Na co można wydać środki z dotacji dla organizacji pozarządowej?

Zdobycie grantu to dla fundacji lub sotwarzyszenia duży sukces, ale i zobowiązanie. Otrzymane środki publiczne czy prywatne muszą być wydane zgodnie z celem projektu i warunkami umowy. Każdy grantodawca – czy jest nim instytucja państwowa, samorząd, czy fundacja prywatna – oczekuje, że pieniądze zostaną wykorzystane rozważnie, efektywnie i wyłącznie na uzgodnione zadania. Naruszenie tych zasad może skutkować przykrymi konsekwencjami, z koniecznością zwrotu dotacji włącznie. Dlatego fundacja otrzymująca dofinansowanie powinna od początku do końca trzymać się określonych reguł. W tej części wyjaśnimy ogólne zasady wydatkowania środków z grantu – zarówno gdy mamy do czynienia z dotacją publiczną (np. z budżetu państwa czy KPO), jak i grantem od prywatnego sponsora. Omówimy, co zazwyczaj wolno finansować, a czego nie, jakie obowiązują standardy księgowe, a także jakie błędy mogą drogo kosztować organizację

Granty publiczne vs prywatne – czy wydatkowanie wygląda inaczej?
Zanim przejdziemy do konkretów, warto rozróżnić dwie główne sytuacje: grant pochodzący ze środków publicznych (państwowych lub unijnych) oraz grant od podmiotu prywatnego (np. od firmy, banku lub fundacji korporacyjnej).

• W przypadku grantów publicznych obowiązują nas nie tylko zapisy umowy z instytucją przyznającą dotację, lecz także przepisy prawa finansów publicznych. Fundacja, wydając pieniądze z dotacji rządowej czy samorządowej, musi działać transparentnie i rozliczyć każdy grosz. Nadzór jest rygorystyczny: zazwyczaj wymagane są szczegółowe sprawozdania finansowe, pełna dokumentacja wszystkich wydatków, a czasem także kontrole na miejscu. Co więcej, prawo (np. ustawa o finansach publicznych) przewiduje, że środki wydane niezgodnie z przeznaczeniem podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami. Granty publiczne często nakładają na NGO liczne ograniczenia – np. konieczność stosowania zasady konkurencyjności przy zakupach (choć fundacje nie podlegają ściśle pod prawo zamówień publicznych, to umowy dotacyjne mogą wymagać zbierania ofert powyżej pewnych kwot), zakaz podwójnego finansowania tych samych kosztów z różnych źródeł czy wymóg utrzymania rezultatów projektu przez określony czas. Krótko mówiąc, publiczne pieniądze wymagają dużej dyscypliny i zgodności z przepisami.
• Granty prywatne (np. dotacja od Fundacji X czy darowizna celowa od firmy) z reguły opierają się głównie na umowie cywilnoprawnej między grantodawcą a naszą fundacją. Tutaj nie ma zastosowania ustawa o finansach publicznych, ale i tak pojawiają się warunki wydatkowania, które określa darczyńca. Często prywatny sponsor jest bardziej elastyczny co do sposobu wydania środków – bywa, że pozwala na pewne przesunięcia między pozycjami budżetu lub akceptuje prostsze sprawozdanie. Niemniej jednak celowość wydatków jest tak samo istotna: pieniądze muszą zostać spożytkowane na działania opisane w projekcie. W umowie z fundacją korporacyjną mogą się znaleźć zapisy o tym, jakie koszty są kwalifikowane, a jakie wykluczone (np. może nie zgadzać się na finansowanie wynagrodzeń stałych pracowników, a tylko koszty bezpośrednich działań). Bywa, że prywatny grantodawca nie wymaga każdej faktury w sprawozdaniu, ale np. ogólnego zestawienia i efektów – to zależy od standardów danej organizacji finansującej. Podsumowując: w grantach prywatnych nie ma “państwowego” rygoru, ale odpowiedzialność fundacji jest taka sama – w razie wydania środków niezgodnie z umową darczyńca ma prawo żądać zwrotu i może to wyegzekwować na drodze prawnej.

Zgoda z celem projektu i kwalifikowalność kosztów

Najważniejsza zasada: wydajemy pieniądze tylko na to, na co się zobowiązaliśmy we wniosku i umowie. Każdy grant jest przyznawany na określony cel, opisany w projekcie. Fundacja ma obowiązek dochować wierności temu celowi. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli np. dostaliśmy grant na organizację warsztatów ekologicznych dla młodzieży, to cała dotacja powinna pójść na sprawy związane z tymi warsztatami – np. honoraria ekspertów, materiały dydaktyczne, wynajem sali, ewentualnie promocję wydarzenia. Nie możemy tych pieniędzy przeznaczyć na inny projekt ani na ogólne potrzeby fundacji, które nie były ujęte we wniosku.

Instytucje finansujące zwykle definiują pojęcie kosztów kwalifikowalnych (czyli dozwolonych do pokrycia z dotacji). Warto od początku mieć jasność, co się do nich zalicza. Typowo kwalifikowane są koszty, które są:

• Zasadne i niezbędne do realizacji projektu (bez nich nie dałoby się osiągnąć założonych rezultatów).
• Powiązane z projektem bezpośrednio (służą jego uczestnikom, działaniom projektowym, a nie całej działalności fundacji).
• Poniesione w okresie realizacji projektu, czyli między datą rozpoczęcia a datą zakończenia określoną w umowie (wszystko, co kupimy lub za co zapłacimy przed albo po tym okresie, jest niekwalifikowalne).
• Udokumentowane fakturami, rachunkami lub innymi dowodami księgowymi wystawionymi na naszą fundację.
• Wykonane zgodnie z zasadami (np. przy większych zakupach – poparte konkurencyjną ofertą, jeśli tego wymaga umowa, przy wynagrodzeniach – zgodne z przepisami prawa pracy itp.).

Dla kontrastu, koszty niekwalifikowane to te, których dotacja nie może pokrywać. Lista takich wydatków bywa wymieniona w umowie lub regulaminie konkursu. Typowe przykłady:

• Podatek VAT – jeśli nasza fundacja ma możliwość odzyskania VAT (np. jest płatnikiem VAT przy działalności gospodarczej), to z dotacji wolno finansować tylko kwoty netto. W przeciwnym razie VAT może być kwalifikowany, ale to trzeba sprawdzić w umowie.
• Koszty reprezentacyjne i niezwiązane z projektem – np. wystawne kolacje, alkohol, upominki dla VIP-ów czy zakup garnituru dla prezesa zdecydowanie odpadają.
• Kary, odsetki karne, mandaty – np. mandat za źle zaparkowany samochód podczas projektu czy odsetki za spóźnioną płatność ZUS nie mogą wejść w koszty projektu.
• Rezerwy na przyszłe wydatki, straty kursowe – dotacja nie może służyć tworzeniu “poduszki finansowej” ani pokrywaniu strat z innych przedsięwzięć.
• Zakupy sprzętu luksusowego lub zbędnego – jeśli coś nie ma wyraźnego uzasadnienia w projekcie, grantodawca może uznać wydatek za niekwalifikowany. Przykładowo: zakup drogiego laptopa, gdy projekt polega na opiece nad seniorami i sprzęt nie jest kluczowy; albo wynajem limuzyny na dowóz uczestników, gdy można to zrobić busem taniej.

Zasada jest prosta: jeśli masz wątpliwość, czy dany wydatek pasuje do projektu – lepiej zapytaj opiekuna grantu lub sprawdź w wytycznych przed wydaniem pieniędzy. Czasem można wystąpić o zgodę na zmianę w budżecie (np. przesunięcie środków między kategoriami, zakup innego sprzętu niż planowano), ale trzeba to zawsze zrobić formalnie, zanim dokonasz danego wydatku. Samowolne zmiany mogą skutkować uznaniem kosztu za niekwalifikowany.

Typowe kategorie wydatków projektowych

Każdy projekt ma swój specyficzny budżet, ale można wymienić kilka częstych kategorii, na które fundacje wydają środki z grantów. Oto one wraz z omówieniem, na co konkretnie można przeznaczyć pieniądze i jakie ograniczenia mogą się pojawić:

• Wynagrodzenia i honoraria. Bardzo często granty pozwalają opłacić ludzi, którzy będą pracować przy projekcie. Mogą to być zarówno osoby zatrudnione na umowę o pracę w fundacji, jak i zewnętrzni specjaliści na umowach cywilnoprawnych (dzieło, zlecenie) czy fakturach. Ważne, by były to osoby realizujące zadania projektu – np. koordynator projektu, trener prowadzący warsztaty, ekspert przygotowujący publikację, osoba obsługująca księgowość projektu itp. W budżecie muszą być wymienione stanowiska, stawki i okres pracy. Nie można płacić z dotacji wynagrodzeń osób, które nie były przewidziane we wniosku, ani dawać podwyżek ponad zatwierdzoną stawkę. Często obowiązuje limit na koszty osobowe – np. że nie mogą przekroczyć 20% całości budżetu projektu (szczególnie w dotacjach publicznych bywa taki zapis, by większość pieniędzy szła na bezpośrednie działania, a nie pensje). Trzeba też pamiętać o przestrzeganiu przepisów – od wynagrodzeń odprowadzamy wymagane składki i podatki, a sposób zatrudnienia powinien być zgodny z prawem (nie zastępujemy umową o dzieło pracy etatowej, jeśli to ciągłe obowiązki). Dla przejrzystości dobrze jest prowadzić ewidencję czasu pracy personelu projektu (timesheety), zwłaszcza gdy dana osoba jest zaangażowana tylko częściowo na rzecz projektu – to ułatwi wykazanie przy kontroli, że np. 30% pensji księgowej pokryte z projektu odpowiada 30% jej czasu pracy faktycznie poświęconego na rozliczenie grantu.
• Sprzęt, materiały, wyposażenie. Wiele projektów wymaga zakupu różnych rzeczy – od drobnych materiałów biurowych po specjalistyczny sprzęt. Z grantu można finansować sprzęty i materiały potrzebne do realizacji zadań projektu, np.: komputer i oprogramowanie do stworzenia strony internetowej projektu, drukarkę do biura projektowego, rzutnik multimedialny na szkolenia, książki i artykuły papiernicze na warsztaty edukacyjne, środki ochrony osobistej na wydarzenie plenerowe, meble do świetlicy itp. Jednak uwaga: grantodawcy często określają, czy dopuszczają zakup środków trwałych (zwykle definiowanych jako przedmioty o wartości powyżej pewnego progu, np. 10 tys. zł, i okresie użyteczności powyżej roku). Jeśli projekt nie jest inwestycyjny, może być limit na takie wydatki – np. „koszty zakupu sprzętu nie mogą przekroczyć 15% budżetu projektu”. Fundacja kupująca sprzęt za pieniądze z dotacji powinna pamiętać, że ten sprzęt staje się jej własnością i często jest zobowiązana wykorzystywać go zgodnie z celem projektu także po jego zakończeniu (przynajmniej przez okres trwałości, np. 5 lat przy projektach UE). Nie wolno więc sprzedać ani przekazać zakupionych rzeczy prywatnie zaraz po projekcie. Należy prowadzić ewidencję majątku i oznakować zakupione wyposażenie (często wymaga się naklejek z logo projektu/darczyńcy). Przykładowe ograniczenie: jeśli fundacja chciałaby kupić samochód z grantu – to raczej się nie uda, chyba że jest to wyraźnie dopuszczone (np. projekt mobilnej pomocy dla seniorów może pozwalać na zakup busa). Zwykle jednak na tak duże zakupy patrzy się krytycznie i trzeba dobrze uzasadnić ich konieczność.
• Usługi zewnętrzne i koszty merytoryczne. Do tej kategorii zaliczamy wszelkie wydatki związane z zlecaniem czegoś na zewnątrz lub pokrywaniem kosztów bezpośrednich działań projektowych. Mogą to być np.: druk publikacji i materiałów promocyjnych (usługa drukarni), catering na szkolenia (usługa firmy cateringowej), transport uczestników na wizytę studyjną (wynajem autobusu), tłumaczenie tekstów, wynajem sali konferencyjnej, promocja projektu w mediach (ogłoszenia, reklamy na Facebooku), stworzenie strony internetowej projektu (usługa informatyczna) etc. Takie koszty są zazwyczaj kwalifikowalne, o ile służą realizacji działań projektu. Trzeba jednak stosować zasadę oszczędności – wybierać oferty o korzystnej cenie do jakości. Przy większych zleceniach umowa dotacyjna może wymagać przeprowadzenia konkursu ofert (zapytania ofertowego) – np. dla wydatków powyżej 50 tys. zł konieczne jest pozyskanie i porównanie ofert od co najmniej 3 wykonawców, by udowodnić, że pieniądze wydajemy racjonalnie. Fundacja powinna to udokumentować (protokołować zapytania ofertowe, zachować e-maile z ofertami). Częstym błędem jest zlecanie usług podmiotom powiązanym bez zachowania transparentności – np. jeśli prezes fundacji ma firmę eventową i chciałby z dotacji zlecić jej organizację konferencji, to jest to konflikt interesów i taki koszt może być zakwestionowany. Należy unikać pozorowanych konkurencji i zawsze kierować się zasadą: najpierw umowa/dzieło/oferta, dopiero potem faktura i płatność. Wydatki muszą być udokumentowane odpowiednio wystawionymi fakturami lub rachunkami.
• Koszty administracyjne (pośrednie). Realizacja projektu często generuje też koszty administracyjne – np. opłaty za telefon i Internet w biurze, czynsz za pomieszczenie, w którym działa zespół projektowy, materiały biurowe, księgowość, koszty obsługi przelewów bankowych, drobne naprawy sprzętu itp. Grantodawcy mają różne podejścia do finansowania takich wydatków. W niektórych programach dopuszcza się ujęcie ich w budżecie jako osobna pozycja „koszty administracyjne” albo „koszty pośrednie”, z limitem np. 5-15% wartości projektu. Bywa też stosowana ryczałtowa stawka na koszty pośrednie (np. 10% sumy kosztów bezpośrednich, bez konieczności przedstawiania faktur na tę kwotę – tak jest często w projektach UE). Natomiast w innych dotacjach oczekuje się, że NGO pokryje administrację z własnych środków, a dotację przeznaczy tylko na działania merytoryczne. Warto dokładnie sprawdzić w umowie, czy koszty typu czynsz, prąd, księgowość, koordynacja mogą być opłacone z grantu, a jeśli tak – to w jakiej wysokości. Jeżeli są limitowane, nie wolno go przekroczyć. Na etapie rozliczenia niektórzy wymagają potwierdzenia, że np. 10% kosztów pośrednich faktycznie zostało wydane na administrację (przez przedstawienie rachunków za media, umowy z księgową itd.), a inni dają to ryczałtem bez szczegółowego rozliczenia – zawsze stosuj się do zapisów swojej umowy grantowej.
• Inwestycje i infrastruktura. W przypadku niektórych grantów, zwłaszcza publicznych (jak np. dotacje z funduszy UE, z KPO czy od samorządów), możliwe jest finansowanie zadań inwestycyjnych: remontów, adaptacji budynków, budowy obiektów, zakupu gruntów czy maszyn. Zasady kwalifikowania takich kosztów są dość rygorystyczne. Przede wszystkim musi to wynikać z celu projektu – np. projekt przewiduje utworzenie centrum społecznego, więc potrzebny jest remont budynku na ten cel. Inwestycje wymagają często dodatkowych dokumentów: kosztorysu inwestorskiego, pozwolenia na budowę lub przynajmniej zgłoszenia robót budowlanych, wyceny rzeczoznawcy przy zakupie nieruchomości itp. Fundacja powinna liczyć się z wymogiem zachowania trwałości infrastruktury – tzn. przez pewien okres (często 5 lat) budynek wyremontowany z dotacji nie może zmienić przeznaczenia ani zostać sprzedany. Jeśli chodzi o błędy, to często pojawiają się problemy z prawidłowym udokumentowaniem procedur wyboru wykonawcy robót budowlanych – tu w grę wchodzą duże kwoty, więc kontrola jest surowa. Wydatki infrastrukturalne muszą być dobrze udokumentowane (umowy z wykonawcami, odbiory prac, faktury z wyszczególnieniem zakresu robót). Lepiej też trzymać się dokładnie planu – np. jeśli w projekcie zapisano remont dachu i sali warsztatowej, to nie można nagle zdecydować, że jednak za te pieniądze wyremontujemy kuchnię, bo taka zmiana bez zgody może zostać uznana za niezgodną z celem dotacji.

Na co fundacja może przeznaczyć środki z grantu? – Przykładowe wydatki
Zebraliśmy listę typowych wydatków, jakie fundacje realizują z otrzymanych dotacji, wraz z krótkim omówieniem, dlaczego są dopuszczalne i jak je rozliczać poprawnie:

• Wynagrodzenie koordynatora projektu: pokrycie pensji osoby zarządzającej projektem przez 6 miesięcy (umowa zlecenie, kwota brutto X zł miesięcznie). Uzasadnienie: Koordynator jest niezbędny do nadzoru nad projektem, spina całość działań, rozlicza projekt – to bezpośrednio związane z realizacją zadania publicznego. Jak rozliczyć: Do sprawozdania dołączamy umowę zlecenia z zakresem obowiązków, rachunki miesięczne podpisane przez koordynatora, dowody wypłaty wynagrodzenia i odprowadzenia składek ZUS/podatku. Upewniamy się, że kwota zgadza się z budżetem (nie może być wyższa niż zatwierdzona). Dobrze jest mieć też ewidencję godzin pracy koordynatora, choć nie zawsze jest wymagana.
• Zakup laptopa i oprogramowania biurowego: do pracy nad projektem (przygotowanie materiałów szkoleniowych, ewaluacja) za kwotę 3 000 zł. Uzasadnienie: Sprzęt komputerowy był przewidziany we wniosku jako konieczny do sprawnej realizacji projektu – np. stary sprzęt w fundacji nie pozwalał na telekonferencje z partnerami, przygotowanie grafik itp. Koszt mieści się w kategorii wyposażenia projektu. Jak rozliczyć: Faktura na fundację, opisujemy że laptop zakupiony na potrzeby projektu X, wpisujemy do ewidencji majątku. Jeśli umowa wymaga, oznaczamy go naklejką z logo programu. Dołączamy dowód zapłaty. W sprawozdaniu wskazujemy go jako wydatek w kategorii sprzęt. Po projekcie laptop nadal służy działalności statutowej fundacji (co możemy wykazać w razie kontroli trwałości).
• Druk ulotek informacyjnych i plakatów: promocja projektu lokalnego (np. festynu integracyjnego) – koszt 800 zł w drukarni. Uzasadnienie: Koszt promocyjny bezpośrednio związany z projektem – ulotki posłużą dotarciu do mieszkańców, by wzięli udział w wydarzeniu finansowanym z dotacji. Działania promocyjne były przewidziane w kosztorysie. Jak rozliczyć: Odbieramy od drukarni fakturę za wydruk określonej liczby materiałów, płacimy przelewem. Zachowujemy też dowód realizacji działania – np. zdjęcia plakatów rozwieszonych w mieście, egzemplarz ulotki. Często umowa obliguje do umieszczenia logotypów dotującej instytucji na wszystkich materiałach – upewnijmy się, że ulotka ma np. logo programu UE czy ministerstwa zgodnie z wytycznymi. Przy kontroli pokażemy zarówno fakturę, jak i przykład wydruku.
• Podwykonawca merytoryczny: zatrudnienie trenera zewnętrznego do przeprowadzenia cyklu szkoleń (np. 5 dni warsztatów, stawka 1000 zł/dzień, łącznie 5 000 zł). Uzasadnienie: Fundacja nie miała na etacie specjalisty w danej dziedzinie, a projekt zakładał przeszkolenie uczestników np. z przedsiębiorczości czy kompetencji psychospołecznych. Wynajęcie trenera było integralną częścią zadania. Jak rozliczyć: Umowa zlecenie lub o dzieło z trenerem (lub faktura, jeśli to firma szkoleniowa). W umowie zakres: przygotowanie programu i przeprowadzenie 5 dni szkoleniowych. Do tego protokół odbioru usługi (że szkolenia odbyły się), lista obecności uczestników jako dowód wykonania. Płacimy trenerowi przelewem i załączamy rachunek. Jeżeli była wymagana procedura konkurencyjności (np. więcej niż jedna oferta), zachowujemy dokumentację wyboru trenera (maile z zapytaniem, ofertę od wybranego trenera z ceną i dwie odrzucone oferty). W sprawozdaniu wykazujemy koszt w kategorii „usługi eksperckie/szkoleniowe”.
• Koszty zarządzania i administracji: np. koszty księgowości projektu – 1500 zł (obsługa przez zewnętrzne biuro rachunkowe lub dodatkowe godziny księgowej wewnętrznej), oraz ryczałt na media i czynsz – 1000 zł (co stanowi 10% wartości dotacji). Uzasadnienie: Projekt generuje dodatkową pracę dla księgowej (comiesięczne rozliczenia), więc część jej wynagrodzenia pokrywamy z projektu. Używamy też biura fundacji dla celów projektu (prąd, woda, Internet), co jest pośrednio konieczne dla realizacji działań, stąd ryczałt na media. Te koszty mieszczą się w limicie administracji zatwierdzonym przez grantodawcę. Jak rozliczyć: Jeśli księgowość jest zewnętrzna – faktura od biura rachunkowego z tytułem „usługi księgowe za okres… dla projektu X”. Jeśli wewnętrzna – umowa zlecenie lub aneks do umowy o pracę księgowej wyodrębniający kwotę za obsługę projektu (i ewidencja jej czasu pracy). Ryczałt na media – tu zwykle nie trzeba przedstawiać rachunków, jeśli jest to zryczałtowane koszty pośrednie (chyba że umowa stanowi inaczej). W sprawozdaniu wskazujemy pozycję „koszty administracyjne łącznie = 2500 zł (10%)” zgodnie z budżetem. Oczywiście faktycznie opłacamy rachunki za czynsz, prąd itp., ale nie musimy ich przypisywać do projektu co do złotówki – wystarczy, że przekraczają kwotę ryczałtu (co łatwo wykazać, mając faktury za media za dany okres). Uwaga: Gdyby organizacja wydała na administrację mniej niż przewidziany ryczałt, niewykorzystanej kwoty i tak nie można przeznaczyć na inne cele – trzeba ją zwrócić lub pomniejszyć ostatnią transzę dotacji.