Zanim zaczniesz aplikować o granty, musisz zadbać o kwestie formalne. Każda organizacja ubiegająca się o dofinansowanie z UE musi być zarejestrowana w systemie Komisji Europejskiej i posiadać unikalny identyfikator(grantowo.pl). W przypadku programu Erasmus+ oznacza to uzyskanie tzw. numeru PIC lub OID dla Twojej instytucji. Dobra wiadomość jest taka, że proces rejestracji jest jednorazowy – wystarczy zrobić to raz, a uzyskany numer wykorzystujesz we wszystkich przyszłych wnioskach. Poniżej znajdziesz instrukcję, jak krok po kroku przejść przez rejestrację organizacji. Nie jest to tak trudne, jak mogłoby się wydawać – wystarczy przygotować podstawowe dane swojej organizacji i wykonać kilka prostych czynności.
Krok 1: Załóż konto w systemie EU Login.
EU Login to centralny system uwierzytelniania Komisji Europejskiej, który umożliwia logowanie do różnych jej platform. Jeśli jeszcze nie posiadasz konta, wejdź na stronę EU Login i zarejestruj się jako nowy użytkownik. Wymagane będzie podanie adresu e-mail oraz utworzenie hasła; być może otrzymasz link aktywacyjny na maila – potwierdź go, a Twoje konto zostanie aktywowane. Ten krok jest niezbędny, ponieważ wszystkie dalsze działania (rejestracja organizacji, składanie wniosków) odbywają się w systemach zabezpieczonych właśnie przez EU Login. Założenie konta jest darmowe i otwarte dla każdego – nawet osoby indywidualne zakładają konto EU Login, choć same aplikować nie mogą (o czym dalej). Pamiętaj login i hasło, bo będziesz z nich regularnie korzystać.
Krok 2: Zarejestruj swoją organizację w bazie uczestników programu.
Mając konto EU Login, możesz przejść do właściwej rejestracji organizacji. Unia Europejska udostępnia dwa powiązane systemy rejestracji i w zależności od rodzaju projektu Erasmus+, będziesz korzystać z jednego z nich:
- Jeśli planujesz uczestniczyć w projektach zarządzanych przez Narodową Agencję Erasmus+ (czyli większość standardowych wymian młodzieży, mobilności edukacyjnych, partnerstw strategicznych itp. realizowanych na poziomie krajowym), powinieneś zarejestrować organizację na platformie Erasmus+ and European Solidarity Corps (tzw. System Rejestracji Organizacji). Tam po wypełnieniu formularza uzyskasz Organisation ID (OID) – unikalny identyfikator przypisany do Twojej organizacji w programie(erasmusplus.org.pl). Platforma ta została uproszczona w stosunku do wcześniejszych systemów, dzięki czemu rejestracja wymaga podania mniejszej liczby informacji (zazwyczaj podstawowe dane teleadresowe, forma prawna organizacji, itp.).
- Jeśli zamierzasz aplikować w scentralizowanych konkursach Erasmus+ zarządzanych przez Agencję Wykonawczą (EACEA) lub inne programy Horyzontalne UE, wówczas rejestracji dokonujesz poprzez Funding & Tenders Portal (Portal Uczestnika). Tam tworzysz konto organizacji i otrzymujesz numer PIC (9-cyfrowy Participant Identification Code)(erasmusplus.org.pl). Numer PIC jest wymagany np. przy projektach Erasmus+, którymi zarządza EACEA (takich jak duże Partnerstwa na rzecz współpracy, jeśli prowadzi je agencja centralna, czy niektóre działania sportowe).
W obu przypadkach system poprosi Cię o wypełnienie formularza z danymi Twojej organizacji. Przygotuj wcześniej informacje takie jak: pełna nazwa organizacji, adres siedziby, forma prawna (np. stowarzyszenie, fundacja, jednostka sektora publicznego), kraj, dane rejestrowe (np. KRS lub inny numer rejestracyjny w zależności od kraju), osoba kontaktowa itp. Po wysłaniu formularza zostanie nadany unikalny numer – OID lub PIC – który jest kluczowy, ponieważ identyfikuje Twoją organizację we wszystkich systemach Komisji Europejskiej(grantowo.pl). Zapisz sobie ten numer w bezpiecznym miejscu. Od tej pory przy każdym składanym wniosku będziesz musiał podać PIC/OID, a system automatycznie pobierze dane Twojej organizacji do formularza.
Krok 3: Sprawdź uprawnienia i ukończ rejestrację.
Po nadaniu numeru może być wymagane uzupełnienie lub potwierdzenie dodatkowych informacji. W przypadku rejestracji organizacji często trzeba wskazać tzw. Legal Representative (osobę uprawnioną do reprezentowania organizacji, np. prezesa fundacji) oraz Contact Person do kontaktu roboczego. Upewnij się, że te dane są poprawne. W Portalu Uczestnika (Funding & Tenders) może pojawić się prośba o załączenie dokumentów potwierdzających status prawny i finansowy organizacji (np. statut, zaświadczenie rejestrowe, sprawozdanie finansowe) – jednak dla większości mniejszych projektów Erasmus+ (zarządzanych przez NA) zazwyczaj nie jest to wymagane na etapie rejestracji OID. Mimo to, bądź przygotowany na ewentualność wgrania skanów dokumentów, jeśli system o to poprosi.
Ważne: W programie Erasmus+ wnioski mogą składać tylko instytucje, nie osoby prywatne(erasmusplus.org.pl). Dlatego posiadanie zarejestrowanej organizacji z numerem PIC/OID jest absolutną podstawą – osoba indywidualna nie może samodzielnie aplikować o grant Erasmus+. Jeśli działasz jako niezrzeszona grupa (np. nieformalna grupa młodzieży), rozważ partnerstwo z zarejestrowanym stowarzyszeniem lub założenie takiej organizacji przed aplikowaniem.
Po pomyślnym zarejestrowaniu organizacji i uzyskaniu numeru PIC/OID, jesteś formalnie gotów, by aplikować o granty. Twój profil znajduje się teraz w bazie uczestników programu i możesz być wyszukiwany jako potencjalny partner przez inne organizacje (szczególnie gdy posiadasz OID widoczny na platformie Erasmus+). Co dalej? Teraz pora znaleźć interesujący Cię konkurs i przygotować wniosek merytoryczny. Informacji o aktualnie otwartych naborach szukaj na oficjalnych stronach – np. na Portalu Funduszy Europejskich lub stronie programu Erasmus+ – a także skorzystaj z narzędzi takich jak interaktywny kalendarz grantowy na Grantowo.pl, gdzie zebrano aktualne ogłoszenia o dotacjach w formie terminarza(grantowo.pl). Gdy wybierzesz konkurs, w którym chcesz wystartować, zaloguj się do systemu składania wniosków (np. poprzez portal Erasmus+ lub Funding & Tenders), wybierz swoją zarejestrowaną organizację z listy (po wpisaniu PIC/OID) i możesz wypełniać formularz.
Jak zarejestrować się po unijne środki? To proste!
Rejestracja organizacji to kluczowy, ale stosunkowo prosty krok w drodze po grant Erasmus+. Zapewnia on Komisji Europejskiej komplet podstawowych informacji o Twojej instytucji i daje Ci przepustkę do składania wniosków. Pamiętaj, że numeru PIC/OID będziesz używać wielokrotnie – przy kolejnych wnioskach nie musisz ponownie rejestrować organizacji, wystarczy posługiwać się raz uzyskanym identyfikatorem. Dopilnuj tylko, by aktualizować w systemie ewentualne zmiany (np. adresu czy osoby kontaktowej) oraz by nie udostępniać swojego konta EU Login osobom postronnym. Mając za sobą kwestie formalne, możesz w pełni skupić się na opracowaniu zawartości merytorycznej projektu – a to właśnie ona zdecyduje o sukcesie Twojej aplikacji.
