Każda zmiana zachodząca w stowarzyszeniu lub fundacji wymaga odpowiedniego udokumentowania. Do najczęściej wykorzystywanych dokumentów należą protokoły, uchwały oraz oświadczenia składane przez osoby pełniące odpowiedzialne funkcje w organizacji. Wiele z tych zmian musi być również zgłoszonych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Jak poprawnie dokonać zgłoszenia? Sprawdź nasz przewodnik krok po kroku!
Przykład sytuacji z życia organizacji pozarządowej
Pytanie od organizacji: „Dwa miesiące temu jeden z członków naszego zarządu zrezygnował. Nasz statut przewiduje, że zarząd może składać się z od 3 do 5 członków, więc nadal spełniamy wymogi statutowe. Czy musimy zgłosić tę zmianę do KRS? Jak powinniśmy to zrobić?”
Odpowiedź ekspertek: Zgłaszanie zmian do KRS
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest organem, w którym stowarzyszenia i fundacje zyskują osobowość prawną poprzez rejestrację. Oprócz tego, KRS zajmuje się także aktualizacją danych organizacji, a każda zmiana kluczowych informacji powinna być zgłoszona. Oto najważniejsze zmiany, które należy zgłaszać:
- zmiana nazwy organizacji,
- zmiana statutu (jakiekolwiek zmiany w zapisach statutowych),
- zmiana siedziby organizacji,
- zmiany w składzie zarządu i organach nadzoru (np. komisja rewizyjna),
- zmiana sposobu reprezentacji organizacji (zgodnie ze statutem),
- powołanie jednostek terenowych,
- rozpoczęcie lub zakończenie działalności gospodarczej,
- likwidacja organizacji.
Zmiany te muszą być zgłoszone do KRS w ciągu 7 dni od ich zaistnienia.
Sprawdzenie zgodności zarządu ze statutem
W pierwszej kolejności należy upewnić się, czy skład zarządu po rezygnacji członka jest zgodny z zapisami statutowymi. Nawet jeśli statut przewiduje „widełkowy” skład zarządu (np. od 3 do 5 osób), może być wymagane pełnienie konkretnych funkcji (np. prezes, skarbnik, wiceprezes). W przypadku braku obsadzenia którejś z tych funkcji konieczne może być uzupełnienie zarządu.
Jeśli jednak statut nie przewiduje konieczności uzupełnienia składu i reszta członków zarządu wyraża zgodę na kontynuowanie pracy w mniejszym składzie, zmiana musi być mimo wszystko zgłoszona do KRS. Każda organizacja ma obowiązek zgłosić taką zmianę w ciągu 7 dni.
Jak zgłosić zmiany do KRS?
Zgłoszenie zmian w KRS wymaga złożenia odpowiednich formularzy oraz załączenia dokumentacji potwierdzającej zmiany. Oto kroki, jakie należy podjąć:
- Wypełnij formularze:
- Formularz KRS-Z20 (główny formularz do identyfikacji organizacji),
- Załącznik KRS-ZK (dane członków zarządu, którzy zrezygnowali lub zostali nowo wybrani).
- Załącz dokumenty potwierdzające zmianę:
- Rezygnacja członka zarządu,
- Uchwała o przyjęciu rezygnacji (jeśli organizacja wymaga takiej uchwały).
- Opłaty:
- Stowarzyszenia bez działalności gospodarczej – brak opłat,
- Fundacje bez działalności gospodarczej – 150 zł,
- Organizacje prowadzące działalność gospodarczą – 250 zł za zgłoszenie plus 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
- Dodatkowe oświadczenia:
- Oświadczenie członka zarządu o zgodzie na kandydowanie (jeśli osoba nowo wybrana nie podpisała zgody na protokole),
- Oświadczenie o adresie do doręczeń każdego nowego członka zarządu.
Dokumenty muszą być złożone w oryginale lub jako poświadczone notarialnie kopie. Należy pamiętać, aby zachować dokumentację także dla wewnętrznych celów organizacji oraz na wypadek kontroli.
Co jeszcze warto wiedzieć?
Przy składaniu pierwszego wniosku po 15 marca 2018 r., organizacje mają obowiązek złożyć oświadczenie o adresach do doręczeń członków zarządu. Ważne jest, aby upewnić się, że wszystkie wymagane dokumenty i formularze są poprawnie wypełnione i złożone na czas.
Podstawa prawna i przydatne źródła
- Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 2018 poz. 986)
- Ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych z dnia 28 lipca 2005 r. (Dz.U. 2018 poz. 300)
- Statut organizacji (każda organizacja powinna znać swój statut, aby prawidłowo zarządzać zmianami).
