Fundacje i stowarzyszenia, jako organizacje pozarządowe (NGO), działają non-profit, co oznacza, że nie funkcjonują w celu osiągania zysku do podziału między założycieli czy członków. Ich głównym celem jest realizacja celów statutowych, a powierzone im środki finansowe powinny być wydawane zgodnie z tymi celami oraz zgodnie z ewentualnymi warunkami, na jakich zostały przekazane. Każda złotówka w organizacji powinna służyć misji zapisanej w statucie lub zadaniom wynikającym z umów (np. umowy dotacji), a nie prywatnym korzyściom członków. W praktyce oznacza to, że każdy wydatek musi mieć uzasadnienie w działalności organizacji i być odpowiednio udokumentowany (fakturą, rachunkiem itp.).
Istotą finansów NGO nie jest maksymalizacja zysku, lecz efektywne zagospodarowanie kapitału zaufania darczyńców i grantodawców. Organizacja ma obowiązek szanować wolę darczyńców lub instytucji finansujących – jeśli pieniądze zostały przekazane na określony cel, należy je na ten cel wydać. Dotyczy to zarówno środków publicznych, jak i prywatnych. Podstawową zasadą jest tu rzetelność i transparentność: wydatki muszą być jawne (np. wykazywane w sprawozdaniach) i zgodne z deklarowanymi celami.
Czy organizacja może wydać pieniądze na dowolny cel? Zdecydowanie nie – zakres dopuszczalnych wydatków ograniczają:
- Statut – wskazuje obszary działania i cele organizacji. Wydatki muszą mieścić się w tych obszarach. Przykładowo, jeśli statut fundacji przewiduje pomoc placówkom edukacyjnym, to fundacja nie może finansować przedsięwzięć całkowicie niezwiązanych z edukacją (inaczej wydatek będzie poza celami statutowymi, a tym samym niezgodny z prawem i zasadami zwolnień podatkowychl).
- Wola dysponenta środków – np. warunki darczyńcy czy umowa dotacji. Jeśli umowa z grantodawcą mówi, że środki mają być wydane na zakup komputerów dla świetlicy, organizacja nie może przeznaczyć ich na inny cel (nawet szczytny) bez zgody grantodawcy. Podobnie, gdy osoba prywatna przekaże darowiznę „na organizację kolonii dla dzieci”, to moralnym i prawnym obowiązkiem jest wydać te pieniądze na ten właśnie cel.
- Przepisy prawa – np. ustawa o finansach publicznych, ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, czy przepisy podatkowe. Ustawy te określają, na co nie wolno wydawać pewnych środków (np. środków z 1% podatku dochodowego – tylko na działalność pożytku publicznego, czy dotacji – tylko w okresie i na zadanie określone w umowie dotacyjnej). Ponadto zabronione jest przekazywanie majątku NGO do prywatnych kieszeni poza uzasadnionymi formami (wypłata wynagrodzeń, refundacja kosztów). Organizacja nie może dzielić zysku między członków ani fundatorów – ewentualne nadwyżki finansowe muszą zasilać realizację celów statutowych.
Koszty statutowe i koszty administracyjne
W budżecie fundacji czy stowarzyszenia można wyróżnić dwie główne kategorie wydatków:
- Koszty działań statutowych (merytorycznych) – to wydatki bezpośrednio związane z realizacją celów i zadań organizacji. Obejmują wszystko to, co służy prowadzeniu działalności programowej, np. organizowaniu akcji, projektów, wydarzeń zgodnych z misją organizacji. Będą to m.in. koszty materiałów i usług potrzebnych do przeprowadzenia projektów, wynagrodzenia osób realizujących te projekty, zakup sprzętu wykorzystywanego w działaniach, stypendia i dotacje udzielane beneficjentom, nagrody w konkursach itp.l. Przykładowo, jeżeli stowarzyszenie prowadzi warsztaty ceramiczne dla osób z niepełnosprawnościami (działalność statutowa odpłatna), to kosztami statutowymi będą zakup gliny, farb, narzędzi, wynagrodzenie instruktora itp. Dla fundacji organizującej kolonie dla dzieci koszty statutowe to np. transport autokarem, wyżywienie uczestników, noclegi, ubezpieczenie, materiały edukacyjne. Wszystkie te wydatki wynikają wprost z realizowanych działań.
- Koszty administracyjne (koszty utrzymania) – to wydatki związane z funkcjonowaniem samej organizacji jako instytucji. Obejmują m.in. opłaty za biuro (czynsz za lokal, media), wyposażenie biurowe, sprzęt komputerowy, materiały biurowe, telefon i internet, usługi księgowe i prawne, koszty posiedzeń zarządu, ubezpieczenia, promocję instytucji, a także wynagrodzenia pracowników administracyjnych itp.. Są to koszty ogólne, które muszą być ponoszone, by organizacja mogła istnieć i realizować swoje zadania, choć nie są przypisane do jednego konkretnego projektu. Przykładowo, nawet jeśli fundacja nie prowadzi w danym momencie żadnego projektu, i tak może ponosić koszty administracyjne jak opłata za domenę internetową, księgowość czy czynsz za siedzibę.
Zdrowe finanse NGO wymagają zachowania równowagi między kosztami statutowymi a administracyjnymi. Darczyńcy i grantodawcy często zwracają uwagę, by jak najwięcej środków trafiało na działania bezpośrednio pomocowe, a jak najmniej „na biuro”. Dlatego organizacje starają się ograniczać wydatki administracyjne do niezbędnego minimum, choć oczywiście pewne koszty administracyjne są nieuniknione. Często w ramach projektów grantowych określony jest limit kosztów administracyjnych (np. nie więcej niż 20% dotacji może pójść na koszty obsługi projektu). Niemniej jednak oba typy kosztów są legalne i potrzebne, by organizacja mogła skutecznie działać. Każdy wydatek – niezależnie czy statutowy, czy administracyjny – musi być zgodny z obszarem działania zapisanym w statucie i właściwie udokumentowany.
Przykładowe wydatki dozwolone w fundacji lub stowarzyszeniu: opłata za wynajem biura lub użyczenie lokalu, zakup wyposażenia (komputery, meble biurowe), materiały biurowe (papier, tonery), opłaty pocztowe i telefoniczne, organizacja eventów (wynajem sal, nagłośnienie, materiały szkoleniowe), koszty delegacji i dojazdów na wydarzenia, ubezpieczenie wolontariuszy, promocja działań (ulotki, strona www), obsługa księgowa i prawna, honoraria ekspertów prowadzących szkolenia, wynagrodzenia pracowników etatowych i zleceniobiorców, koszty księgowości, notariusza (np. zmiany statutu) itp. Ważne, by każdy z tych kosztów służył działalności organizacji – wtedy jest uzasadniony.
Środki z dotacji publicznych (np. programy Ministra, dotacje samorządowe) – na co można je przeznaczyć?
Dotacje publiczne (rządowe lub samorządowe) to środki finansowe przekazywane organizacjom pozarządowym na realizację określonych zadań publicznych. Przykładem mogą być dotacje z budżetu gminy na organizację zajęć dla młodzieży, środki ministerialne na prowadzenie placówki opiekuńczej czy fundusze europejskie administrowane lokalnie. Często spotykane są też programy regionalne, np. w Warszawie i okolicach granty w ramach Obszaru Metropolitalnego Warszawskiego (OMW). Wykorzystanie dotacji publicznych jest ściśle regulowane umową dotacyjną oraz przepisami prawa.
Organizacja, która otrzymała dotację, musi wydatkować pieniądze dokładnie na cel i w sposób określony w umowie. Każda dotacja ma tzw. kosztorys (budżet) – czyli zestaw kategorii wydatków, na które można przeznaczyć środki, wraz z kwotami. Pieniędzy nie wolno wydać na inne cele niż zapisane. Przykładowo, jeśli dotacja przewiduje 5000 zł na warsztaty szkoleniowe, organizacja nie może za te środki kupić laptopa do biura (chyba że zmieni budżet za zgodą grantodawcy). Przesuwanie środków między pozycjami budżetu jest zazwyczaj dozwolone tylko w określonym zakresie (np. do 10% danej pozycji) i też musi być zgodne z warunkami umowy.
Kolejnym istotnym ograniczeniem jest ramy czasowe. Dotacje publiczne są przyznawane na realizację zadania w określonym terminie – umowa wskazuje okres realizacji projektu, w trakcie którego koszty mogą być ponoszone. Z reguły (zwłaszcza dla dotacji z budżetów jednostek samorządu lub budżetu państwa) okres wykorzystania dotacji nie może wykraczać poza rok budżetowy. Przykładowo, jeśli dotacja jest przyznana do 31 grudnia danego roku, to wszystkie wydatki muszą być faktycznie poniesione (zapłacone) do tej daty. Wydatki zapłacone po terminie często nie zostaną uznane za kwalifikowane, nawet jeżeli dotyczą działań grudniowych. Dlatego organizacje muszą bardzo pilnować terminów – opłacić wszystkie faktury, podatki i składki ZUS związane z projektem do końca okresu dotacji. Ustawa o finansach publicznych wprost stanowi, że dotacja musi być wykorzystana (wydatkowana) do końca roku budżetowego, na który została przyznana.
Co jeśli nie wydamy wszystkich pieniędzy? Zdarza się, że projekt zamknie się niższym kosztem niż planowano i część dotacji zostaje niewykorzystana. Taką niewykorzystaną część dotacji należy zwrócić fundatorowi (grantodawcy) w terminie przewidzianym umową. Dla środków publicznych termin zwrotu wynika również z ustawy – nie dłużej niż 15 dni od zakończenia realizacji zadania. Oznacza to, że np. jeśli projekt skończył się 31 grudnia, to do 15 stycznia trzeba odesłać niewykorzystane fundusze na konto wskazane przez instytucję finansującą. Próba zatrzymania niewykorzystanych pieniędzy lub wydania ich na inne cele po terminie jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych.
Nieprawidłowe wydatkowanie dotacji (np. na cele niezgodne z umową, przekroczenie terminów, brak pełnej dokumentacji) skutkuje koniecznością zwrotu tych środków, zwykle z odsetkami karnymi. Organizacja może też utracić wiarygodność i mieć trudności z uzyskaniem kolejnych dotacji. Dlatego tak ważne jest rzetelne rozliczanie – każdy wydatek finansowany z dotacji musi być udokumentowany fakturą/rachunkiem opisanym pod projekt, zgodny z kosztorysem i poniesiony w terminie określonym w umowie.
Podsumowując: środki z dotacji publicznych można wydawać tylko na realizację zadania publicznego określonego w umowie dotacyjnej, w ramach zatwierdzonego budżetu i harmonogramu. Dotacja nie staje się „luźnymi” pieniędzmi organizacji – jest związana celem. Przykładowo, fundacja, która dostała grant z programu OMW na prowadzenie świetlic środowiskowych, może z tych pieniędzy opłacić np. wynagrodzenia wychowawców, zakup materiałów edukacyjnych, wynajem sali dla świetlicy, drobny remont pomieszczeń świetlicowych – jeśli wszystko to było przewidziane w projekcie. Nie może zaś sfinansować z tego grantu niezwiązanego wydatku, np. zakupu samochodu dla prezesa, chyba że byłby on ujęty jako środek do dowożenia dzieci do świetlic (czyli miałby uzasadnienie projektowe). Wszelkie wydatki muszą służyć osiągnięciu wskaźników i rezultatów zadania opisanego we wniosku o dotację.
Środki z grantów prywatnych i funduszy zagranicznych
Oprócz dotacji publicznych NGO-sy często korzystają z grantów pochodzących od fundacji prywatnych, organizacji międzynarodowych lub ze środków unijnych (przyznawanych w konkursach). Z punktu widzenia zasad wydatkowania, granty tego typu rządzą się bardzo podobnymi regułami jak dotacje publiczne – również są przekazywane na określony cel/projekt i obwarowane umową grantową.
W przypadku grantów np. od dużych fundacji (krajowych lub zagranicznych) organizacja otrzymuje umowę lub list intencyjny, gdzie opisane jest, na co można przeznaczyć środki, jakie koszty są kwalifikowane, w jakim okresie należy je ponieść oraz jakie sprawozdania finansowe i merytoryczne złożyć. Należy bezwzględnie przestrzegać tych ustaleń. Często grantodawcy prywatni dają nieco więcej elastyczności niż fundusze publiczne – np. dopuszczają zmiany w budżecie za prostym powiadomieniem, mogą przedłużyć okres wykorzystania środków na prośbę organizacji itp. – niemniej podstawowa zasada pozostaje: pieniądze z grantu trzeba wydać na to, na co zostały przyznane.
Przykładowo, jeśli stowarzyszenie otrzyma grant od Fundacji X na zorganizowanie cyklu szkoleń ekologicznych, to środki te można wydać na przygotowanie i przeprowadzenie tych szkoleń (trenerów, materiały, salę, promocję wydarzeń, być może zakup drobnego sprzętu jak projektor do prezentacji), zgodnie z planem. Nie można ich przeznaczyć na inny projekt stowarzyszenia, chyba że Fundacja X wyrazi na to zgodę (np. zgodzi się na zmianę przeznaczenia, co jest rzadkie i wymaga istotnego powodu). W przypadku niewykorzystania całości kwoty grantowej, zazwyczaj obowiązują podobne reguły jak przy dotacjach – trzeba zwrócić niewykorzystane środki lub uzgodnić z grantodawcą ich inne wykorzystanie (np. przedłużenie projektu, rozszerzenie działań). Brak wydania pieniędzy lub wydanie niezgodnie z umową może skutkować koniecznością zwrotu oraz utratą zaufania grantodawcy.
Specyficzną formą grantów są projekty finansowane ze środków Unii Europejskiej. Tutaj reżim rozliczania jest bardzo rygorystyczny – ściśle określone kategorie kosztów (personel, sprzęt, podróże, koszty pośrednie itd.) i szczegółowe wymogi dokumentacyjne. Wydatki poniesione w ramach projektu unijnego muszą być nie tylko zgodne z celem, ale też z często skomplikowanymi wytycznymi (np. konieczność przeprowadzania zamówień publicznych powyżej pewnych progów, ograniczenia wysokości stawek za personel, szczegółowa sprawozdawczość). Tutaj również każde euro wydane niezgodnie z zasadami staje się wydatkiem niekwalifikowanym, do zwrotu przez organizację.
Podsumowując, środki z grantów prywatnych lub zagranicznych należy traktować równie poważnie jak środki publiczne. To nie jest „darowizna na dowolny cel”, tylko pieniądze na zrealizowanie uzgodnionego przedsięwzięcia. Dla bezpieczeństwa finansowego organizacji wszystkie wydatki grantowe planuje się zgodnie z zatwierdzonym budżetem projektu i skrupulatnie dokumentuje fakturami, umowami, protokołami odbioru itd. Dzięki temu organizacja może się rozliczyć bez problemów i buduje swoją wiarygodność wobec sponsorów.
Środki własne organizacji: darowizny, składki i działalność odpłatna
Oprócz środków zewnętrznych (dotacji, grantów), fundacje i stowarzyszenia dysponują często środkami własnymi, pochodzącymi z różnych źródeł: darowizn od osób fizycznych i firm, zbiórek publicznych, składek członkowskich (w stowarzyszeniach), a także dochodów z własnej działalności (np. odpłatnej działalności pożytku publicznego lub działalności gospodarczej). Na co można przeznaczyć te pieniądze?
Darowizny od osób prywatnych lub firm – jeśli darczyńca przekazuje środki na konkretny cel, choćby ustnie lub w opisie przelewu, organizacja powinna wykorzystać je zgodnie z wolą darczyńcy. Przykładowo, ktoś daje fundacji 1000 zł „na zakup sprzętu sportowego dla domu dziecka” – fundacja powinna rzeczywiście kupić sprzęt sportowy dla tego domu dziecka, bo taki był zamiar darczyńcy. Gdyby potrzeby się zmieniły (np. dom dziecka dostał sprzęt z innego źródła), należałoby uzgodnić z darczyńcą nowe przeznaczenie tej kwoty albo zwrócić darowiznę. Nieprzestrzeganie woli darczyńcy może podważyć zaufanie i narazić organizację na zarzut działania niezgodnego z celem, a skrajnie – jeśli darczyńca czuje się oszukany – nawet na roszczenia prawne.
Jeśli darczyńca przekazuje pieniądze bez precyzowania celu, po prostu „na cele statutowe” organizacji, to organizacja ma większą swobodę. Może sama zdecydować, na który ze swoich statutowych celów je przeznaczy, czy to na działalność merytoryczną, czy częściowo na koszty administracyjne. Jednak i tu obowiązują dwie zasady: 1) wydawać w ramach celów statutowych – czyli nie na nic, co wykracza poza misję organizacji; 2) szanować intencje darczyńców – zazwyczaj ktoś dając „na cele statutowe” oczekuje, że pieniądze posłużą pożytecznej działalności, a nie np. działalności komercyjnej organizacji. Przykład: darowizny statutowe nie powinny finansować kosztów działalności gospodarczej prowadzonej przez fundację, bo darczyńcy przekazując fundusze chcieli wspierać działalność społecznie użyteczną, a nie biznes. Jeśli fundacja chce zasilić swoją działalność gospodarczą, powinna to robić z wypracowanych zysków, a nie ze środków powierzonych jej w zaufaniu na działalność pożytku publicznego.
Składki członkowskie (dotyczy stowarzyszeń, ponieważ fundacje nie mają członków) – są to środki wpłacane przez członków stowarzyszenia na jego rzecz. Zazwyczaj statut określa ogólnie, że służą one realizacji celów stowarzyszenia oraz pokrywaniu kosztów działalności. Składki można przeznaczać na bieżące wydatki stowarzyszenia, zarówno merytoryczne, jak i administracyjne, wedle decyzji władz (np. zarządu) byle zgodnie ze statutem. Członkowie płacąc składki zgadzają się, że organizacja dysponuje nimi kolektywnie. Oczywiście, jawność finansów jest tu ważna – członkowie powinni wiedzieć, na co idą ich pieniądze, choć nie mają prawa żądać indywidualnego „zwrotu” w postaci świadczeń (składka to nie zakup usługi, a wsparcie działalności stowarzyszenia).
Dochody z działalności odpłatnej lub gospodarczej – wiele NGO, obok darowizn i dotacji, prowadzi własną działalność zarobkową: albo odpłatną działalność pożytku publicznego (czyli sprzedaje pewne usługi związane ze statutem, np. wydaje publikacje za opłatą, prowadzi płatne szkolenia w ramach celów), albo nawet działalność gospodarczą (czyli typowo komercyjną, której dochód wspiera cele statutowe). Pieniądze zarobione przez fundację czy stowarzyszenie również podlegają zasadzie non-profit – to znaczy zyski nie mogą być podzielone między prywatne osoby, ale muszą zostać w organizacji. Na co można je wydać? Zasadniczo na dowolne wydatki związane z działalnością organizacji, byle zgodne z celami statutowymi. Jeśli np. fundacja prowadzi sklep charytatywny i uzyskuje dochód, może go przeznaczyć na swoje programy społeczne, ale również na pokrycie kosztów utrzymania sklepu czy administracji – bo to wszystko służy realizacji misji (sprzedaż w sklepie ma wspierać cele). Trzeba pamiętać, że aby korzystać ze zwolnień podatkowych, dochody muszą być przeznaczone na cele statutowe organizacji (w ustawie o CIT jest katalog celów uprawniających do zwolnienia dla NGO). Nie ma natomiast sztywnych odgórnych limitów, ile procent można wydać na administrację – to raczej donatorzy czasem stawiają takie wymagania, a organizacja sama dba o równowagę.
Zbiórki publiczne – jeśli organizacja zbiera środki od społeczeństwa w zbiórce (np. ulicznej czy internetowej zarejestrowanej na zbiorki.gov.pl), to musi wydać zebrane pieniądze dokładnie na cel zadeklarowany przy zgłoszeniu zbiórki. Po zakończeniu zbiórki jest obowiązek sporządzić sprawozdanie i podać do publicznej wiadomości, ile zebrano i jak rozdysponowano środki. Wydanie ich na inny cel niż ogłoszony (choćby też statutowy) jest naruszeniem ustawy o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych.
Dobre praktyki i ograniczenia przy wydatkowaniu środków w organizacjach pozarządowych
Choć prawo pozwala pokrywać z funduszy organizacji różnorodne koszty związane z jej działalnością, istotne są dobre praktyki zapewniające przejrzystość i uczciwość:
- Zasada celowości i oszczędności: Wydatki powinny być racjonalne i celowe. Organizacja powinna dysponować środkami tak, jak obiecała darczyńcom. Marnotrawstwo czy wydawanie na zbytki (np. bardzo drogie hotele dla kadry na konferencjach, luksusowy sprzęt bez potrzeby) może być źle postrzegane i podlegać krytyce, a nawet kontroli organów przy dotacjach.
- Dokumentowanie wydatków: Każdy koszt musi mieć dokument. Standardowo są to faktury VAT wystawione na organizację, rachunki, umowy zlecenia i rachunki do nich, listy płac, ewentualnie paragony z opisem celu. Brak dokumentu sprawia, że wydatek nie jest wiarygodnie udowodniony i nie powinien mieć miejsca w księgach NGO.
- Transparentność wobec członków i darczyńców: Dobrą praktyką jest publikowanie sprawozdań finansowych i opisów wydatków (w wymaganych przypadkach – np. OPP muszą publikować sprawozdania). Przejrzystość buduje zaufanie i zapewnia, że środki są wydawane prawidłowo.
- Zakaz korzyści osobistych: Członkowie zarządu, fundatorzy, członkowie stowarzyszenia nie mogą wyciągać prywatnych korzyści z majątku organizacji, poza uzasadnionymi przypadkami jak umowa o pracę za realnie wykonaną pracę, zwrot poniesionych kosztów, czy symboliczne świadczenia statutowe (np. członek stowarzyszenia korzysta z porad, które stowarzyszenie oferuje wszystkim beneficjentom). Wypłata „dywidendy” czy nieuzasadnione prezenty z kasy organizacji są niedopuszczalne – stanowiłoby to naruszenie zarówno przepisów o pożytku publicznym, jak i mogłoby zostać uznane za działanie na szkodę organizacji.
Środki finansowe w fundacji i stowarzyszeniu można wydawać na wszystko, co służy realizacji ich misji i utrzymaniu organizacji, pod warunkiem że odbywa się to w zgodzie ze statutem, wolą ofiarodawców oraz przepisami. Lista dozwolonych wydatków jest szeroka – od bezpośredniej pomocy beneficjentom, przez organizację wydarzeń, po opłacenie księgowości – byle te koszty były związane z działalnością pożytku publicznego, a nie prywatnymi potrzebami działaczy. Organizacje non-profit mają duże zaufanie społeczne, dlatego tak ważne jest, by każda wydana złotówka była uzasadniona i transparentna. Trzymając się zasady, że pieniądze powierzane organizacji należą do jej celów, a nie do ludzi ją prowadzących, fundacje i stowarzyszenia mogą swobodnie rozwijać swoje działania, nie ryzykując utraty reputacji ani problemów prawnych.
