Otrzymanie wsparcia finansowego z funduszy europejskich czy krajowych to duże wyróżnienie dla każdej fundacji i stowarzyszenia. Równie istotne jak zdobycie pieniędzy jest jednak rozliczenie dotacji w NGO zgodne z wymogami darczyńcy. Prawidłowa księgowość w fundacji/stowarzyszeniu stanowi fundament zaufania i sprawia, że organizacja uniknie problemów podczas kontroli czy audytu.
Dlaczego poprawna księgowość jest kluczowa?
Zarządzanie finansami w organizacjach pozarządowych opiera się na przejrzystości i odpowiedzialności wobec darczyńców oraz społeczności, której służy dana organizacja. Dokładne rozliczenie każdej złotówki z dotacji pozwala:
- Utrzymać wiarygodność wobec instytucji finansujących (władze samorządowe, instytucje unijne).
- Uniknąć zwrotu środków czy nałożenia kar finansowych.
- Zachować przejrzyste zasady działania, co zwiększa szanse na kolejne dofinansowania.
Więcej informacji o standardach księgowych i finansowych aspektach dotacji można znaleźć na Portalu Organizacji Pozarządowych oraz na stronach Urzędów Marszałkowskich.
Podstawy księgowości w fundacji i stowarzyszeniu
1. Forma księgowości
- Pełna księgowość – zazwyczaj obowiązuje większe podmioty, które osiągają określony próg przychodów lub otrzymują spore środki z dotacji unijnych.
- Książka przychodów i rozchodów – stosowana przez mniejsze organizacje, jeśli przepisy na to pozwalają.
Wybór zależy od rodzaju prowadzonej działalności i wymagań prawnych.
2. Ewidencja kosztów i przychodów
Zgodnie z wymogami instytucji dotujących, każda złotówka z dotacji musi być przypisana do odpowiedniego działania i potwierdzona dowodem księgowym. Istotne jest, aby wszelkie faktury, umowy, rachunki i raporty były przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami, często przez kilka lat po zakończeniu projektu (np. 5 lat).
3. Kontrola wewnętrzna
Warto wprowadzić wewnętrzne procedury kontrolne (podział obowiązków, dwustopniowe zatwierdzanie wydatków) w celu ochrony przed nieprawidłowym wykorzystaniem środków i ewentualnymi nadużyciami.
Rozliczenie dotacji w NGO – kluczowe elementy
- Budżet projektu – koszty muszą być zgodne z pozycjami zatwierdzonymi we wniosku, w tym z ewentualnym wkładem własnym.
- Sprawozdania finansowe i merytoryczne – terminowe składanie raportów to jedna z najważniejszych powinności beneficjenta.
- Uzasadnienie wydatków – wszelkie wydatki należy opisać w kontekście celów projektu.
- Zachowanie zasady konkurencyjności – w przypadku większych zamówień często wymagane jest przeprowadzenie procedury zamówień publicznych lub uzyskanie konkurencyjnych ofert.
Przydatne wskazówki i źródła
- Regularnie sprawdzaj wytyczne oraz dokumenty programowe dostępne na Portalu Funduszy Europejskich.
- Korzystaj z bezpłatnych szkoleń organizowanych przez Lokalne Punkty Informacyjne Funduszy Europejskich czy Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej.
- Warto mieć doświadczoną osobę lub biuro rachunkowe, które zadba o finansowe aspekty dotacji i wesprze podczas audytu.
Podsumowanie – warto!
Poprawna księgowość w fundacji/stowarzyszeniu to nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim klucz do budowania zaufania wśród interesariuszy i sponsorów. Rozliczenie dotacji w NGO wymaga starannego dokumentowania wydatków oraz przestrzegania wymagań stawianych przez instytucje finansujące. Im lepiej przygotujemy się do procesów sprawozdawczych, tym większa szansa na kolejne sukcesy w pozyskiwaniu dofinansowań.
