Jak przygotować się do audytu projektów finansowanych z funduszy europejskich?
Pozyskanie dotacji unijnej to dla wielu organizacji pozarządowych (NGO) ogromna szansa na rozwój. Jednak wraz z dofinansowaniem pojawia się konieczność spełnienia restrykcyjnych wymagań formalnych i finansowych. Audyt projektów unijnych to procedura, która pozwala ocenić, czy środki zostały wykorzystane zgodnie z założeniami wniosku i wytycznymi instytucji grantodawczych. W tym artykule wyjaśniamy, na czym polega kontrola wydatkowania środków oraz jak zorganizować przygotowanie do audytu funduszy UE w NGO.
Na czym polega audyt projektów unijnych?
Audyt projektów to ocena pod kątem:
- Zgodności finansowej – sprawdzenie, czy rozliczenia przebiegały prawidłowo, a wydatki były zgodne z zaakceptowanym budżetem.
- Realizacji założeń merytorycznych – weryfikacja, czy cele projektu, zakres działań i osiągnięte rezultaty pokrywają się z tym, co zostało opisane we wniosku.
- Przestrzegania procedur – np. związanych z promocją projektu, zamówieniami publicznymi, przechowywaniem dokumentacji.
Audyt może być przeprowadzany na różnych etapach projektu – zarówno w trakcie jego trwania, jak i po zakończeniu.
Przygotowanie do audytu funduszy UE – krok po kroku
1. Uporządkuj dokumentację
- Zadbaj o pełną i czytelną ewidencję faktur, umów i rachunków.
- Przechowuj dokumenty w jednym miejscu, oznaczone zgodnie z wytycznymi programu (często wymagane są specjalne teczki, segregatory lub systemy elektroniczne).
- Pamiętaj, że dokumenty powinny być przechowywane nawet przez kilka lat po zakończeniu projektu – zgodnie z wytycznymi unijnymi.
2. Zweryfikuj budżet i rozliczenia
Upewnij się, że wszystkie wydatki zostały prawidłowo zaksięgowane i opisane (np. w ramach prawidłowych kategorii kosztów). Sprawdź, czy nie przekroczyłeś dopuszczalnych limitów budżetowych (np. kosztów pośrednich) oraz czy posiadasz potwierdzenia wpłat związanych z wkładem własnym (jeśli taki był wymagany).
3. Sprawdź realizację celów merytorycznych
- Czy osiągnięto zakładane wskaźniki?
- Czy wszystkie działania opisane we wniosku zostały faktycznie zrealizowane?
- Czy posiadasz materiały dowodowe, np. listy uczestników wydarzeń, zdjęcia, raporty z ewaluacji?
4. Przygotuj się na pytania i kontrolę bezpośrednią
Audytorzy mogą poprosić o wyjaśnienia dotyczące konkretnych wydatków czy zadań. Zadbaj o to, aby osoba odpowiedzialna za księgowość oraz koordynator projektu byli dobrze zorientowani w projekcie i byli w stanie przedstawić pełne informacje.
Jak przebiega audyt projektów unijnych?
- Etap wstępny – audytor informuje o zamiarze przeprowadzenia kontroli, wskazuje zakres i harmonogram audytu.
- Analiza dokumentacji – sprawdzenie poprawności formalnej i finansowej.
- Wizyty w miejscu realizacji projektu – ocena realnych efektów, rozmowy z uczestnikami czy partnerami.
- Raport pokontrolny – wskazuje ewentualne uchybienia, zawiera zalecenia i podsumowanie, czy środki wydatkowano prawidłowo.
Więcej informacji o procedurach kontrolnych i wymaganiach audytu można znaleźć na Portalu Funduszy Europejskich oraz na stronie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.
Nie ma się czego bać, ale trzeba być gotowym!
Dobre przygotowanie do audytu funduszy UE to przede wszystkim dbałość o kompleksową dokumentację i przejrzyste zarządzanie projektem. Im bardziej uporządkowane są finanse i merytoryczne aspekty działań, tym łatwiej przejść przez kontrolę. Dzięki temu unikniesz zwrotu środków czy innych sankcji, a Twoja organizacja zyska opinię rzetelnego beneficjenta, co zwiększy szansę na otrzymanie kolejnych dotacji.
