Listy intencyjne i referencje to często niedoceniane, a zarazem bardzo skuteczne narzędzia, które mogą przesądzić o sukcesie wniosku grantowego. W oczach komisji oceniającej świadczą one o tym, że projekt ma wsparcie w środowisku lokalnym lub wśród ekspertów, a sama organizacja uchodzi za wiarygodnego partnera. Aby maksymalnie wykorzystać ich potencjał, warto podejść do ich przygotowania z należytą starannością i zadbać o merytoryczną treść.
List intencyjny – klucz dla wiarygodnego wniosku
Wniosek o dofinansowanie – intencja
List intencyjny zazwyczaj wystawiany jest przez instytucję lub podmiot, który deklaruje chęć współpracy w ramach projektu. Może to być np. biblioteka gotowa użyczyć przestrzeń do realizacji warsztatów, firma chętna do sfinansowania części kosztów lub wspólnego przeprowadzenia szkolenia czy choćby szkoła, która obejmie projekt swoim patronatem.
Zakres współpracy
Kluczowe jest, by w treści jasno określić, na czym będzie polegać współpraca: czy będzie to wsparcie merytoryczne, infrastrukturalne, czy może pomoc w rekrutacji uczestników. Dobrym pomysłem jest także wymienienie korzyści, które przyniesie ta kooperacja obu stronom i jakie realne znaczenie ma ona dla rozwoju projektu.
Referencje – czyli nigdy mało merytoryki
Ręka rękę myje?
Z kolei referencje są dokumentem potwierdzającym wcześniejsze osiągnięcia NGO, na przykład w zakresie realizacji podobnych inicjatyw lub umiejętności zarządzania projektami. Zwykle wystawiane są przez podmioty, które współpracowały już z organizacją (poprzedni grantodawcy, partnerzy, szkoły czy instytucje kultury). Aby referencje były wartościowe i przekonujące, warto zadbać o konkretne informacje: daty współpracy, opis zrealizowanych zadań, skalę przedsięwzięcia, liczbę beneficjentów czy udział w wydarzeniu ważnych osobistości. Cenne są również dane liczbowe, takie jak frekwencja na spotkaniach, liczba uczestników warsztatów albo wysokość zebranych funduszy.
Wiarygodny wniosek grantowy to podstawa do otrzymania dotacji!
Nieodłącznym elementem zarówno listu intencyjnego, jak i referencji powinny być podpisy i pełne dane osoby lub instytucji, które je wystawiają. Dokument sporządzony w formie oficjalnej (najlepiej na papierze firmowym, z pieczątką) dodaje projektowi profesjonalnego szlifu. Warto także zadbać o to, by treść była wolna od błędów ortograficznych i stylistycznych. Wprawdzie nie wpływa to bezpośrednio na merytorykę projektu, ale stanowi świadectwo solidności i dbałości o szczegóły ze strony NGO.
Co szczególnie istotne, listy intencyjne i referencje powinny ściśle wiązać się z założeniami i tematyką wniosku. Nierzadko zdarza się, że organizacje dołączają do dokumentacji listy poparcia od instytucji niezwiązanych z danym projektem, co może wprowadzać w błąd komisję oceniającą i obniżać wartość przedstawionego poparcia. Lepiej postawić na mniejszą liczbę listów, ale ściśle dopasowanych do kontekstu. Prawidłowo przygotowane dokumenty wskażą, że organizacja nie tylko ma pomysł i zasoby, ale także posiada uznanie i wsparcie innych podmiotów w dążeniu do osiągnięcia wyznaczonych celów.
