Każda organizacja pozarządowa, zarówno fundacja, jak i stowarzyszenie, potrzebuje konta bankowego, aby sprawnie zarządzać swoimi finansami. Konto bankowe pozwala na przyjmowanie darowizn, rozliczenia z grantodawcami, a także na realizację codziennych operacji finansowych. Jakie kroki trzeba podjąć, aby założyć takie konto, i na co warto zwrócić uwagę przy jego wyborze? Przedstawiamy kompleksowy poradnik dla organizacji pozarządowych.
Dlaczego organizacja pozarządowa potrzebuje konta bankowego?
Posiadanie konta bankowego przez organizację pozarządową to nie tylko kwestia wygody, ale także obowiązek wynikający z przepisów prawa. Fundacje i stowarzyszenia, zwłaszcza te, które prowadzą działalność gospodarczą lub przyjmują darowizny, muszą prowadzić konto bankowe, aby dokumentować przepływy finansowe. Posiadanie konta bankowego umożliwia:
- Przejrzyste zarządzanie finansami – organizacje muszą prowadzić dokładną ewidencję wszystkich operacji finansowych, a konto bankowe ułatwia kontrolowanie wpływów i wydatków.
- Przyjmowanie darowizn i wpłat – darczyńcy często preferują przelewy bankowe jako formę przekazania wsparcia.
- Rozliczenia z grantodawcami – wiele programów grantowych wymaga prowadzenia osobnego konta do obsługi funduszy z dotacji.
- Bezpieczeństwo środków – konto bankowe pozwala przechowywać środki organizacji w bezpieczny sposób.
Krok 1: Jakie dokumenty są potrzebne do założenia konta bankowego?
Zakładając konto bankowe dla fundacji lub stowarzyszenia, konieczne będzie dostarczenie do banku kilku kluczowych dokumentów. Oto, co najczęściej będzie wymagane:
- Statut organizacji – dokument określający strukturę i zasady funkcjonowania organizacji. Musi być on złożony w formie zatwierdzonej przez Krajowy Rejestr Sądowy (KRS).
- Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) – dokument potwierdzający istnienie organizacji. Jest on niezbędny, aby bank mógł zweryfikować, że organizacja jest zarejestrowana.
- Uchwała zarządu o otwarciu konta – w przypadku niektórych banków, zarząd organizacji musi podjąć formalną uchwałę o otwarciu konta bankowego i wyznaczyć osoby upoważnione do jego obsługi.
- Dowody tożsamości członków zarządu – osoby upoważnione do reprezentowania organizacji muszą przedstawić swoje dokumenty tożsamości.
Niektóre banki mogą wymagać dodatkowych dokumentów, takich jak oświadczenia dotyczące prowadzenia działalności gospodarczej, dlatego warto wcześniej skontaktować się z wybranym bankiem i upewnić, jakie dokładnie dokumenty będą potrzebne.
Krok 2: Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta bankowego?
Wybór odpowiedniego konta bankowego dla fundacji lub stowarzyszenia zależy od specyfiki działania organizacji oraz jej potrzeb finansowych. Oto kilka kluczowych aspektów, na które warto zwrócić uwagę:
1. Opłaty za prowadzenie konta
Zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia zazwyczaj działają na niewielkich budżetach, dlatego ważne jest, aby znaleźć bank oferujący niskie opłaty za prowadzenie konta. Niektóre banki oferują darmowe konta dla organizacji pozarządowych, ale warto zwrócić uwagę na ewentualne opłaty za przelewy, wpłaty gotówkowe czy prowadzenie konta walutowego.
2. Możliwość otwarcia kilku subkont
Jeśli Twoja organizacja korzysta z kilku źródeł finansowania, np. z grantów, darowizn czy środków własnych, warto sprawdzić, czy bank umożliwia otwarcie subkont. Dzięki temu łatwiej będzie zarządzać poszczególnymi projektami i środkami finansowymi.
3. Dostęp do bankowości internetowej
Bankowość internetowa to kluczowy element nowoczesnego zarządzania finansami. Upewnij się, że bank oferuje wygodny dostęp do bankowości internetowej, w tym możliwość obsługi konta online, wykonywania przelewów oraz dostępu do historii transakcji.
4. Karty płatnicze i limity transakcji
Sprawdź, czy bank oferuje karty płatnicze oraz jakie limity transakcyjne są dostępne. Karty mogą być przydatne np. przy zakupach dla organizacji lub realizacji drobnych wydatków.
5. Obsługa walut obcych
Jeśli Twoja organizacja prowadzi działalność międzynarodową lub otrzymuje darowizny z zagranicy, zwróć uwagę na to, czy bank oferuje możliwość prowadzenia kont walutowych oraz jakie są koszty związane z przewalutowaniem środków.
Krok 3: Procedura zakładania konta bankowego
Zakładanie konta bankowego dla organizacji pozarządowej to proces, który nie różni się zbytnio od zakładania konta dla osób prywatnych lub firm. Oto, jak wygląda typowy proces:
- Wybór banku – Po zapoznaniu się z ofertami kilku banków, zdecyduj, który z nich najlepiej odpowiada na potrzeby Twojej organizacji.
- Złożenie wniosku – Możesz to zrobić online (jeśli bank to umożliwia) lub bezpośrednio w placówce banku. Warto wcześniej umówić się na spotkanie, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
- Złożenie dokumentów – Bank poprosi o dostarczenie kompletu dokumentów, w tym statutu, odpisu KRS oraz dowodów tożsamości osób upoważnionych.
- Podpisanie umowy – Po zaakceptowaniu wniosku przez bank, konieczne będzie podpisanie umowy o otwarcie konta oraz ewentualnych dodatkowych dokumentów (np. dotyczących subkont czy kart płatniczych).
- Aktywacja konta – Po podpisaniu umowy bank uruchomi konto. Możesz teraz zarejestrować się w systemie bankowości internetowej i rozpocząć zarządzanie finansami organizacji.
Krok 4: Wybór dodatkowych usług
Banki oferują wiele dodatkowych usług, które mogą okazać się przydatne dla organizacji pozarządowej. Warto zwrócić uwagę na:
- Konta oszczędnościowe – jeśli Twoja organizacja gromadzi większe środki finansowe, warto zastanowić się nad otwarciem konta oszczędnościowego, które pozwoli na dodatkowe zyski z odsetek.
- Linia kredytowa – niektóre banki oferują organizacjom pozarządowym linie kredytowe, które mogą być przydatne przy realizacji projektów wymagających większych nakładów finansowych.
- Integracja z narzędziami księgowymi – sprawdź, czy bank umożliwia automatyczne eksportowanie danych do systemów księgowych, co może znacznie ułatwić zarządzanie finansami.
Przykłady kont bankowych dla organizacji pozarządowych
- Bank Millennium – oferuje konto dla organizacji pozarządowych z bezpłatnym prowadzeniem rachunku.
- ING Bank Śląski – ING ma specjalną ofertę dla fundacji i stowarzyszeń z prostym dostępem do bankowości internetowej.
- mBank – oferuje konta firmowe, które mogą być dostosowane do potrzeb NGO.
- Santander Bank Polska – dedykowane konta z obsługą walut obcych.
