Wszystko zaczyna się od idei oraz ludzi, którzy chcą ją realizować. Aby założyć stowarzyszenie rejestrowe (z osobowością prawną), potrzebujesz co najmniej 7 osób – pełnoletnich obywateli polskich z pełnią praw publicznych i zdolnością do czynności prawnych! W praktyce oznacza to, że każdy założyciel musi mieć ukończone 18 lat, nie być ubezwłasnowolnionym ani pozbawionym praw publicznych (poradnik.ngo.pl). Warto zaznaczyć, że cudzoziemcy zamieszkujący w Polsce mogą także być założycielami na równi z obywatelami RP, zaś cudzoziemcy bez stałego miejsca zamieszkania w kraju – mogą jedynie wstępować do stowarzyszeń, jeśli statut to przewiduje(poradnik.ngo.pl). Na tym etapie określcie również cel i misję Waszego stowarzyszenia – jasno sprecyzowany cel społeczny lub hobbystyczny ułatwi dalsze działania i przyciągnie członków o podobnych zainteresowaniach.
Przygotowanie statutu stowarzyszenia
Statut to najważniejszy dokument organizacji – swoista „konstytucja” regulująca jej działalność(kancelariaurban.com). Sporządzamy go na piśmie przed zebraniem założycielskim. Statut stowarzyszenia jest obowiązkowy – bez niego sąd nie zarejestruje organizacji. Dokument ten powinien określać m.in. nazwę stowarzyszenia, jego siedzibę i obszar działania, cele i sposoby ich realizacji, zasady członkostwa (przyjęcia i utraty), władze stowarzyszenia oraz sposób ich wyboru i kompetencje, reprezentację i sposób podejmowania uchwał, źródła finansowania (np. składki) i procedurę rozwiązania. Przy pisaniu statutu warto skorzystać z dostępnych wzorów lub porad – statut musi spełniać wymogi Ustawy Prawo o stowarzyszeniach i jednocześnie być dopasowany do specyfiki Waszej grupy. Dobrze napisany statut usprawni funkcjonowanie stowarzyszenia w przyszłości.
Zebranie założycielskie w trakcie zakładania stowarzyszenia
Gdy macie już grupę osób oraz gotowy projekt statutu, czas zwołać walne zebranie założycieli. Na zebraniu tym musi być obecnych co najmniej 7 przyszłych członków (wszyscy spełniający wymogi ustawowe). Podczas zebrania założycielskiego podejmowane są kluczowe uchwały: o powołaniu stowarzyszenia (formalne założenie organizacji), o przyjęciu statutu oraz o wyborze władz stowarzyszenia (bip.radom.pl). W przypadku stowarzyszenia rejestrowego należy wybrać zarząd oraz komisję rewizyjną (organ kontroli wewnętrznej), ponieważ oba te organy są wymagane prawem. Z zebrania sporządzamy protokół, który podpisuje przewodniczący zebrania i sekretarz/protokolant. Do protokołu załączamy listę obecności członków założycieli. Warto przygotować listę założycieli zawierającą imiona i nazwiska, daty urodzenia, adresy oraz własnoręczne podpisy wszystkich siedmiu (lub więcej) założycieli – poprzez podpisanie się na tej liście osoby te potwierdzają jednocześnie, że spełniają warunki wymagane ustawą (poradnik.ngo.pl)(poradnik.ngo.pl). Pamiętajcie, aby w uchwałach i protokole dokładnie odnotować podjęte decyzje (powołanie stowarzyszenia, przyjęcie statutu, wybór składu zarządu i komisji rewizyjnej), gdyż te dokumenty będą później podstawą wpisu do KRS.
Wniosek i rejestracja w KRS
Po pomyślnym przeprowadzeniu zebrania założycielskiego pora złożyć wniosek o rejestrację stowarzyszenia w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wniosek należy złożyć nie później niż 7 dni od daty zebrania założycielskiego. Obecnie istnieją dwa tryby: papierowy oraz elektroniczny. Wnioskując papierowo, wypełniamy formularz KRS-W20 (wniosek rejestracyjny) wraz z załącznikami KRS-WK dotyczącymi składu organów (oddzielne formularze dla członków zarządu i komisji rewizyjnej)! Dokumenty te składamy w sądzie rejestrowym w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach – jeden komplet dokumentów pozostaje w sądzie, a drugi sąd przesyła do organu nadzoru (starosty powiatu właściwego dla siedziby stowarzyszenia)(poradnik.ngo.pl). Rejestracja online odbywa się przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS) – wówczas można złożyć e-podpisane dokumenty elektroniczne (w jednym egzemplarzu) lub skany podpisanych dokumentów (z obowiązkiem dosłania papierowych oryginałów w ciągu 3 dni). Do wniosku rejestracyjnego załączamy komplet wcześniej przygotowanych dokumentów: statut stowarzyszenia (podpisany przez cały wybrany zarząd), protokół z zebrania założycielskiego (podpisany przez przewodniczącego i protokolanta), listę założycieli oraz wszystkie uchwały z zebrania (podpisane przez przewodniczącego i protokolanta – w tym uchwałę o założeniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu oraz uchwały o wyborze członków zarządu i komisji rewizyjnej) Dodatkowo wymagane są oświadczenia członków zarządu o adresie do doręczeń (każdy członek zarządu podaje adres korespondencyjny do akt KRS)! W przypadku składania wniosku papierowo nie zapomnijcie o dołączeniu dwóch kompletów oryginałów wszystkich dokumentów lub notarialnie poświadczonych kopii – sąd jedną kopię zachowuje, a drugą przekazuje staroście(poradnik.ngo.pl).
Opłaty i czas oczekiwania
Dobrą wiadomością jest to, że za rejestrację stowarzyszenia w KRS nie ma opłaty sądowej – organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej są zwolnione z opłat za wpis(poradnik.ngo.pl). (Jeśli stowarzyszenie od razu miałoby prowadzić działalność gospodarczą, to opłata rejestracyjna wynosi 600 zł(poradnik.ngo.pl), ale większość początkujących stowarzyszeń rejestruje się bez działalności gospodarczej). Po złożeniu wniosku pozostaje czekać na decyzję sądu. Formalnie sąd rejestrowy powinien rozpoznać wniosek w ciągu 7 dni, jednak w praktyce rejestracja stowarzyszenia może trwać kilka tygodni, a nawet parę miesięcy. Dłuższy czas wynika m.in. z tego, że w procesie uczestniczy organ nadzoru (starosta), który opiniuje wniosek – sąd wysyła do niego dokumenty i czeka na ewentualne uwagi. Jeśli Wasze dokumenty są poprawnie przygotowane, najczęściej rejestracja przebiega bezproblemowo. Po wpisie do KRS Wasze stowarzyszenie oficjalnie zyskuje osobowość prawną. Otrzymuje ono automatycznie numer KRS, REGON oraz NIP (REGON i NIP są nadawane w ramach jednego okienka wraz z wpisem do rejestru) Na koniec należy dopełnić kilka formalności: w ciągu 7 dni od rejestracji zarząd powinien zgłosić uzupełniające dane do urzędu skarbowego na druku NIP-8 oraz dokonać wpisu stowarzyszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Warto także założyć konto bankowe dla organizacji oraz – co najważniejsze – rozpocząć realizację założonych celów. Gratulacje, stowarzyszenie zostało założone!
Wymagania prawne i dokumenty potrzebne do założenia stowarzyszenia (stan prawny na rok 2026)
Liczba założycieli i kto może założyć stowarzyszenie: Zgodnie z polskim prawem do utworzenia stowarzyszenia rejestrowego (zarejestrowanego w KRS) potrzebna jest grupa co najmniej 7 osób. Ustawa Prawo o stowarzyszeniach precyzuje, że muszą to być osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawione praw publicznych. W praktyce oznacza to, że każdy założyciel powinien być pełnoletni (18 lat lub więcej) i w pełni prawnie zdolny (nie ubezwłasnowolniony). Osoby niepełnoletnie nie mogą zakładać stowarzyszeń – mogą najwyżej później należeć do organizacji na specjalnych zasadach (młodzież 16–17 lat może być członkiem i nawet wybieranym do władz, o ile większość w zarządzie stanowią dorośli, zaś dzieci poniżej 16 lat mogą należeć za zgodą opiekunów, ale bez prawa głosu)(poradnik.ngo.pl) (linke.pl). Wymóg posiadania praw publicznych oznacza, że nikt z założycieli nie może być prawomocnie pozbawiony praw obywatelskich (np. w wyniku wyroku sądowego). Cudzoziemcy również mogą zakładać lub współzakładać stowarzyszenia – jeśli mają miejsce zamieszkania na terenie Polski, podlegają takim samym zasadom jak obywatele polscy(bip.radom.pl). Cudzoziemcy niemający stałego pobytu w Polsce mogą natomiast wstępować do stowarzyszeń (przyłączać się jako członkowie) o ile statut danej organizacji to dopuszcza(poradnik.ngo.pl). Co istotne, do założenia stowarzyszenia nie jest wymagany żaden kapitał zakładowy ani majątek – liczy się przede wszystkim grupa ludzi i ich chęć do wspólnego działania(bip.radom.pl).
Statut – najważniejszy dokument organizacji
Aby stowarzyszenie mogło zaistnieć formalnie, musi posiadać statut. Statut jest uchwalany przez członków założycieli na zebraniu założycielskim i stanowi fundament działania organizacji. Ustawa wymaga, by statut stowarzyszenia zawierał szereg obligatoryjnych postanowień. Co musi znaleźć się w statucie? Między innymi: nazwa stowarzyszenia (unikatowa, odróżniająca od innych podmiotów), teren działania i siedziba, cele stowarzyszenia i sposoby ich realizacji, zasady nabywania i utraty członkostwa (prawa i obowiązki członków), władze stowarzyszenia (walne zebranie członków oraz organy wykonawcze i kontrolne), wraz z określeniem trybu ich wyboru i kompetencji(kancelariaurban.com), sposób reprezentacji stowarzyszenia i zaciągania zobowiązań majątkowych, kworum i warunki ważności uchwał, zapisy o możliwościach otrzymywania wynagrodzenia przez członków zarządu (opcjonalnie). To taki katalog podstawowych wymogów z art. 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach – oczywiście statut może zawierać też inne postanowienia dopasowane do specyfiki organizacji. Kluczowe jest jednak, by statut był zgodny z prawem i kompletny, gdyż sąd rejestrowy wnikliwie oceni ten dokument. Warto skorzystać z dostępnych poradników lub wzorców statutów przy pisaniu własnego – dzięki temu upewnimy się, że uwzględniliśmy wszystkie wymagane elementy. Pamiętajmy, że dobrze napisany statut ułatwi zarządzanie stowarzyszeniem w przyszłości i zapobiegnie wielu problemom organizacyjnym.
Zebranie założycielskie i uchwały stowarzyszenia
Kiedy mamy już grupę założycieli i przygotowany projekt statutu, kolejnym krokiem jest przeprowadzenie walnego zebrania założycielskiego. W zebraniu musi uczestniczyć co najmniej 7 założycieli (dla stowarzyszenia rejestrowego). Na zebraniu tym przyszli członkowie: oficjalnie powołują stowarzyszenie, uchwalają statut oraz wybierają władze organizacji. Ustawa dopuszcza dwie opcje: albo wybór od razu właściwych władz (tj. zarządu i komisji rewizyjnej), albo powołanie tzw. Komitetu Założycielskiego, który będzie reprezentował organizację na etapie rejestracji w KRS. W praktyce jednak najczęściej od razu wybiera się zarząd i komisję rewizyjną na zebraniu założycielskim. Wszystkie decyzje muszą zostać podjęte w formie uchwał przegłosowanych przez zebranych. Najważniejsze uchwały to: uchwała o założeniu stowarzyszenia, uchwała o przyjęciu statutu oraz uchwały o wyborze organów (np. osobno o wyborze składu zarządu i składu komisji rewizyjnej. Z przebiegu spotkania sporządza się protokół, który powinien zawierać porządek obrad, przebieg dyskusji w skrócie oraz wyniki głosowań nad poszczególnymi uchwałami. Protokół podpisuje przewodniczący zebrania i sekretarz (protokolant). Do protokołu należy załączyć listę obecności założycieli wraz z ich danymi i podpisami. Dobrą praktyką jest zamieszczenie w nagłówku listy założycieli oświadczenia, że wszyscy podpisani spełniają warunki ustawowe by być założycielami – w ten sposób każdy, kto się podpisuje, potwierdza jednocześnie swoją zdolność prawną i posiadanie praw publicznych.
Dokumenty do rejestracji stowarzyszenia
Po przeprowadzeniu zebrania założycielskiego należy przygotować komplet dokumentów wymaganych do rejestracji nowego stowarzyszenia w sądzie. Do wniosku rejestracyjnego KRS (formularz KRS-W20 wraz z załącznikami KRS-WK dotyczącymi składu organów) dołączamy następujące załączniki: statut stowarzyszenia – podpisany przez cały skład wybranego zarządu(poradnik.ngo.pl); protokół z zebrania założycielskiego – podpisany przez przewodniczącego i protokolanta zebrania; lista członków założycieli ze wszystkimi wymaganymi danymi i podpisami(poradnik.ngo.pl); komplet uchwał z zebrania – podpisanych przez przewodniczącego i protokolanta (w tym uchwała o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu oraz uchwały o wyborze zarządu i komisji rewizyjnej)(poradnik.ngo.pl); oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń (każdy członek zarządu musi złożyć pisemne oświadczenie z aktualnym adresem do korespondencji)(poradnik.ngo.pl). Wszystkie te dokumenty stanowią podstawę wpisu stowarzyszenia do rejestru i są kluczowym elementem wniosku – upewnijcie się, że są kompletne i prawidłowo podpisane. Wniosek wraz z załącznikami składamy do właściwego wydziału KRS (dla stowarzyszeń jest to rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych).
Termin: pamiętajcie, że wniosek do KRS należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zebrania założycielskiego. Niedotrzymanie tego terminu nie powoduje co prawda automatycznego odrzucenia wniosku, ale jest naruszeniem przepisów – lepiej więc dopełnić formalności na czas.
Opłaty i finalizacja rejestracji: Rejestracja stowarzyszenia w rejestrze stowarzyszeń KRS jest zwolniona z opłat sądowych(poradnik.ngo.pl). Oznacza to, że nie musicie wnosić opłaty rejestracyjnej (która dla innych podmiotów wynosi 500 zł + 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym, ale stowarzyszenia – na mocy art. 17 ust. 4 Prawa o stowarzyszeniach – są z tego zwolnione(poradnik.ngo.pl)). Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdybyście od razu rejestrowali działalność gospodarczą stowarzyszenia – wtedy obowiązuje opłata 600 zł(poradnik.ngo.pl), jednak początkujące stowarzyszenia rzadko decydują się na taki krok na starcie. Po złożeniu wniosku pozostaje czekać na decyzję sądu. Jeśli wszystkie dokumenty są w porządku, rejestracja przebiega dość sprawnie. Sąd w procedurze rejestrowej zasięga jeszcze opinii organu nadzorującego (starosty) – jest to dodatkowa kontrola legalności statutu i uchwał. Czas oczekiwania bywa różny: przepisy przewidują co prawda, że sąd rejestrowy ma 7 dni na rozpoznanie wniosku, ale w praktyce dla stowarzyszeń proces ten często trwa dłużej (nawet do około 2–3 miesięcy) z uwagi na udział wspomnianego organu nadzoru oraz ewentualne uzupełnienia braków. Po uzyskaniu postanowienia o wpisie Wasze stowarzyszenie oficjalnie istnieje jako osoba prawna. Wraz z rejestracją KRS zostaną nadane numery REGON i NIP, a informacje o rejestracji otrzymacie listownie z sądu(poradnik.ngo.pl). Na tym etapie warto pamiętać o dalszych obowiązkach: należy zgłosić stowarzyszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i złożyć do urzędu skarbowego formularz NIP-8 z dodatkowymi danymi (macie na to 21 dni od rejestracji)(poradnik.ngo.pl). Dobrze jest również założyć rachunek bankowy dla stowarzyszenia, aby móc przyjmować składki i dotacje. Mając spełnione wszystkie wymogi prawne, możecie w pełni działać – powodzenia!
