Uzyskanie dotacji to dopiero połowa sukcesu – drugą połowę stanowi prawidłowe rozliczenie grantu. Młode fundacje często obawiają się, czy poradzą sobie z rozliczeniami finansowymi i sprawozdawczością merytoryczną. Rzeczywiście, każdy grantodawca stawia konkretne wymagania co do wydatkowania środków oraz raportowania rezultatów (grantowo.pl). Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, jak rozliczyć projekt z dotacji, aby wszystko przebiegło sprawnie i zgodnie z umową.
1. Wydawaj środki zgodnie z budżetem i umową grantową
Gdy projekt wystartuje, trzymaj się zatwierdzonego kosztorysu i harmonogramu. Wydatkuj pieniądze tylko na cele przewidziane we wniosku i w terminach określonych w umowie dotacyjnej (grantowo.pl). Każdy wydatek musi być poparty dokumentem księgowym – zbieraj faktury i rachunki za wszystkie zakupy opłacone z dotacji. Dobrą praktyką jest opisanie na odwrocie każdej faktury, jakiego projektu i pozycji budżetowej dotyczy (np. numer umowy dotacji, nazwa projektu, kategoria kosztu). Dzięki temu późniejsze rozliczenie będzie prostsze, a w razie kontroli udowodnisz, że pieniądze wydano prawidłowo. Jeśli pojawi się konieczność zmiany w budżecie (np. przesunięcia między kategoriami wydatków), skontaktuj się z grantodawcą wcześniej – wiele instytucji dopuszcza zmiany, ale wyłącznie po akceptacji.
2. Monitoruj postępy i gromadź dane na bieżąco
Równolegle do kontrolowania finansów, pilnuj realizacji zaplanowanych działań i rezultatów. Zbieraj informacje potrzebne do części merytorycznej sprawozdania: np. listy obecności ze szkoleń, zdjęcia wydarzeń, statystyki (ilu osobom pomogliście, ile materiałów wydaliście itp.). Regularnie sprawdzaj wskaźniki projektu – to, co obiecałeś osiągnąć we wniosku. Jeśli coś idzie niezgodnie z planem (np. frekwencja jest niższa niż zakładano), reaguj zawczasu i odnotuj to – będzie trzeba to wyjaśnić w raporcie. Nie zostawiaj zbierania tych danych na koniec projektu, bo łatwo coś przeoczyć.
3. Przygotuj sprawozdanie finansowe
Po zakończeniu projektu przychodzi czas na formalne rozliczenie finansów. Większość grantodawców wymaga wypełnienia specjalnego formularza sprawozdania finansowego, w którym wyszczególniasz wszystkie wydatki pokryte z dotacji. Zwykle ma to formę tabeli: kolumny obejmują kategorię lub pozycję budżetową, kwotę planowaną, kwotę wydatkowaną faktycznie oraz ewentualne uwagi. Sumy muszą się zgadzać – sprawdź, czy nigdzie nie przekroczyłeś przyznanej kwoty na daną kategorię. Jeśli jakieś koszty okazały się niższe niż planowano i powstały oszczędności, przygotuj się, że niewykorzystane środki trzeba będzie zwrócić grantodawcy (grantowo.pl). Dotacja to nie zysk – niewydane pieniądze nie mogą zostać w organizacji do innych celów, chyba że umowa stanowi inaczej. Pamiętaj też, by do sprawozdania dołączyć wymagane załączniki finansowe – np. potwierdzenia zapłaty wszystkich faktur, wyciągi bankowe projektu, ewentualnie opinie biegłego (jeśli grant tego wymaga).
4. Sporządź sprawozdanie merytoryczne (opisowe) z grantu lub dotacji
Oprócz liczb, równie ważny jest raport z wykonanych działań i osiągniętych rezultatów. W sprawozdaniu merytorycznym opisz krótko każdy zrealizowany etap projektu: co udało się zrobić, ile osób skorzystało, jakie efekty osiągnięto w porównaniu do planu. Odnieś się do założonych wcześniej celów – czy zostały osiągnięte? Jeśli coś poszło inaczej niż planowano, wyjaśnij dlaczego. Unikaj ogólników – zamiast pisać „projekt okazał się sukcesem”, podaj konkretne dane, np. „przeszkoliliśmy 20 wolontariuszy, o 5 więcej niż zakładano, dzięki czemu utworzyliśmy 4 nowe koła wolontariatu w szkołach”. Częścią sprawozdania merytorycznego mogą być również rezultaty miękkie, trudniejsze do zmierzenia (np. poprawa współpracy z lokalną społecznością) – warto je wspomnieć, jeśli są istotne. Zadbaj o to, by raport był przejrzysty – możesz używać punktów, tabel, załączyć zdjęcia z wydarzeń czy wykresy, jeśli to pomoże pokazać Wasze osiągnięcia.
5. Przestrzegaj terminów i procedur złożenia sprawozdań
W umowie dotacyjnej znajdziesz informację, do kiedy należy złożyć sprawozdanie końcowe (a czasem także sprawozdania częściowe, np. po wydaniu pierwszej transzy). Termin jest absolutnie wiążący – spóźnienie się ze złożeniem raportu może skutkować uznaniem wydatków za niekwalifikowane lub nawet żądaniem zwrotu dotacji. Zazwyczaj na rozliczenie projektu jest 30 dni od zakończenia zadania, ale upewnij się w umowie. Sprawozdanie najczęściej składa się w formie elektronicznej – np. poprzez generator wniosków lub ePUAP, albo mailowo wraz z skanami dokumentów. Postępuj dokładnie według instrukcji przekazanych przez grantodawcę. Po złożeniu raportu śledź korespondencję – instytucja może zgłosić uwagi lub prośbę o uzupełnienie brakujących informacji. W razie wątpliwości nie bój się kontaktować z opiekunem projektu po stronie darczyńcy.
6. Zachowaj dokumentację i przygotuj się na kontrolę
Po rozliczeniu projektu wszystkie dokumenty związane z dotacją należy przechowywać przez określony czas – zwykle co najmniej 5 lat (albo dłużej, jeśli wymaga tego umowa) (grantowo.pl). Przygotuj w segregatorze (lub cyfrowo) pełną dokumentację projektu: umowę dotacyjną, kopię wniosku, całą korespondencję, złożone sprawozdania, oryginały faktur, umów, potwierdzeń przelewów. W razie kontroli – czy to ze strony grantodawcy, czy np. organów skarbowych – będziesz mógł łatwo wszystko przedstawić (grantowo.pl). Dbanie o porządek w papierach to najlepszy sposób, by spać spokojnie po zakończeniu projektu.
Rzetelne rozliczenie dotacji jest równie ważne jak jej zdobycie. Jeśli od początku prowadzisz projekt zgodnie z planem i skrupulatnie zbierasz dokumenty, przygotowanie sprawozdania nie będzie trudne. Dla młodej fundacji takie doświadczenie to cenna nauka odpowiedzialności i transparentności. Pokaż sponsorowi, że potrafisz rozliczyć każdy otrzymany grosz zgodnie z umową, a z pewnością chętniej udzieli Ci wsparcia ponownie w przyszłości.
