Jakość przygotowanego wniosku w dużej mierze decyduje o tym, czy Twój projekt otrzyma dofinansowanie. Wypełnianie wniosku to jeden z najważniejszych etapów całego procesu aplikowania (grantowo.pl). Nawet świetny pomysł może przepaść, jeśli nie zostanie przedstawiony komisji oceniającej w klarowny i przekonujący sposób. Poniżej znajdziesz wskazówki, jak napisać wniosek Erasmus+ tak, aby zwiększyć swoje szanse na pozytywną ocenę.
1. Powiąż projekt z celami programu. Zanim zaczniesz opisywać szczegóły, upewnij się, że Twój projekt odpowiada na priorytety Erasmus+ i danej akcji konkursowej. Jednym z najczęstszych powodów odrzucenia wniosku jest brak zgodności projektu z celami programu – zadbaj więc, by jasno pokazać, jakie potrzeby adresuje Twój projekt i w jaki sposób wpisuje się on w założenia danego konkursu(grantowo.pl). Przeanalizuj dokumentację (Przewodnik programu) pod kątem priorytetów horyzontalnych i sektorowych Erasmus+ i odwołaj się do nich we wniosku. Komisja chce widzieć, że projekt realizuje polityki i cele, na które przeznaczone są fundusze – czy to zwiększanie kompetencji cyfrowych, wspieranie włączenia społecznego, dialog międzykulturowy czy inne kluczowe idee programu.
2. Zawrzyj wszystkie kluczowe elementy wniosku. Dobry wniosek musi być kompletny i zawierać wyczerpujące informacje o projekcie. Upewnij się, że w dokumencie znalazły się co najmniej następujące elementy: opis projektu, harmonogram, budżet, analiza ryzyka oraz planowane rezultaty. Poniżej rozbijamy te składniki na części:
- Szczegółowy opis projektu – przedstaw jasno cel i zakres działań, które zamierzacie podjąć (co będzie realizowane, dlaczego jest to ważne, kto skorzysta)(grantowo.pl).
- Harmonogram – zaprezentuj realistyczny plan realizacji: kiedy rozpoczną się i zakończą główne etapy, ile czasu potrwają mobilności, warsztaty, przygotowania i ewaluacja(grantowo.pl).
- Budżet – opracuj szczegółowy plan finansowy projektu. Wymień wszystkie planowane koszty kwalifikowane (podróże, zakwaterowanie, wyżywienie, materiały, zarządzanie projektem itp.) wraz z ich szacunkowymi kwotami, upewniając się, że budżet spełnia wymogi programu (np. trzyma się limitów stawek jednostkowych)(grantowo.pl).
- Analiza ryzyka – zidentyfikuj potencjalne ryzyka (np. opóźnienia, problemy komunikacyjne z partnerami, zagrożenia pandemiczne) i opisz sposoby ich minimalizacji. Pokaż, że masz plan awaryjny na wypadek trudności(grantowo.pl).
- Rezultaty i wskaźniki sukcesu – określ, jakie konkretne rezultaty osiągnie projekt (np. przewodnik metodyczny, zrealizowane szkolenia dla X osób, nowe partnerstwo) i jak zmierzysz ich osiągnięcie. Ustal wskaźniki – liczby lub mierniki jakościowe, które pozwolą obiektywnie ocenić, czy cel został zrealizowany(grantowo.pl). Na przykład: liczba uczestników mobilności, wyniki ankiet ewaluacyjnych, liczba wypracowanych materiałów edukacyjnych itp.
Nie pomijaj żadnej z powyższych części – brak choćby jednego ważnego elementu może obniżyć ocenę wniosku. Dobrą praktyką jest zastosowanie się do struktury sugerowanej w formularzu aplikacyjnym lub poradnikach Narodowej Agencji – zwykle wskazują one, co powinno znaleźć się w każdej sekcji.
3. Pisz jasno, konkretnie i przekonująco. Styl i forma mają znaczenie. Komisja oceniająca może czytać dziesiątki wniosków, dlatego Twój powinien się wyróżniać klarownością. Unikaj ogólników i „lania wody” – zamiast pisać np. „projekt podniesie kompetencje uczestników”, lepiej wskazać konkretnie jakie kompetencje, u ilu osób i w jaki sposób. Używaj wykresów lub tabel w sekcji budżetu czy harmonogramu, jeśli formularz na to pozwala – zwiększy to czytelność. Zachowaj spójność – wszystkie części wniosku muszą się ze sobą logicznie łączyć (cele z działaniami, działania z budżetem, rezultaty z celami itd.). Staraj się też pokazać zaangażowanie partnerów – opisz, jakie role pełnią poszczególne organizacje, co wnoszą do projektu. Dzięki temu projekt wyda się bardziej wiarygodny i dobrze zaplanowany zespołowo.
4. Stosuj się do wytycznych i pilnuj formalności. Każdy konkurs ma swoje wymogi formalne dotyczące wniosku, dlatego uważnie czytaj instrukcje dla wnioskodawców. Korzystaj z oficjalnych przewodników i wytycznych dostępnych na stronach programu(grantowo.pl) – wyjaśniają one krok po kroku, jak wypełnić formularz. Trzymaj się limitów znaków w poszczególnych polach (system często je narzuca, ale niektóre części, jak np. budżet opisowy, mogą wymagać zwięzłości od Ciebie). Przed wysłaniem wniosku dokonaj ostatecznej weryfikacji: czy wszystkie wymagane pola są wypełnione? Czy dołączyłeś wszystkie załączniki (np. listy intencyjne od partnerów, CV kluczowych osób, jeśli tego wymaga konkurs)?(grantowo.pl) Brak pełnej dokumentacji lub pominięcie ważnego załącznika to częsty błąd początkujących – zawsze sprawdzaj listę wymaganych dokumentów dwukrotnie(grantowo.pl). Przeanalizuj też budżet pod kątem realizmu – nieprecyzyjny budżet (np. znaczne niedoszacowanie albo wpisanie zbyt wygórowanych kosztów bez uzasadnienia) może wzbudzić wątpliwości ekspertów(grantowo.pl). W razie możliwości poproś kogoś z doświadczeniem (albo nawet osobę z Twojej organizacji, która nie była zaangażowana w pisanie) o przeczytanie wniosku – świeże spojrzenie pozwoli wychwycić ewentualne niejasności lub błędy.
5. Podkreśl mocne strony i dodaj wartość dodaną. W końcowych częściach wniosku (np. uzasadnienie strategiczne, wpływ projektu) pokaż szerszy kontekst. Wyjaśnij, dlaczego Twój projekt jest ważny – jaki problem społeczeństwa lub grupy docelowej rozwiązuje i jakie przyniesie korzyści w dłuższej perspektywie. Podkreśl innowacyjność (jeśli dotyczy) lub to, co wyróżnia Wasz pomysł na tle innych. Opisz plan upowszechniania rezultatów – jak podzielicie się wynikami projektu z szerszą społecznością (np. poprzez konferencje, publikacje, media społecznościowe). Silny nacisk na realny wpływ projektu i jego trwałość po zakończeniu finansowania będzie dodatkowym atutem w oczach oceniających.
Na zakończenie, upewnij się, że Twój wniosek jest spójny, kompletny i przekonujący. Kluczem do sukcesu jest dopasowanie projektu do celów programu oraz precyzyjne wypełnienie wniosku – te elementy są wielokrotnie podkreślane przez doświadczonych wnioskodawców i ekspertówgrantowo.pl. Dobrze napisany wniosek Erasmus+ to taki, który jasno komunikuje potrzebę realizacji projektu, przedstawia konkretny plan działania i udowadnia, że Twoja organizacja wraz z partnerami podoła zadaniu. Przygotowanie świetnej aplikacji wymaga czasu i wysiłku, ale efekt w postaci uzyskanego grantu z pewnością jest tego wart.
