd. Komisje konkursowe łatwo wyłapują kalki i duplikaty. Zdarza się, że różne organizacje przypadkiem składają niemal identyczne wnioski skopiowane z tego samego źródła. Taka sytuacja praktycznie przekreśla szanse obu aplikacji. Unikajmy sztampy i „uniwersalnych” tekstów – każdy konkurs ma swoją specyfikę, więc wniosek należy napisać od podstaw pod dane wymagania. Inspirować się można dobrymi praktykami, ale pomysł i opis muszą być oryginalne, dostosowane do konkursu. Pamiętajmy też, że we wniosku warto odnieść się do kontekstu lokalnego i specyfiki naszych działań – dzięki temu projekt wyróżni się autentycznością.
- Brak kontaktu i konsultacji z grantodawcą. Wątpliwości co do zasad konkursu lub interpretacji zapisów regulaminu są czymś normalnym, zwłaszcza dla początkujących. Jednak niektóre organizacje boją się pytać instytucji przyznającej grant o wyjaśnienia, obawiając się, że „źle to o nich świadczy”. To błąd – jeśli cokolwiek w dokumentacji jest niejasne, należy skontaktować się z organizatorem konkursu (telefonicznie lub mailowo) i poprosić o doprecyzowanie. Grantodawcy zazwyczaj chętnie udzielają informacji, bo zależy im na poprawnych wnioskach. Krótka konsultacja może uchronić nas przed poważnym błędem we wniosku (np. dowiemy się, że planowany wydatek jest niekwalifikowalny, zanim go wpiszemy). Wykazując inicjatywę i chęć dopięcia wszystkiego na ostatni guzik, budujemy też pozytywny wizerunek w oczach grantodawcy. Zamiast działać po omacku – lepiej dopytać.
- Niespójny lub źle rozplanowany budżet projektu. Budżet bywa piętą achillesową wielu wniosków. Typowym błędem jest brak spójności między budżetem a opisem projektu. Na przykład organizacja wpisuje w kosztorys zakup drogiego sprzętu, o którym nie ma ani słowa w opisie działań – taki wydatek wygląda wtedy podejrzanie i często jest kwestionowany. Inna sytuacja to zawyżone koszty administracyjne przy minimalnych działaniach merytorycznych (co może sugerować, że grant ma pokryć głównie koszty biura, a nie realną pracę z beneficjentami). Z kolei niedoszacowanie wydatków też jest ryzykowne – budżet musi odzwierciedlać realne potrzeby projektu. Aby uniknąć tych błędów, planowanie finansów zacznijmy od dokładnego przeanalizowania projektu. Każdy wydatek, jaki wpisujemy, powinien mieć pokrycie w opisie – jeśli przewidujemy honorarium eksperta, upewnijmy się, że opisaliśmy w działaniach jego rolę. Unikajmy oczywistych kosztów niekwalifikowanych, jak np. kary, podatki czy wydatki niezwiązane z projektem, bo taki błąd może zdyskwalifikować nasz wniosek (grantowo.pl). Dobrą praktyką jest również ponowne przeliczenie budżetu przed złożeniem – upewnijmy się, że sumy się zgadzają, a procentowy podział kosztów (np. między koszty merytoryczne a administracyjne) mieści się w wymaganych limitach.
- Spóźnienie lub niedopilnowanie formalności przy składaniu wniosku. Nawet świetnie napisany wniosek nie ma szans na sukces, jeśli zostanie złożony po terminie lub będzie obarczony brakami formalnymi (np. brak podpisu osób upoważnionych, niewłaściwy format załączników). Niestety, takie prozaiczne błędy również zdarzają się często. By temu zapobiec, pilnujmy harmonogramu konkursu – najlepiej ustawić sobie przypomnienia na kilka dni przed dedlajnem, aby mieć zapas czasu na finalne poprawki i wysyłkę. Przed złożeniem oferty sprawdźmy też, czy wszystkie wymagane pola formularza są wypełnione, czy dołączyliśmy komplet załączników i czy wniosek jest podpisany zgodnie z zasadami (np. przez osoby upoważnione do reprezentacji fundacji). W przypadku składania wniosków elektronicznie, upewnijmy się, że posiadamy działający podpis elektroniczny lub Profil Zaufany, jeśli jest wymagany. Najlepiej złożyć wniosek na kilka godzin (lub dni) przed upływem terminu, by uniknąć stresu związanego z ewentualnymi problemami technicznymi. Pamiętajmy – terminowość i kompletność to absolutna podstawa.
Granty i dotacje dla fundacji – uwaga na te błędy!
Świadomość typowych błędów to pierwszy krok do ich uniknięcia. Przygotowując wniosek, warto działać spokojnie, krok po kroku i konsultować niejasności, zamiast spieszyć się na ostatnią chwilę. Dopracowanie szczegółów, trzymanie się wytycznych konkursu oraz dokładna weryfikacja wniosku przed wysyłką pozwolą nam uczyć się na cudzych błędach, a nie na własnych. Dzięki temu zwiększymy szansę, że nasza praca nad projektem zaowocuje przyznaniem dotacji, a nie listą poprawek do kolejnego konkursu.
